III. Thực trạng công tác quản lý dự án tại ban TRONG THờI GIAN QUA.
Sơ đồ 15: Các công việc chủ yếu ban quản lý tiến độ
Công tác quản lý tiến độ do phòng kế hoạch kết hợp với phòng quản lý giám sát dự án đảm nhận .Tiến độ dự án do phòng kế hoạch và phòng quản lý giám sát hoặc do các nhà thầu lập dựa trên đặc trng cụ thể của từng dự án .Qua bảng tiến độ thi công dự án mà Ban có thể tiến hành công tác kiểm tra giám sát của mình và kịp thời có những điều chỉnh cũng nh các biện pháp xử lý khi cần thiết đối với các sai phạm do lỗi của các nhà thầu . Phơng pháp quản lý chủ yếu của Ban ở nội dung này là qua sơ đồ GANTT và hệ thống các báo cáo tiến độ đợc theo dõi qua từng tuần ,tháng , quý , năm ...Đối với từng giai đoạn của dự án cán bộ giám sát tiến độ đều phải lập các báo cáo cụ thể,phòng kế hoạch sẽ tổng hợp và trình lên Ban giám đốc ,nếu có các vấn đề
phát sinh về tiến độ trong phạm vi quyền hạn của mình Ban sẽ đa ra các hớng yêu cầu giải quyết .Có thể xem minh chứng dới đây về kế hoạch tiến độ một dự án cụ thể đợc Ban lập tạo cơ sở cho việc quản lý tiến độ dự án tại Ban .
Ví dụ :
Bảng 2:Tiến độ thực hiện dự án đầu t xây dựng công trình nhà ở phục vụ các đối tợng chính sách lô 4F – Khu đô thị Trung Yên Cầu Giấy
Thời gian dự kiến thực hiện dự án là : Từ năm 2001 đến năm 2003 .Cụ thể nh sau:
Nội dung công
việc 6 7 8 20019 10 11 12 1 2002... 12 1 2003... 6 1.Chuẩn bị đầu t -Khoan khảo sát địa chất -Lập BCNCKT -Trình duyệt BCNCKT 2.Giai đoạn đầu t -Chuẩn bị thực hiện đầu t -Thực hiện đầu t 3. Kết thúc đầu t
Nguồn : Báo cáo kế hoạch tiến độ dự án 4F Khu đô thị Trung Yên–
Qua bảng kế hoạch tiến độ trên, Ban sẽ tiến hành các công việc bám sát theo tiến độ đặt ra nhằm đảm bảo thời gian của dự án đợc hoàn thành theo đúng kế hoạch.
2.1.1.Công tác t vấn lập Báo cáo nghiên cứu khả thi , Thiết kế kỹ thuật –Tổng dự toán, quy hoạch chi tiết
Thông thờng các dự án ban tiến hành quản lý là các dự án lớn do đó khối lợng công việc nhiều , kỹ thuật phức tạp , vì vậy đối với các tổ chức t vấn cũng phải đáp ứng đợc yêu cầu thực tế công việc .
Ta có thể xem xét các quy định cụ thể về lập các BCNCKT, TKKT-TDT, QHCT từ đó có thể thấy đợc tầm quan trọng của t vấn trong các lĩnh vực trên để đảm bảo tiến độ dự án .
-Hiện nay BCNCTKT chỉ đợc lập đối với những dự án nhóm A do Thủ Tớng chính phủ quyết định : các dự án về nhà ở và khu đô thị có giá trị đầu t ≥200 tỷ
-Những dự án nhóm B và C thì không phải lập BCNCTKT mà có thể lập ngayBCNCKT.
Quy định cụ thể : Dự án nhóm B có giá trị vốn đầu t từ 8 tỷ -200 tỷ thì UBND thành phố hoặc bộ quyết định, dự án nhóm C có giá trị vốn đầu t từ 3 tỷ – 8 tỷ thì có thể uỷ quyền cho sở, ban ngành (dới cấp thành phố và bộ ) quyết định, dự án nhỏ hơn 3 tỷ là những dự án quy mô nhỏ.
Do những quy định nh trên nên đối với công tác t vấn lập BCNCKT , TKKT-TDT, QHCT cần thiết phải đợc chú trọng nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự án .Một dự án có tính khả thi cao , các BCNCKT, TKKT-TDT, QHCT đảm bảo chất lợng sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án , ngợc lại , nếu không đảm bảo yêu cầu sẽ dẫn đến phải chỉnh sửa nhiều lần , làm cho tiến độ dự án bị chậm lại .Hiện nay , do quy mô dự án xây dựng lớn , khối lợng công việc nhiều , kỹ thuật phức tạp nên không phải đơn vị t vấn nào cũng có thể dễ dàng đáp ứng đợc yêu cầu công việc . Nếu t vấn không đủ khả năng sẽ dẫn dến sản phẩm t vấn không dạt yêu cầu về tiến độ thời gian .Hơn nữa , các đơn vị t vấn chuyên ngành có kinh nghiệm lại không nhiều .Các đơn vị t vấn nội bộ có trình độ chuyên môn cao tuy nhiên các công việc nhiều nên việc giải quyết công việc bị hạn chế , họ không thể đáp ứng đợc yêu cầu về thời gian .Đối với các đơn vị t vấn bên ngoài thì tồn tại một thực tế là : ngoài những đơn vị có năng lực thì một số mới thành lập cha có kinh nghiệm hoặc một số thì năng lực thấp .Điều này dẫn đến nếu không có sự lựa chọn kỹ càng và phù hợp thì sản phẩm t vấn sẽ phải điều chỉnh rất nhiều lần , không đáp ứng đợc các yêu cầu thẩm định và trình duyệt của các cơ quan
chức năng có thẩm quyền ,do đó sẽ không thể triển khai thực hiện dự án đúng tiến độ .Chúng ta có thể xem xét một số ví dụ các dự án chậm tiến độ dới đây :
Ví dụ 1: dự án cải tạo và chỉnh trang khu tập thể thấp tầng Tân Mai
T vấn thiết kế (Công ty t vấn thiết kế xây dựng dân dụng Việt Nam –Bộ xây dựng ) đã hoàn chỉnh hồ sơ QHCT 1/500 trình ở Quy hoạch kiến trúc thẩm định và UBND thành phố phê duyệt từ ngày 16/9/2002 nhng quy hoạch chi tiết đã lập và chỉnh sửa nhiều lần trong một thời gian dài (từ năm 2000) nhng do cha đạt yêu cầu nên không đợc phê duyệt .Đến nay ý tởng về quy hoạch không còn phù hợp với xu hớng phát triển của thành phố thiên về cải tạo xây dựng mới đồng bộ hiện đại toàn khu vực hơn là chỉnh trang quy hoạch .Nếu tiếp tục thực hiện theo đồ án quy hoạch đã lập thì lỗi thời mà theo hớng mới thì cha có chủ trơng nên không thể tiến hành tiếp đợc .Điều này ảnh hởng nghiêm trọng đến tiến độ dự án
Ví dụ 2 : Dự án điều chỉnh quy hoạch khu tập thể Thành Công –Trung Tự
Chủ đầu t , T vấn thiết kế (công ty t vấn kiến trúc đô thị Hà Nội –Sở xây dựng , công ty thiết kế và xây dựng nhà -Tổng công ty đầu t phát triển nhà Hà Nội ) đã hoàn chỉnh hồ sơ QHCT (1/500) trình Sở quy hoạch kiến trúc Hà Nội thẩm định từ năm 2003 , tuy nhiên do cha đảm bảo yêu cầu đặt ra :QHCT không gắn với QHCT các ph- ờng , các giải pháp về hạ tầng kỹ thuật không khớp nối với khu vực nên không đợc phê duyệt . Mãi đến năm 2004 , UBND thành phố Hà Nội lại giao việc điều tra xã hội học , khảo sát đánh giá hiện trạng , nghiên cứu lập QHCT cho công ty số 1-Sở xây dựng đảm nhận .
Ngoài ra còn một số dự án nh B4, B6 Thành Công : phơng án kiến trúc đã đợc lập nhiều lần song không thể đáp ứng yêu cầu thực tế nên không thể thực hiện tiếp , phải chờ các biện pháp tháo gỡ . Hoặc dự án cải tạo , sửa chữa 17 nhà gỗ ,có quyết định thực hiện dự án từ ngày 15/5/2003 nhng đến cuối năm 2004 vẫn cha hoàn thành đúng tiến độ do bản vẽ xác định chỉ giới đỏ còn nhiều thiếu sót.
Nh vậy có thể thấy rằng các dự án chậm tiến độ là do rất nhiều nguyên nhân tuy nhiên ở nội dung này thì lý do chủ yếu là chất lợng t vấn và thời gian thẩm định , phê duyệt . Ban cần thiết phải nhận thức đợc thực tế này để từ đó tìm ra phơng án giải quyết tối u nhất .
2.1.2. Công tác thẩm định và trình duyệt
Có thể xem sơ đồ trình duyệt và thẩm định dới đây: