III Kiểm toán quy trình cho vay trong kiểm toán tài chính của ngân
2. Thực hiện kiểm toán quy trình cho vay Ngân hàng AT
2.1- Phân tích quy trình cho vay
Trong phân tích quy trình cho vay, Kiểm toán viên đi sâu tìm hiểu về phơng cách ban quản lý ngân hàng sử dụng để kiểm soát rủi ro tín dụng trong quy trình cho vay đã đợc nhận diện ở phần trớc. Bao gồm: tìm hiểu về các thủ tục hoạt động trong quy trình, ảnh hởng tới các cơ sở dẫn liệu trên báo cáo tài chính, các kiểm soát tơng ứng, từ đó đề ra các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho quy trình và chuẩn bị lập chơng trình kiểm toán để đáp ứng các mục tiêu đó.
Các công việc cần làm gồm:
Xem xét hồ sơ về cơ cấu tín dụng: Cơ cấu tín dụng có thể đợc phân chia theo lĩnh vực hoạt động, theo quy mô hoạt động, theo khả năng tài chính của khách hàng vay vốn Hồ sơ về cơ cấu tín dụng còn bao gồm một bản danh mục… tổng nợ của khách hàng với các bộ phận của ngân hàng. Qua đó, ta thấy đợc tổng quan về rủi ro trong quan hệ kinh doanh với một khách hàng, tránh tình trạng cho vay vợt hạn mức.
Lập danh sách các hạn mức tín dụng đã duyệt cho vay nhng cha giải ngân.
ở đây tiểm ẩn một mức rủi ro nào đó, cơ sở đánh giá việc cấp khoản tín dụng lớn đó có đảm bảo yêu cầu cha.
Lu ý tới danh sách các khoản vay gặp khó khăn về hoàn trả, các khoản cho vay phải điều chỉnh giá trị, danh sách khách hàng đợc cấp thấu chi ở một mức giới hạn nào đó.
Thủ tục Kiểm soát nội bộ Xét duyệt và cho vay
1.1 Giao dịch cho vay bắt đầu khi cán bộ
tín dụng gặp gỡ khách hàng, thu thập các thông tin cơ sở về công việc kinh doanh của khách hàng, lĩnh vực hoạt động, tình hình tài chính... và thoả thuận về điều kiện cho vay, phơng thức cho vay và chấm điểm tín dụng.
1.2 Trởng phòng tín dụng cao cấp và Giám
đốc chi nhánh Ngân hàng đánh giá ban đầu và chấp nhận về giá trị tín dụng của ngời vay.
1.3 Đơn xin vay vốn đợc Trởng phòng tín
dụng cao cấp (bà Vơng) và Giám đốc chi nhánh phê duyệt.
2.1 Đơn xin vay vốn và các tài liệu đi
kèm đợc đa ra tại cuộc họp xét duyệt hạn mức tín dụng để thảo luận về các điều kiện vay vốn. Cuộc họp có sự tham gia của:
- Cán bộ tín dụng; - Trởng phòng tín dụng;
- Trởng phòng kinh doanh cao cấp; - Giám đốc chi nhánh.
2.2 Biên bản cuộc họp đợc lập và ghi nhận
tất cả các ý kiến tham gia, có chữ ký của tất cả các thành viên.
2.3 Công việc khảo sát thực tế (tham quan
nhà xởng, tài sản thế chấp...) là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện để kiểm tra về thực tế hoạt động kinh doanh của khách hàng và giá trị của tài sản đảm bảo. Tài sản đảm bảo đợc đăng ký với Phòng Đăng ký các Giao dịch Bảo đảm.
3.1 Đơn xin vay vốn đợc trình lên các cấp
phê duyệt tín dụng và gửi tới Hội sở (nếu cần) bằng Email.
3.2 Phê duyệt hạn mức tín dụng:
- Hội sở phê duyệt tất cả các khoản cho vay liên quan đến tài khoản của tập đoàn không kể số tiền là bao nhiêu.
- Giám đốc chi nhánh cấp 1: phê duyệt các hạn mức không quá 500.000 Đô la Mỹ với các khoản cho vay có bảo đảm, và nhỏ hơn 300.000 Đô la Mỹ đối với các khoản cho vay không có bảo đảm.
- Giám đốc chi nhánh cấp 2: phê duyệt hạn mức không quá 150.000 Đô la Mỹ - Các khoản khác: phê chuẩn bởi Hội sở.
4.1 Hợp đồng vay đợc ký kết giữa Giám
đốc chi nhánh và ngời vay. Nếu khoản vay đợc bảo đảm bằng tài sản thế chấp hoặc cầm cố..., hợp đồng bảo đảm tài sản cũng đợc ký kết.
4.2 Đối với các khoản cho vay vợt quá
thẩm quyền của Giám đốc chi nhánh phải có uỷ quyền từ văn phòng chính.
5.1 Trên cơ sở hợp đồng vay đợc ký kết,
các thông tin liên quan đợc nhập vào hệ thống (điều kiện vay, loại hình, mã số khách hàng, năm phát sinh...)
Thủ tục Kiểm soát nội bộ Giải ngân khoản cho vay
1.1 Ngời vay phải nộp Đơn rút tiền vay
theo mẫu chuẩn cho ngân hàng trớc mỗi lần rút tiền vay.
1.2 Trên cơ sở đơn rút tiền vay của khách
hàng, giấy nhận nợ đợc lập và đối chiếu các thông tin về số d hạn mức, lãi suất áp dụng.
1.5 Bộ phận kế toán thực hiện ghi sổ các
bút toán cần thiết.
1.3 Giấy nhận nợ phải đợc đại diện khách
hàng vay ký nhận.
1.4 Giấy nhận nợ phải đợc Trởng phòng
tín dụng và Trởng phòng kinh doanh phê duyệt.
1.6 Các bút toán kế toán đợc Trởng phòng
tín dụng xem xét.
Giám sát khoản cho vay
1.1 Các thông tin về các khoản cho vay đ-
ợc tổng kết vào hệ thống bởi 2 nhân viên độc lập với nhau.
•Giám sát viên tín dụng có nhiệm vụ duy trì và cập nhật dữ liệu liên quan đến các khoản cho vay nh hạn mức tín dụng, các lần chi phát tiền vay, kỳ hạn, lãi suất, và tình trạng các khoản cho vay. Báo cáo số d các khoản cho vay đợc lập trên cơ sở các dữ liệu này.
Báo cáo về tình hình sử dụng vốn vay và nợ xấu cũng đợc lập trên cơ sở kết hợp với các tài khoản ngoại bảng.
•Kế toán tín dụng (cô Hoa) có nhiệm vụ cập nhật các bút toán vào hệ thống phần mềm kế toán. Hệ thống này sẽ tự động lập các Sổ cái tổng hợp.
1.4 Khi các khoản cho vay quá hạn,
chúng đợc tự động chuyển sang cột vay quá hạn trên báo cáo số d các khoản cho vay lập bởi hệ thống.
1.2 Báo cáo số d các khoản cho vay đợc
Giám sát viên tín dụng đối chiếu với Danh sách các nghiệp vụ hàng ngày để đảm bảo các dữ liệu đã đợc cập nhật đầy đủ.
1.3 Cuối ngày, Bảng cân đối phát sinh
trong ngày và Báo cáo tình hình sử dụng vốn vay đợc giám sát viên tín dụng và kế toán tín dụng đối chiếu. Bao gồm cả các khoản ngoại bảng (th tín dụng, th bảo lãnh..)
1.5 Từ các báo cáo này, các khoản nợ quá
hạn đợc lu ý tới ban quản lý trên cột vay quá hạn và lãi vay cha thu đợc.
1.6 Hàng ngày, kế toán tín dụng in các
báo cáo lu ý bao gồm các khoản mục quan trọng trên bảng cân đối kế toán để kế toán trởng kiểm tra. Bất kỳ một sự thay đổi bất thờng nào cũng đều đợc chất vấn thu thập lời giải thích từ ngời có liên quan.
1.7 Hàng tháng, trởng phòng tín dụng (cô
Ba) lập “Báo cáo tổng hợp hạn mức tín dụng khách hàng” cho mục đích quản lý việc tuân thủ hạn mức tín dụng. Báo cáo này đợc lập trên cơ sở phân tích các khoản cho vay theo khách hàng và các khoản ngoại bảng.
2.1 Bất kỳ lúc nào có những vấn đề phát
sinh với các điều kiện cho vay (khách
2.2 Trởng phòng tín dụng và Giám đốc chi
Thủ tục Kiểm soát nội bộ
hàng thanh toán chậm, vi phạm điều khoản hợp đồng, khó khăn về kinh doanh và tài chính...), Báo cáo cảnh báo tài khoản bất thờng đợc lập.
3.1 Ngân hàng quản lý chặt chẽ danh
mục cho vay thông qua việc thực hiện 3 bớc sau:
Theo dõi:
Mỗi khoản cho vay đều đợc theo dõi ít nhất 2 lần 1 năm. Báo cáo theo dõi tình hình khoản cho vay bao gồm: thông tin chung về khách hàng, so sánh giữa thực tế hoạt động với dự kiến của ngân hàng. Tái thẩm định tín dụng:
Mỗi khoản cho vay đợc tái thẩm định lại 6 tháng một lần (lần đầu thờng là 3 tháng sau lần theo dõi gần nhất).
Công việc này đợc thực hiện kỹ càng hơn việc theo dõi. Các thông tin cần thiết bao gồm hoạt động kinh doanh của khách hàng vay, hoạt động tài chính, dòng tiền lu chuyển, hiện trạng các tài sản đảm bảo, việc tuân thủ với các điều khoản trong hợp đồng vay.
Rà soát hàng năm:
Việc rà soát này chủ yếu đợc thực hiện cho các khoản cho vay ngắn hạn để đánh giá về việc cho vay tiếp. Việc rà soát bao gồm giá trị các tài sản đảm bảo, đánh giá lại năng lực tài chính của ngời bảo lãnh. Việc chấm điểm tín dụng đợc cán bộ tín dụng thực hiện với các mức từ 1 đến 100 dựa trên tiêu chí báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán.
3.3 Khảo sát thực tế: định kỳ 2 hoặc 3
tháng, ngân hàng tới khảo sát thực tế tại cơ sở của khách hàng và lập báo cáo lu trữ trong hồ sơ tín dụng.
3.4 Bảo đảm: Kế toán tín dụng cập nhật
các thông tin về tài sản bảo đảm hiện
3.2 Phòng kinh doanh lập “Biểu báo cáo
hàng tháng” chi tiết ngày đến hạn cho việc theo dõi, tái thẩm định và kiểm tra hàng năm các khoản cho vay. Thời gian biểu này đợc Giám đốc chi nhánh kiểm soát chặt chẽ.
* Trởng phòng tín dụng cao cấp rà soát lại các báo cáo theo dõi khoản cho vay có bất kỳ dấu hiệu bất thờng nào.
Nhân viên thực hiện tái thẩm định tín dụng phải độc lập với cán bộ tín dụng thực hiện cho vay và đợc Giám đốc chi nhánh kiểm tra.
* Tất cả các báo cáo tái thẩm định tín dụng đợc trình lên Hội sở để kiểm tra.
* Rà soát tín dụng hàng năm đợc Trởng phòng tín dụng cao cấp, Giám đốc chi nhánh và Hội sởphê duyệt.
* Cuối mối tháng, kế toán tín dụng lập “Báo cáo kinh doanh”, thể hiện tình trạng danh mục cho vay, hạn mức tín dụng, sử dụng vốn vay, lãi suất và phí, hoa hồng... và gửi cho các cấp quản lý kiểm tra.
Báo cáo khảo sát thực tế đợc cán bộ tín dụng lập và Giám đốc chi nhánh phê duyệt.
Thủ tục Kiểm soát nội bộ
đang nắm giữ và lập báo cáo hàng năm. Ngân hàng chỉ lu giữ danh mục các giấy tờ về tài sản đảm bảo trong hồ sơ tín dụng. Qua rà soát tín dụng, kiểm toán viên nhận thấy ngân hàng đã lu giữ các giấy tờ này trong hồ sơ cho vay.
Xếp loại rủi ro và trích lập dự phòng 1.1 Ngân hàng không có hệ thống xếp
hạng các khoản cho vay cũng nh chính sách lập dự phòng. Ngân hàng cha lập khoản dự phòng nào trớc đây.
1.2 Các khoản cho vay bất thờng đợc
phân loại theo 3 mức (mức 1, mức 2 và mức 3), tuỳ thuộc vào đánh giá của ban lãnh đạo về khả năng thu hồi. Trong đó mức 3 là xấu nhất.
1.4 Báo cáo theo dõi tín dụng cho mức 1
và 2 đợc gửi tới Phòng thẩm tra tín dụng, còn mức 3 đợc gửi đến Phòng pháp lý. Cả 2 phòng này đều đợc đặt ở Hội sở.
1.6 Nếu có tài khoản bất thờng đang
trong quá trình xử lý pháp lý, tức là khoản cho vay đợc ghi nhận là nghi ngờ, không cần áp dụng theo dõi tín dụng. Chi nhánh phải phối hợp với Phòng pháp lý để thực hiện thu hồi đối với các khoản này.
1.3 Những thay đổi về phân loại các khoản
cho vay đều dựa trên cơ sở Báo cáo theo dõi tín dụng và đợc phê chuẩn từ văn phòng chính.
1.5 Mỗi báo cáo theo dõi tài khoản cho vay
bất thờng đều đợc nộp lên Hội sở.
Theo thảo luận với Trởng phòng tín dụng, các báo cáo về khoản bất thờng đợc lập khi có các khoản nợ xấu không thu hồi đợc. Tuy nhiên trong kỳ kế toán này, không có khoản cho vay nào nh vậy. Kiểm toán viên đã rà soát danh mục cho vay và nhận thấy tất cả đều đợc đánh giá ở mức bình thờng, tức là không có nợ xấu. Báo cáo nh trên không cần lập. Không cần thực hiện kiểm tra thêm.
Lãi suất
1.1 Lãi suất đợc thoả thuận trong hợp
đồng cho vay. Hệ thống tự động tính và dồn tích lãi hàng ngày và kiểm tra về việc thanh toán. Hệ thống sẽ tự động đa ra báo cáo các khoản lãi cha đợc thanh toán đúng hạn. Sau đó, việc tính lãi quá hạn với các khoản này đợc tính bằng tay (gồm lãi th- ờng và phạt quá hạn).
1.3 Đối với các khoản lãi đợc trả vào cuối
tháng, lãi đợc tính và gửi phiếu nhắc thanh toán tới khách hàng vào cuối mỗi
1.2 Hàng tháng, thu nhập từ lãi đợc đa lên
Báo cáo kết quả kinh doanh và khớp với Bảng cân đối phát sinh.
1.4 Cuối tháng, báo cáo lãi thu từ cho vay
Thủ tục Kiểm soát nội bộ
tháng. Các khoản thanh toán lãi đợc kế toán tín dụng nhập vào hệ thống 2 ngày trớc ngày cuối tháng.
Đối với các khoản lãi đợc trả theo kỳ 6 tháng hoặc 3 tháng, lãi đợc tính dồn tích đến ngày thu và thể hiện trên bảng cân đối kế toán ở khoản mục lãi phải thu.
lãnh đạo kiểm tra.
Chức năng Kiểm toán Nội bộ
Kiểm toán viên nội bộ của chi nhánh rà soát hoạt động tín dụng hai lần mỗi năm theo chơng trình kiểm toán tuân thủ với quy định của NHNN và thủ tục của Hội sở về hoạt động tín dụng.
Báo cáo kiểm toán nội bộ đợc trình cho Hội sở xem xét.
Kiểm toán viên xem xét Báo cáo kiểm toán nội bộ lập bởi cô Lan và không có lu ý đặc biệt nào.
Trong năm, Hội sở đã khảo sát kiểm toán nội bộ. Không có vấn đề quan trọng nào cần lu ý.
Lu trữ hồ sơ
Các tài liệu đều đợc lữu trữ an toàn trong tủ tài liệu chống cháy và đợc kiểm soát nghiêm ngặt.
Phòng tín dụng kiểm tra tình trạng bảo quản các tài liệu hàng quý.
Cho vay Cán bộ công nhân viên (CBCNV)
Điều kiện để CBCNV vay:
- Nhân viên làm việc trên 3 năm.
- Hạn mức vay là 40% lơng ròng của nhân viên trong 5 năm.
- Kỳ hạn: tối đa 5 năm. - Tiền: chỉ cho vay VNĐ
- Lãi suất: lãi suất cơ bản công bố bởi Ngân hàng Nhà nớc.
Vì khoản cho CBCNV vay chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong danh mục cho vay (0,7%), kiểm toán viên không thực hiện kiểm tra phần này.
Trên cơ sở các phân tích về quy trình cho vay, kiểm toán viên kết luận về thiết kế của kiểm soát nội bộ đối với quy trình này là tốt. Kiểm toán viên tiến hành thực hiện các thử nghiệm kiểm soát tìm hiểu liệu việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát nội bộ theo yêu cầu có đợc thực hiện tốt hay không.