III. Thực trạng công tác quản lý dự án tại ban TRONG THờI GIAN QUA.
Bảng 3: Một số dự án chậm tiến độ do Ban quản lý
2.2.6. Bảo hành công trình xâydựng
Khi tiến hành công tác này , Ban sẽ đảm bảo xác định trách nhiệm của các nhà thầu xây dựng về chất lợng công trình trớc Ban cũng nh trớc pháp luật .Trong hợp đồng ký kết giữa nhà thầu và Ban sẽ ghi rõ các điều khoản bảo hành cũng nh thời gian và mức tiền bảo hành .Các công việc của Ban bao gồm :
-Kiểm tra tình trạng công trình xây dựng , phát hiện h hỏng để yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng công trình , nhà thầu cung ứng thiết bị công trình sửa chữa , thay thế .Trờng hợp các nhà thầu không đáp ứng đợc việc bảo hành thì Ban có quyền thuê nhà thầu khác thực hiện
-Giám sát và nghiệm thu công việc khắc phục , sửa chữa của nhà thầu thi công xây dựng và nhà thầu cung ứng thiết bị công trình xây dựng
-Xác nhận hoàn thành bảo hành công trình xây dựng cho nhà thầu thi công xây dựng công trình và nhà thầu cung ứng thiết bị công trình.
Thông thờng thời gian bảo hành công trình xây dựng ít nhất sẽ là 12 tháng với mức tiền từ 3% - 5% giá trị hợp đồng .
2.2.7.Đánh giá công tác quản lý chất lợng tại Ban .
*Những thành công đạt đ ợc
Ban đã tiến hành công tác quản lý chất lợng trên tất cả các mặt do đó đã hạn chế đợc rất nhiều các dự án không đảm bảo về chất lợng .Bên cạnh đó thủ tục trình ,duyệt tại Ban cũng khá chặt chẽ và đợc chú trọng xem xét ở tất cả các giai đoạn quan trọng vì vậy đa số các dự án do Ban quản lý đều đảm bảo yêu cầu chất lợng .
*Những tồn tại
Công tác quản lý chất lợng các tổ chức t vấn còn một số hạn chế , vẫn còn tồn tại một số t vấn trình độ cha cao do đó việc khảo sát , thẩm định còn nhiều thiếu sót , nhiều nhà t vấn còn hạn chế trong việc dự tính các phơng án phát sinh sau này trong quá trình thi công hoặc có những tác động không tốt đến chất lợng công trình về sau .Ngoài ra trong quá trình quản lý hoạt động của các đơn vị tham gia nh đơn vị thi công , giám sát , nghiệm thu , cung cấp vật t thiết bị…vẫn còn cha thật sự chạt chẽ dẫn
đến các bên không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình khiến chất lợng công trình bị ảnh hởng.
2.3.Quản lý chi phí dự án
Chí phí cho dự án đầu t xây dựng công trình phải đợc tính toán và quản lý để đảm bảo hiệu quả của dự án .Việc quản lý chi phí dự án đầu t xây dựng công trình có sử dụng vốn ngân sách phải căn cứ vào các định mức kinh tế –kỹ thuật và các quy định có liên quan khác do cơ quan nhà nứoc có thẩm quyền ban hành .Hiện nay , công tác quản lý chi phí dự án của Ban do phòng hành chính tổ chức (bộ phận tài chính kế toán) đảm nhận .Đây là một nội dung quan trọng vì có quản lý tốt chi phí mới đảm bảo công trình đợc hoàn thành đúng kế hoạch vốn đợc giao , ngoài ra còn làm giảm thất thoát , lãng phí cho nhà nớc từ đó có thể phát triển thêm các công trình xây dựng mở rộng quỹ nhà quỹ đất phục vụ nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân .
2.3.1.Nguyên tắc quản lý chi phí
-Nhà nớc ban hành , hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách , nguyên tắc và phơng pháp lập , điều chỉnh đơn giá , dự toán ;định mức kinh tế kỹ thuật trong thi công xây dựng , định mức chi phí trong hoạt động xây dựng để lập , thẩm định , phê duyệt và quản lý tổng mức đầu t , tổng dự toán ,dự toán và thanh toán vốn đầu t xây dựng công trình .
-Chi phí của dự án đầu t xây dựng công trình đợc xác định theo công trình phù hợp với bớc thiết kế xây dựng và đợc biểu hiện bằng tổng mức đầu t , tổng dự toán , dự toán công trình .
-Đối với các dự án đầu t sử dụng vốn ngân sách thì chi phí phải đợc lập và quản lý trên cơ sở hệ thống định mức kinh tế –kỹ thuật , định mức chi phí trong hoạt động xây dựng , hệ thống giá xây dựng và cơ chế chính sách có liên quan do các cơ quan nhà nớc có thẩm quyền ban hành
-UBND cấp tỉnh căn cứ các nguyên tắc quy định tại các điều trên chỉ đạo Sở xây dựng chủ trì , phối hợp với Sở có liên quan lập các bảng giá vật liệu , nhân công và chi phí sử dụng máy thi công xây dựng phù hợp với điều kiện cụ thể của thị trờng địa ph- ơng để ban hành và hớng dẫn áp dụng đối với các công trình xây dựng trên địa bàn tỉnh .
Bộ xây dựng hớng dẫn việc lập và quản lý chi phí dự án đầu t xây dựng công trình.
2.3.2.Hệ thống các văn bản pháp luật Ban áp dụng khi quản lý chi phí
Công tác quản lý chi phí dự án đầu t của Ban đều tuân thủ theo hệ thống tài chính kế toán hiện hành mà ta có thể thấy qua một số văn bản sau đây :
-Nghị định số 16 /2005/NĐ-CP của chính phủ về quản lý dự án đầu t xây dựng cơ bản .
-Công văn số 1500/TTCK-ĐT ngày 17/2/2004 của Bộ tài chính về việc triển khai kế hoạch và cấp vốn đầu t xây dựng cơ bản kế hoạch năm 2004.
-Thông t liên tịch số 38 /2004/TTLT-BTC-BXD ngày 26/4/2004 của bộ tài chính –Bộ xây dựng hớng dẫn việc thông báo và kiểm soát giá vật liệu xay dựng trong lĩnh vực đầu t xây dựng .
-Thông t số 45/2004/TT-BTC ngày 21/5/2004 của bộ tài chính bổ sung , sửa đổi một số điểm của Thông t số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ tài chính hớng dẫn quản lý thanh toán vốn đầu t và vốn sự nghiệp có tính chất đầu t và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nớc .
2.3.3.Thực tế công tác quản lý chi phí dự án tại Ban
Ban đã tiến hành xây dựng , ban hành và thực hiện quy chế tài chính , đồng thời tập trung chỉ đạo công tác báo cáo tài chính hàng tháng , hàng quý , hàng năm .Cụ thể:
+Lập kế hoạch tài chính trong năm và từng giai đoạn theo quy định hiẹn hành . +Trao đổi và làm việc với các đơn vị trong và ngoài ngành giải quyết các vấn đề về định mức , đơn giá , chế độ chính sách và các vớng mắc khác nếu có để thực hiện tốt công tác thanh quyết toán .
+Kiểm tra thủ tục tam ứng , thanh toán vốn đầu t .Kiểm tra quyết toán công trình về thực hiện đơn giá trớc khi trình cơ quan cấp trên thẩm định .Thực hiện chế độ thống kê , kế toán và báo cáo tình hình thực hiện “đầu t ”theo đúng quy định của nhà nớc , của cấp trên , của giám đốc Sở .
Bên cạnh đó , hiện nay ở Ban chỉ có một nguồn vốn duy nhất là vốn ngân sách do đó công tác quản lý chi phí tại ban không quá phức tạp .Có thể quản lý trên một số nội dung chính nh :
-Tổng mức đầu t của dự án : là khái toán chi phí của toàn bộ dự án đợc xác định trong giai đoạn lập dự án ,gồm chi phí xây dựng , chi phí thiết bị , chi phí đền bù giải phóng mặt bằng , tái định c , chi phí khác bao gồm cả vốn lu động đối với các dự án sản xuất kinh doanh , lãi vay trong thời gian xây dựng và chi phí dự phòng .Ban sẽ dựa trên tổng mức đầu t để làm cơ sở lập kế hoạch và quản lý nguồn vốn đầu t , xác định hiệu quả đầu t của dự án đồng thời xác định giới hạn chi phí tối đa đợc phép sử dụng để đầu t xây dựng công trình .
-Dự toán và tổng dự toán xây dựng công trình
Dự toán xây dựng công trình bao gồm chi phí xây dựng , chi phí thiết bị , chi phí khác và chi phí dự phòng .
Tổng dự toán là tổng chi phí cần thiết cho việc đầu t xây dựng đợc tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật xây dựng , không vợt tổng mức đầu t đã duyệt .
Ban sẽ dựa trên hai nội dung chi phí này để ký kết hợp đồng , thanh toán giữa chủ đầu t với các nhà thầu trong trờng hợp chỉ định thầu ,đồng thời Ban sẽ xác định giá thành xây dựng công trình .
-Tạm ứng vốn đầu t xây dựng công trình :Viêc tạm ứng vốn đợc thực hiện ngay sau khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực .Ban đã thực hiện việc tạm ứng vốn theo quy định sau đây :