ở nớc ngoài
1 . Thành lập một tổ chức dự án đảm bảo thực hiện đợc nhiệm vụ chung và nhiệm vụ từng phần:
- Liên hệ giao dịch với các đơn vị tham gia
- Liên hệ giao dịch với ngời tổ chức
- Liên hệ giao dịch với các cơ quan quản lý liên quan
- Các hãng đại lý du lịch vận chuyển
- Chuẩn bị tài chính
- Kêu gọi sự ủng hộ của các đơn vị có tiềm lực
2. Lựa chọn tham dự HCTL nào :
- Thị trờng tiềm năng mà các doanh nghiệp ta đang quan tâm để đẩy mạnh xuất khẩu , nhập khẩu và kêu gọi đầu t giao dịch ....
+ sản phẩm
+ Quốc gia / khu vực
+ Loại hình Hội chợ triển lãm .
3. Xem xét về Tài chính
- Sự ủng hộ của Chính phủ , Bộ , ngành
- Đàm phán với ngời tổ chức , ngời dàn dựng gian hàng , ngời vận chuyển
- Kêu gọi tài trợ
- Các chi phí của việc tổ chức gồm :
+ Đất : . chi phí diện tích gian hàng , bảo hiểm
+ Dàn dựng gian hàng : thuê ngời địa phơng hay tự làm , chi phí cho thuê gian hàng tiêu chuẩn , chi phí về thiết kế phác thảo , sàn nhà , thảm , tên gian hàng .
- Chi phí tổng hợp :
+ Trang trí hoa , vệ sinh gian hàng ,an ninh , điện thoại , fax , cán bộ địa phơng , nơi tiếp khách và thiết bị , lễ tân , in ấn , chi phí bu điện , chi phí tham dự .
4. Liên lạc ban đầu với ngời tổ chức HCTL
- Lựa chọn sơ đồ mặt bằng
- Thông tin mới nhất về khách tham dự, các quốc gia khác
5. chiến dịch điều tra
- Các nhóm mục tiêu
- Các tổ chức phụ giúp
- Tài liệu thông báo
- Khách tham dự các năm trớc
- Thông tin từ báo chí
6. Tiếp tục giao dịch , thu thập thông tin từ Fone, fax 7. Quyết định tham gia hay huỷ
- Huỷ :
+ Thông bào cho các doanh nghiệp trong nớc + Thông báo cho ngời tổ chức
+ Thông báo cho các cơ quan liên quan - Tham gia
8. Tham gia
- Liên lạc hay trực tiếp làm việc + Xác nhận việc tham dự + Gặp gỡ các doanh nghiệp + Đơn đăng ký tham dự
- Ngời tổ chức + Xác nhận số m2
+ Danh mục khách tham dự + Diện tích cấp
+ Dặt các dịch vụ
- Thông tin về các hoạt động liên quan đến HCTL
- Dàn dựng gian hàng ; + Bố trí theo nhóm
+ Thiết kế ( theo sự đồng nhất của khu quốc gia ) + Nơi tiếp đón khách
+ Trang trí phụ trợ
+ Thông tin trớc công chúng : tạp chí Thơng mại , báo chí địa phơng , Quảng Cáo về tờ gấp , về các nhóm , thông tin mới nhấtvề nhà baó và ngời tổ chức , chuẩn bị họp báo , lễ tân , họp báo .
9. Giai đoạn cuối cùng trớc giờ lên đờng
- Khách tham dự thanh toán tiền
- Đại lý vận chuyển : liên lạc tại địa phơng
- Đại sứ quán : thông báo đến các hoạt động
- Danh sách nhân sự gian hàng với thông tin ngày đi này đến khách sạn
- Thông báo mới nhất cho khách tham dự tơng tự
- Tài chính
- Ngời tổ chức
+ Mọi việc theo tuần tự đối với nhóm + Khai mạc chính thức , ai là ngời mở màn + Thông báo mới nhất
- Liên lạc ngời dàn dựng gian hàng
+ Mọi việc sạch sẽ , đã đợc sắp xếp theo lịch + Tiên lạc tại khu Hội chợ thơng mại
10. Tại khu Hội chợ thơng mại
- Báo cáo với nhà tổ chức
- Báo cáo cho ngời dàn dựng
- Báo cáo Đại sứ quán
- Kiểm tra việc lắp đựt dịch vụ kỹ thuật
- Giao nhận hàng
- Giúp các khách tham dự
- Vị trí trực khách tham dự
-ăn uống
- Khách tham dự cập nhật
- Ngời dàn dựng
- Kểm tra tất cả gian hàng
11. Trong thời gian diến ra hoạt động Hội chợ thơng mại
- Khách tham dự : thông báo về VIPthăm , các đoàn thơng mại ...
- Hội chợ thơng mại tour‘ ’
- Ngời tổ chức : giứ liên lạc thờng xuyên
- Đàm thoại với khách tham dự : thông tin , đề nghị ..
12. Tháo dỡ gian hàng
- Các trờng hợp đóng gói
- hàng đóng gói cẩn thận , ghi kỹ mã hiệu để vận chuyển ( hải quan )
- Trả hoá đơn cho các hàng thuê tại Hội chợ thơng mại
- Tạm biệt
13. Trở về nớc
- báo cáo chi phí
- yêu cầu thanh toán
14. Đánh giá và báo cáo tổng kết
- Câu hỏi hoặc gặp gỡ khách tham dự
- Đánh gía về : + Dịch vụ tổ chức + Xây dựng gian hàng
+ Báo chí đại chúng , xúc tiến + Kiểm tra tài chính
Nói chung các hoạt động trên đây muốn hoàn thành tốt , ngời tổ chức phải nắm chắc ngoại ngữ thông hiểu các vấn đề đi lại , giao dịch và có đàu óc tổ chức , ,,,. Hiệu quả đem lại cho ngời tổ chức cũng nh khách tham dự là mất chi phí lớn xong đợc phục vụ tốt , chu đáo và tiếp cận tốt thị trờng .