II Đặc điểm tổ chức kiểm toán tại KPMG
2. Hồ sơ kiểm toán
Để đa ra một kết luận chính xác về độ trung thực và hợp lý của thông tin đ- ợc kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng các tài liệu, bằng chứng làm cơ sở cho việc đa ra các ý kiến kiểm toán. Toàn bộ những công việc thực hiện cùng những tài liệu, bằng chứng này đợc ghi chép và lu lại trên Hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán sẽ là căn cứ pháp lý của công ty kiểm toán minh chứng cho cuộc kiểm toán đợc tiến hành theo đúng chuẩn mực và pháp luật hiện hành, là tài liệu quan trọng cho kiểm toán viên cũng nh các nhà quản lý công ty kiểm toán phục vụ cho việc ra các báo cáo kiểm toán.
Vì lý do trên, việc lập và lu trữ hồ sơ kiểm toán một cách khoa học, hiệu quả là một phần rất quan trọng trong công tác tổ chức kiểm toán. Nhận thức đợc tầm quan trọng của vai trò công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán trong một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính, KPMG đã tuân theo một phơng pháp lu trữ hồ sơ hiệu quả nằm trong hệ thống phơng pháp KAM.
Theo cách thức này, các phần trong hồ sơ kiểm toán của KPMG đợc đánh dấu theo thứ tự từ A đến Z, trong đó có những phần bắt buộc cho mọi cuộc kiểm toán và có những phần thay đổi tuỳ theo đặc điểm công ty khách hàng và yêu cầu kiểm toán. Cụ thể nh sau:
A Quản lý Cuộc kiểm toán –
B Báo cáo –
C Các trao đổi của KPMG –
D Phân tích chiến l– ợc
E Ch– ơng trình kiểm toán chuẩn mực
F Phân tích chu trình và các thủ tục kiểm toán cơ bản –
Từ G trở đi là các phần không bắt buộc, thay đổi tuỳ theo loại hình kinh doanh và yêu cầu kiểm toán của công ty khách hàng. Mỗi phần sẽ lu lại giấy tờ làm việc cho một chu trình (process) trong cuộc kiểm toán.
Z Các nghiệp vụ không trọng yếu–
Việc sử dụng các giấy tờ làm việc của Công ty giúp cho công tác kiểm toán đợc thực hiện với hiệu quả cao nhất. Hệ thống các giấy tờ làm việc của mỗi khách hàng đợc lu trữ trong hồ sơ kiểm toán rất khoa học và có sự gắn bó chặt chẽ với nhau nh trên đảm bảo cho mục đích dễ tra cứu, nghiên cứu tham khảo và cập nhật trong các cuộc kiểm toán sau.
Ngày nay, công nghệ tin học ngày càng phát triển và đợc ứng dụng rộng rãi, việc sử dụng máy tính trong việc cập nhật và lu trữ hồ sơ cũng đợc phát huy. Các nhân viên của công ty đều làm việc trên máy vi tính, nên ngoài các giấy tờ làm việc đợc in ra và lu trong file (hồ sơ) cất trữ tại phòng th viện, mỗi cuộc kiểm toán đều có hồ sơ riêng lu trên máy vi tính. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và lu trữ hồ sơ kiểm toán không những đảm bảo chính xác mà còn giúp kiểm toán hoàn thành nhanh chóng cuộc kiểm toán. Công việc kiểm toán đợc hỗ trợ thêm nhiều chức năng tính toán, tìm kiếm và liên kết thông tin, tiết kiệm đợc chi phí mà lại nâng cao chất lợng.