III. Thực trạng công tác quản lý dự án tại ban TRONG THờI GIAN QUA.
4 Gói :Xây dựng hạ tầng kỹ thuật và
hạ tầng kỹ thuật và cảnh quan ngoài nhà 1.900 Đấu thầu hạn chế Một túi hồ sơ Quý III/2002 Trọn gói 80 ngày Vốn ngân sách thành phố ứng trớc 5 Gói 5: Cung cấp và lắp đặt hệ thống PCCC 1.348. Đấu thầu hạn chế Một túi hồ sơ Quý I/2003 Trọn gói 50 ngày Vốn ngân sách thành phố ứng trớc
Nguồn : bảng kế hoạch đấu thầu dự án xây dựng 04F - Khu đô thị mới Trung Yên -Cầu Giấy
Sau khi có quyết định phê duyệt , Ban sẽ lập hồ sơ mời thầu và tổ chức đấu thầu , Xét duyệt kết quả đấu thầu với các vấn đề chủ yếu sau:
- Thẩm định kết quả đấu thầu
+ Kiểm tra căn cứ pháp lý đối với việc tổ chức đấu thầu + Quy trình và thời gian tổ chức đấu thầu
+ Kiểm tra nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia
+ Kiểm tra những nội dung còn cha rõ ràng trong hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu.
- Phê duyệt kết quả đấu thầu + Tên nhà trúng thầu + Gía trúng thầu + Loại hợp đồng
+Thời gian thực hiện hợp đồng
Với các dự án , tuỳ theo đặc điểm cụ thểvề quy mô vốn …mà phân chia các gói thầu hợp lý đảm bảo sự đồng bộ về kỹ thuật , công nghệ và trình tự thực hiện các hạng mục trong dự án để có thể khai thác sử dụng ngay sau khi hoàn thành dự án.
*Trình tự thực hiện công tác xét duyệt kết quả đấu thầu của ban bao gồm các bớc sau: + Ban quản lý dự án tiến hành mở thầu
+ Các tổ chuyên gia và t vấn thầu tiến hành xét thầu
+ Sau khi xét , ban lập tờ trình xin phê duyệt kết quả trúng thầu trình lên sở KH&ĐT , UBND thành phố Hà Nội ra quyết định . Hồ sơ trình gồm:
Tờ trình xin phê duyệt kết quả trúng thầu Hồ sơ dự thầu của các đơn vị
Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của các t vấn xét thầu và tổ chuyên gia. thầu .Khi tiến hành công tác đấu thầu, Ban sẽ đồng thời tiến hành việc kiểm tra , rà soát việc triển khai thực hiện công tác đấu thầu bằng cách lập một tổ công tác xây dựng kế hoạch cụ thể nh sau :
- Rà soát , kiểm tra lại việc thực hiện trình tự tổ chức đấu thầu theo quy định hiện hành của từng gói thầu .
+Các quyết định phê duyệt dự án , phê duyệt kế hoạch đấu thầu .
+Các quyết định phê duyệt TKKT , dự toán , tổng dự toán của công trình .
+Quyết định chỉ định đơn vị t vấn lập hồ sơ mời thầu , phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu , quyết định phê duyệt danh sách ngắn (đối với gói thầu đấu thầu hạn chế )
+Hợp đồng kinh tế , biên bản nghiệm thu , thanh lý hợp đồng giữa ban quản lý dự án và đơn vị t vấn lập hồ sơ mời thầu , phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu .
- Rà soát hồ sơ thủ tục pháp lý và các tài liệu liên quan đến đấu thầu của từng gói thầu phải tổ chức đấu thầu :
+ Hồ sơ mời thầu
+ Các tài liệu chứng minh điều kiện , năng lực nhà thầu tham dự đấu thầu . + Tờ trình xin phê duyệt hồ sơ mời thầu , tiêu chuẩn xét thầu , giá gói thầu … + Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu , tiêu chuẩn xét thầu , giá gói thầu … + Các tài liệu liên quan đến việc bán hồ sơ mời thầu : giấy giới thiệu đến mua hồ sơ mời thầu , phiếu thu tiền bán hồ sơ mời thầu , danh sách các nhà thầu đến mua hồ sơ mời thầu …
+Hồ sơ dự thầu
+ Các tài liệu liên quan đến việc đóng thầu :Giấy giới thiệu , biên bản giao nhận hồ sơ dự thầu …
+ Các tài liệu liên quan đến việc mở thầu : giấy giới thiệu đến dự thầu , biên bản kiểm tra niêm phong hồ sơ dự thầu , bảo lãnh dự thầu , biên bản mở thầu …
+ Các tài liệu liên quan đến việc xét thầu : công văn của ban quản lý dự án mời đại diện của các ngành tham gia tổ chuyên gia xét thầu , quyết định phê duyệt danh sách tổ chuyên gia xét thầu , bảng chấm điểm của các chuyên gia , các tài liệu của chủ đầu t và nhà thầu bổ sung sau thời điểm mở thầu ( nếu có ) , biên bản xét thầu …
+Báo cáo phân tích , đánh giá hồ sơ dự thầu của đơn vị t vấn lập hồ sơ mời thầu , báo cáo quá trình đấu thầu của chủ đầu t .
+ Tờ trình xin phê duyệt kết quả trúng thầu .
+ Các văn bản của cơ quan thẩm định ( sở kế hoạch và đầu t)yêu cầu giải trình , bổ xung tài liệu hồ sơ liên quan đến việc đấu thầu nếu có .
+ Quyết định phê duyệt kết quả trúng thầu . + Các tài liệu khác có liên quan…
- Trên cơ sở hồ sơ tài liệu của từng gói thầu , đối chiếu với các quy định hiện hành để đánh giá những u điểm đã làm đợc , những nhợc điểm còn tồn tại , đề xuất kiến nghị và rút ra bài học kinh nghiệm .
* Phơng pháp kiểm tra
- Cán bộ theo dõi , quản lý dự án lập danh mục hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ của từng gói thầu theo nội dung nêu trên ( hồ sơ thủ tục pháp lý và các tài liệu liên quan đến đấu thầu của từng gói thầu ) để tổ công tác kiểm tra .
- Sau khi cán bộ quản lý theo dõi dự án lập danh mục và chuẩn bị hồ sơ xong , tổ công tác cùng cán bộ dự án tiến hành rà soát và đánh giá theo lịch kiểm tra .
- Sau khi tổ công tác rà soát , kiểm tra đánh giá từng gói thầu , làm báo cáo bằng văn bản báo cáo giám đốc ban kết quả đã kiểm tra .
* Cuối cùng là Ban lập bảng báo cáo công tác đấu thầu để làm cơ sở cho quá trình kiểm tra theo dõi sau này .
Ví dụ :