Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ
dự án, quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và các yêu cầu về chất lượng đã định.
Để thực hiện tốt công tác quản lý tiến độ dự án, Vinalines Logistics đã tiến hành lập kế hoạch quản lý thời gian, theo đó xác định trình tự công việc của một dự án, nguồn lực thực hiện, thời gian thực hiện từng công việc. Công tác lập kế hoạch quản lý tiến độ được Vinalines Logistics tiến hành như sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu của quản lý tiến độ dự án. Mục tiêu này bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian thực hiện của từng công việc và toàn bộ dự án.
- Bước 2: Chi tiết hóa các mục tiêu. Ở bước này bao gồm một số công việc như lập danh mục và mã hóa các công việc dự án, trình bày sơ đồ cơ cấu phân tách công việc (WBS).
Cơ cấu phân tách công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện. Vinalines Logistics thường dùng phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành phát triển của dự án (phương pháp chu kỳ). Thứ bậc các công việc được phân tách theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4 : Thứ bậc phân tách công việc theo phương pháp chu kỳ Mức độ tổng quát Mức độ dự án Các nhóm nhiêm vụ chính Nhiệm vụ bộ phận Nhóm công việc Công việc cụ thể
Với mỗi công việc cụ thể, Vinalines logistics luôn lập bản chủ giải bao gồm các thông tin như: Các yếu tố đầu vào (như nguồn lực, nguyên vật liệu cần thiết…), các bản vẽ kỹ thuật, nhu cầu về lao động, thời gian thực hiện từng công việc…
- Bước 3: Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án. Sau khi xác định được mối quan hệ trước sau giữa các công việc, Vinalines Logistics tiến hành lập sơ đồ kế hoạch để phản ánh quan hệ logic giữa các công viêc. Với công việc này,
Toàn bộ dự án Những giai đọan chính Các hệ thống lớn Các phân hệ Nhóm công việc Công việc cụ thể
công ty đã ứng dụng phần mềm Microsoft project để thiết lập mạng công việc.
Nhờ mạng công việc mà cán bộ quản lý có thể thấy được mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, công việc dự án, đồng thời xác định được thời gian bắt đầu, kết thúc của các công việc cũng như toàn bộ dự án.Từ đó các cán bộ quản lý dự án sẽ xác định được công việc nào cần làm trước, công việc nao cần làm kết hợp để có thể tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Tuy nhiên, các phương pháp này đòi hỏi phải xác định được cụ thể ngày bắt đầu và kết thúc các công việc, điều này là rất khó, bởi trên thực tế, mối quan hệ giữa các công việc rất phức tạp và đan xen lẫn nhau. Do đó, bên cạnh việc thiết lập sơ đồ mạng công việc, Vinalines Logistics cũng đưa ra phương pháp dự tính thời gian cho từng công việc. Phương pháp này gồm các bước sau:
+ Xây dựng các giả thiết liên quan đến nguồn lực và hoàn cảnh tác động bình thường.
+ Dự tính thời gian có thể hoàn thành công việc dưa trên nguồn lực có thể huy động được trong kế hoạch.
+ Xác định đường găng và độ co giãn thời gian cho từng công việc. + So sánh thời gian hoàn thành theo dự tính và thời hạn cho phép. + Điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết.
- Bước 4: Lập tiến trình thực hiện các công việc. Đây là một kế hoạch tiến độ sơ bộ chỉ rõ khi nào các công việc bắt đầu, kết thúc, những mốc thời gian quan trọng thông qua sơ đồ Gantt. Sơ đồ Gantt này được lập với việc ứng dụng phần mềm Microsoft Project. Thông qua biểu đồ gantt mà cán bộ quản lý dự án dễ dàng nhận biết được hiện trạng thực tế cũng như kế hoạch các công việc cũng như toàn bộ dự án, trên cơ sở đó để đưa ra các biện pháp đẩy
nhânh tiến trình, tái sắp xếp công việc và nguồn lực để đảm bảo tính liên tục và hợp lý cho dự án. Tuy nhiên khi dự án phức tạp, bao gồm quá nhiều công việc thì biểu đồ gantt không thể chỉ ra đủ và đúng mối quan hệ giữa các công việc.