Quy trình đa1 doanh nghiệp tham gia HCTL ở nớc ngoài

Một phần của tài liệu Thực hiện Hội chợ thương mại tại công ty VINEXAD (Trang 64 - 68)

ở nớc ngoài

1 . Thành lập một tổ chức dự án đảm bảo thực hiện đợc nhiệm vụ chung và nhiệm vụ từng phần:

- Liên hệ giao dịch với các đơn vị tham gia

- Liên hệ giao dịch với ngời tổ chức

- Liên hệ giao dịch với các cơ quan quản lý liên quan

- Các hãng đại lý du lịch vận chuyển

- Chuẩn bị tài chính

- Kêu gọi sự ủng hộ của các đơn vị có tiềm lực

2. Lựa chọn tham dự HCTL nào :

- Thị trờng tiềm năng mà các doanh nghiệp ta đang quan tâm để đẩy mạnh xuất khẩu , nhập khẩu và kêu gọi đầu t giao dịch ....

+ sản phẩm

+ Quốc gia / khu vực

+ Loại hình Hội chợ triển lãm .

3. Xem xét về Tài chính

- Sự ủng hộ của Chính phủ , Bộ , ngành

- Đàm phán với ngời tổ chức , ngời dàn dựng gian hàng , ngời vận chuyển

- Kêu gọi tài trợ

- Các chi phí của việc tổ chức gồm :

+ Đất : . chi phí diện tích gian hàng , bảo hiểm

+ Dàn dựng gian hàng : thuê ngời địa phơng hay tự làm , chi phí cho thuê gian hàng tiêu chuẩn , chi phí về thiết kế phác thảo , sàn nhà , thảm , tên gian hàng .

- Chi phí tổng hợp :

+ Trang trí hoa , vệ sinh gian hàng ,an ninh , điện thoại , fax , cán bộ địa phơng , nơi tiếp khách và thiết bị , lễ tân , in ấn , chi phí bu điện , chi phí tham dự .

4. Liên lạc ban đầu với ngời tổ chức HCTL

- Lựa chọn sơ đồ mặt bằng

- Thông tin mới nhất về khách tham dự, các quốc gia khác

5. chiến dịch điều tra

- Các nhóm mục tiêu

- Các tổ chức phụ giúp

- Tài liệu thông báo

- Khách tham dự các năm trớc

- Thông tin từ báo chí

6. Tiếp tục giao dịch , thu thập thông tin từ Fone, fax 7. Quyết định tham gia hay huỷ

- Huỷ :

+ Thông bào cho các doanh nghiệp trong nớc + Thông báo cho ngời tổ chức

+ Thông báo cho các cơ quan liên quan - Tham gia

8. Tham gia

- Liên lạc hay trực tiếp làm việc + Xác nhận việc tham dự + Gặp gỡ các doanh nghiệp + Đơn đăng ký tham dự

- Ngời tổ chức + Xác nhận số m2

+ Danh mục khách tham dự + Diện tích cấp

+ Dặt các dịch vụ

- Thông tin về các hoạt động liên quan đến HCTL

- Dàn dựng gian hàng ; + Bố trí theo nhóm

+ Thiết kế ( theo sự đồng nhất của khu quốc gia ) + Nơi tiếp đón khách

+ Trang trí phụ trợ

+ Thông tin trớc công chúng : tạp chí Thơng mại , báo chí địa phơng , Quảng Cáo về tờ gấp , về các nhóm , thông tin mới nhấtvề nhà baó và ngời tổ chức , chuẩn bị họp báo , lễ tân , họp báo .

9. Giai đoạn cuối cùng trớc giờ lên đờng

- Khách tham dự thanh toán tiền

- Đại lý vận chuyển : liên lạc tại địa phơng

- Đại sứ quán : thông báo đến các hoạt động

- Danh sách nhân sự gian hàng với thông tin ngày đi này đến khách sạn

- Thông báo mới nhất cho khách tham dự tơng tự

- Tài chính

- Ngời tổ chức

+ Mọi việc theo tuần tự đối với nhóm + Khai mạc chính thức , ai là ngời mở màn + Thông báo mới nhất

- Liên lạc ngời dàn dựng gian hàng

+ Mọi việc sạch sẽ , đã đợc sắp xếp theo lịch + Tiên lạc tại khu Hội chợ thơng mại

10. Tại khu Hội chợ thơng mại

- Báo cáo với nhà tổ chức

- Báo cáo cho ngời dàn dựng

- Báo cáo Đại sứ quán

- Kiểm tra việc lắp đựt dịch vụ kỹ thuật

- Giao nhận hàng

- Giúp các khách tham dự

- Vị trí trực khách tham dự

-ăn uống

- Khách tham dự cập nhật

- Ngời dàn dựng

- Kểm tra tất cả gian hàng

11. Trong thời gian diến ra hoạt động Hội chợ thơng mại

- Khách tham dự : thông báo về VIPthăm , các đoàn thơng mại ...

- Hội chợ thơng mại tour

- Ngời tổ chức : giứ liên lạc thờng xuyên

- Đàm thoại với khách tham dự : thông tin , đề nghị ..

12. Tháo dỡ gian hàng

- Các trờng hợp đóng gói

- hàng đóng gói cẩn thận , ghi kỹ mã hiệu để vận chuyển ( hải quan )

- Trả hoá đơn cho các hàng thuê tại Hội chợ thơng mại

- Tạm biệt

13. Trở về nớc

- báo cáo chi phí

- yêu cầu thanh toán

14. Đánh giá và báo cáo tổng kết

- Câu hỏi hoặc gặp gỡ khách tham dự

- Đánh gía về : + Dịch vụ tổ chức + Xây dựng gian hàng

+ Báo chí đại chúng , xúc tiến + Kiểm tra tài chính

Nói chung các hoạt động trên đây muốn hoàn thành tốt , ngời tổ chức phải nắm chắc ngoại ngữ thông hiểu các vấn đề đi lại , giao dịch và có đàu óc tổ chức , ,,,. Hiệu quả đem lại cho ngời tổ chức cũng nh khách tham dự là mất chi phí lớn xong đợc phục vụ tốt , chu đáo và tiếp cận tốt thị trờng .

Một phần của tài liệu Thực hiện Hội chợ thương mại tại công ty VINEXAD (Trang 64 - 68)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(88 trang)
w