Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu: lập kế hoạch, điều phối thực hiện dự án, giám sát.
Sơ đồ 1.3: Chu trình quản lý dự án
Lập kế hoạch
- Thiết lập mục tiêu - Dự tính nguồn lực - Xây dựng kế hoạch
Điều phối thực hiện
- Bố trí độ thời gian - Phân phối nguồn lực - Phối hợp các hoạt động - Khuyến khích động viên
Giám sát
- Đo lường kết quả - So sánh kết quả - Báo cáo
Chu kỳ của một dự án đầu tư là các bước mà một dự án phải trải qua bắt đầu tư khi dự án mới chỉ là ý đồ cho đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động. Một dự án gồm 3 giai đoạn tương ứng với 3 giai đọan của quản lý dự án: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư.
Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là vô cùng quan trọng. Nếu công tác chuẩn bị đầu tư được thực hiện tốt thì sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư ở giai đoạn thực hiện đầu tư (do dự án thực hiện được đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác...) và vận hành kết quả đầu tư. Đây cũng chính là cơ sở để quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư.
Như vậy việc quản lý dự án theo chu kỳ là vô cùng quan trọng. Nhờ đó mà dự án đầu tư có thể hoạt động một cách suôn sẻ, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và thu lãi.
Thông thường một dự án có trình tự thực hiện như sau:
Bảng 1.3: Công việc thực hiện dự án Số Văn
Bản
Ngày /
tháng Nội dung
I/ GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ
Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư Thăm dò thị trường, xem xét khả năng có thể huy động vốn và lựa chọn hình thức đầu tư
Tiến hành điều tra, khảo sát và chọn địa điểm xây dựng
Lập dự án đầu tư
Thẩm định dự án để quyết định đầu tư Thành lập ban quản lý dự án
Lập kế hoạch dự án
II/ GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN ĐẦU TƯ
Xin giao đất hoặc thuê đất theo quy định của Nhà nước
Tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng (tuỳ từng dự án)
Tuyển chọn tư vấn khảo sát, thiết kế, giám định kỹ thuật và chất lượng công trình
Thẩm định thiết kế, tổng dự toán công trình
Tổ chức đấu thầu tuyển chọn nhà thầu xây lắp công trình
Xin giấy phép xây dựng
Ký kết hợp đồng với nhà thầu để thực hiện dự án Thi công xây lắp công trình
Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng Nghiệm thu kết quả đầu tư, thanh lý hợp đồng
Quyết toán vốn đầu tư xây dựng sau khi hoàn thành xây lắp đưa dự án vào khai thác sử dụng
Vận hành các kết quả đầu tư
Bảo hành, bảo trì công trình xây dựng
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Tuy nhiên do định hướng phát triển công ty phụ thuộc vào định hướng chung của công ty mẹ là Tổng công ty Hàng hải Việt Nam nên các dự án mà công ty thực hiện đều do công ty mẹ chỉ định xuống, do đó trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, công ty không thực hiện việc nghiên cứu khảo sát thị trường, nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư…
- Lập dự án đầu tư: sau khi có chủ trương đầu tư của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, Vinalines Logistics sẽ tiến hành thuê tư vấn là Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình Hàng hải để giúp mình lập dự án khả thi. Do đó, vấn đề quan trọng ở khâu này là quản lý chi phí tư vấn lập dự án đầu tư và chất lượng của dự án. Việc quản lý chi phí và chất lượng này thực hiện thông qua các điều khoản trong hợp đồng được ký kết giữa hai bên là chủ đầu tư (Vinalines Logistics) với bên tư vấn lập dự án (Công ty tư vấn xây dựng công trình Hàng hải)
- Thẩm định dự án đầu tư: thẩm định dự án đầu tư có vai trò rất quan trọng, nó giúp chủ đầu tư đưa ra quyết định đầu tư, lựa chọn phương án tốt nhất, quyết định đầu tư đúng hướng và đạt được lợi ích kinh tế xã hội mà dự án đầu tư mang lại.
- Lập ban quan lý dự án: Sau khi dự án được phê duyệt, Vinalines Logistics ra quyết định thành lập ban quản lý dự án.
- Lập kế hoạch dự án: Sau khi thành lập ban quản lý dự án, Vinalines Logistics đã tiến hành lập kế hoạch dự án để chi tiết hoá các mục tiêu thành
các nhiệm vụ cụ thể và hoạch định chương trình để thực hiện các nhiệm vụ đó. Công tác lập kế hoạch dự án sẽ do ban quản lý dự án đảm nhận. Báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ là căn cứ cho công tác lập kế hoạch.
Ban quản lý dự án sẽ tiến hành lập một số kế hoạch sau:
+ Kế hoạch phạm vi: kế hoạch này xác định rõ phạm vi của dự án trên phương diện tài chính, thời gian, nguồn lực, không gian…Với phương pháp phân tách công việc, kế hoạch sẽ chỉ rõ công việc nào thuộc dự án, công việc nào không thuộc dự án. Đây là căn cứ để lập kế hoạch thực hiện.
+ Kế hoạch thời gian: Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiện của từng công việc cũng như toàn bộ dự án; Xác định mối quan hệ giữa các công việc.
+ Kế hoạch quản lý chất lượng: Kế hoạch này nêu rõ những tiêu chuẩn chất lượng cần phải đạt được đối với từng phần công việc, hạng mục công trình; Các công cụ và phương pháp để kiểm soát chất lượng công trình.
+ Kế hoạch chi phí: Sẽ dự tính tổng vốn đầu tư, chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp; Xác định chi phí cho các khoản mục, chi phí theo từng thời đoạn và các hạng mục công trình.
+ Kế hoạch nhân lực: Phản ánh số lao động cần thiêt cho dự án, kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch tiền lương lao động được phân bổ cho các hạng mục, đơn vị thực thi dự án theo từng thời kỳ đầu tư.
Việc lập kế hoạch được tiến hành theo trình tự sau:
+ Xác định mục tiêu (về thời gian, chi phí, chất lượng…) đồng thời bổ nhiệm các cá nhân vào các vị trí để thực hiện dự án để đạt được mục tiêu đã đề ra
+ Chi tiết hóa mục tiêu: bao gồm việc liệt kê mã hóa các công việc và xây dựng biểu đồ phân tách công việc.
+ Lập tiến trình thực hiện từng công việc theo biểu đồ Gantt + Dự toán ngân sách dự án và chi phí thực hiện từng công việc + Lập hệ thống báo cáo.
Giai đoạn thực hiện đầu tư.
Giai đoạn thực hiện đầu tư là giai đoạn mà chi phí có tỷ trọng rất lớn so với tổng mức đầu tư của dự án, là giai đoạn quyết định thực hiện nội dung và mục tiêu của dự án. Quản lý tốt giai đoạn này sẽ góp phần tiết kiệm được chi phí, chống thất thoát lãng phí trong xây dựng đồng thời quyết định đến chất lượng, hiệu quả của cả dự án.
Trong giai đoạn này việc quản lý chặt chẽ trong các khâu đều có những ý nghĩa rất quan trọng đến việc tiết kiệm vốn đầu tư, hạn chế được lãng phí, tiêu cực trong đầu tư và xây dựng, đảm bảo được chất lượng, kỹ thuật mỹ thuật trong xây dựng, đem lại hiệu quả trong đầu tư. Do đó, để thực hiện các yêu cầu về kỹ thuật, tiết kiệm, nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty đã thực hiện khá triệt để theo các văn bản pháp luật của Nhà nước như Luật đầu tư, Luật đấu thầu, Luật xây dựng, nghị đinh số 16/2005/NĐ-CP, nghị định số 112/2006/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình (thay thế nghị đinh số 16/2005/NĐ-CP), nghị định số 209/2004/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình xây dựng, nghị định số 99/2007/NĐ-CP đổi mới về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, thông tư 05/2009 hướng dẫn về điều chỉnh dự toán xây dựng công trình… Việc cấp vốn và thanh toán đúng với thành phần nghiệm thu, chất lượng và đơn giá xây lắp hoàn thành về cơ bản đúng theo thiết kế, dự toán đã được duyệt, theo hồ sơ dự thầu, theo hợp đồng đã cam kết. Những sai số trong thi công, chất lượng công trình không quá lớn, nằm trong phạm vi chấp nhận được.
Theo các nghị định, văn bản pháp luật, trong giai đoạn này, Vinalines Logistics đã thực hiện quản lý theo trình tự sau:
- Thẩm định và phê duyệt thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình:
Thiết kế bản vẽ thi công và dự toán các hạng mục công trình trước khi đưa ra thi công sẽ được Vinalines Logistics thuê tổ chức tư vấn có đủ điều kiện, năng lực tiến hành thẩm tra, trên cơ sở đó để phê duyệt. Do phải thuê tư vấn nên Vinalines Logistics đã tiến hành quản lý chi phí, chất lượng thẩm tra thông qua hợp đồng ký kết giữa hai bên (Vinaines Logistics với bên tư vấn)
Việc phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công công trình của Vinalines Logistics dựa trên một số tiêu chí sau:
+ Sự phù hợp với những bước thiết kế trước đã duyệt. + Sự tuân thủ các tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng. + Đánh giá mức độ an toàn công trình
+ Sự hợp lý của việc sử dụng thiết bị công nghệ (nếu có) + Bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ
Đồng thời bên tư vấn sẽ giúp Vinalines Logistics thẩm tra dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình bằng việc kiểm tra các nội dung sau:
+ Sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dự toán
+ Tính đúng đắn của việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí, đơn giá, việc vân dụng định mức, đơn giá, các chế độ, chính sách có liên quan và các khoản mục chi phí trong dự toán theo quy định
+ Xác định giá trị dự toán, tổng chi phí xây dựng công trình - Xin giấy phép xây dựng
- Lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng: Vinalines Logistics đã thuê tư vấn để giúp mình lên kế hoạch đấu thầu và tổ chức đấu thầu.
Sau khi lên kế hoạch tổ chức đấu thầu, Vinalines Logistics sẽ cùng bên tư vấn thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng, đồng thời cung cấp hồ sơ mời dự thầu (bao gồm thông tin sơ bộ về gói thầu, các câu hỏi
về năng lực, kinh nghiệm đối với nhà thầu, các chỉ dẫn cần thiết cho nhà thầu, yêu cầu bảo lãnh dự thầu).
Việc lựa chọn, chấm điểm nhà thầu được Vinalines và bên tư vấn tiến hành theo Nghị định số 88/1999/NĐ – CP ngày 1 tháng 9 năm 1999, nghị định số 14/2000/NĐ – CP ngày 5 tháng 5 năm 2000 sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu của Chính Phủ, văn bản số 952/ CP – CN ngày 16 tháng 8 năm 2002 của Chính Phủ.
- Quản lý thi công xây dựng công trình: bao gồm quản lý chất lượng dự án, quản lý thời gian và tiến độ thi công, quản lý khối lượng thi công công trình, quản lý an toàn lao động trên công trường thi công, quản lý môi trường xây dựng
Giai đoạn kết thúc và vận hành kết quả đầu tư
Các công trình sau khi hoàn thành sẽ được đưa vào khai thác, sử dụng, đồng thời công ty sẽ tiến hành bảo trì, bảo dưỡng các hạng mục, đảm bảo an toàn trong khai thác sử dụng