GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGÂN QUỸ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC
3.2.1. Áp dụng mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp
Mô hình Miller – Orr là mô hình quản lý ngân quỹ phù hợp nhất bởi tính ưu việt của nó là dễ áp dụng và trong điều kiện luồng thu chi tiền mặt thay đổi – hoàn toàn phù hợp với điều kiện của công ty.
Muốn xây dựng mô hình quản lý ngân quỹ cho 4 quỹ năm 2006, công ty phải thực hiện những nội dung sau:
1. Lập dự toán nhu cầu tiền của năm 2006
2. Xác định mức tồn quỹ tối ưu hoặc khoảng dao động của mức tồn quỹ 3. Lập kế hoạch quản lý ngân quỹ
Muốn như vậy, công ty phải đưa ra một quy trình có hệ thống, chặt chẽ, chính xác như sau:
Bước 1: Dự báo kết quả kinh doanh của công ty qua các quý năm 2006 Để có thể dự báo được thu nhập và chi phí trong thời gian tới, công ty cần xác định được nhu cầu của thị trường về điện năng trong tháng sau, quý sau là bao nhiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh từ đó có thể dự đoán lượng tiêu thụ trong từng tháng và từng quý.
Công ty phải phân tích môi trường kinh doanh một cách có hệ thống, phân tích sự biến động của giá cả thị trường, khối lượng sản phẩm dịch vụ trong tháng tới để có thể dự tính được các chi phí mà công ty sẽ phải bỏ ra. Hàng tháng, công ty phải trả nhiều cho các loại chi phí và các khoản chi khác. Việc dự báo trước giúp cho công ty chủ động hơn và chuẩn bị kế hoạch chi trả. Vì vậy, công tác kế toán thống kê có vai trò quan trọng, qua đó giúp cho
nhà quản lý có thể biết được có bao nhiêu loại chi, bao gồm những loại chi nào như mua chi nguyên vật liệu, chi trả lương công nhân viên…Người quản lý sẽ biết được lịch trình và chu kỳ của từng loại chi, từ đó sẽ giúp cho nhà quản lý dự báo chu kỳ phát sinh các khoản thanh toán trong tháng tới.
Tương tự như phân tích các khoản chi ngân quỹ, ta sẽ lập dự báo các khoản thu ngân quỹ trên cơ sở xác định nguồn thu chủ yếu của công ty điện lực 1. Nguồn thu chủ yếu của công ty là thu từ bán điện, đây là nguồn thu khá lớn và tương đối ổn định.
Bước 2: Dự đoán các khoản phải thu và phải trả của công ty từng quý năm 2006 (dự tính nhu cầu tiền)
Sau khi đã dự báo được các thu nhập và chi phí trong kỳ sau, dựa trên các dự báo đó, nhà quản lý cần dự tính nhu cầu tiền của công ty. Việc dự tính nhu cầu tiền giúp cho công ty nắm được nhu cầu tiền trong tương lai và cho biết khả năng thu được tiền đáp ứng nhu cầu chi tiêu trong kỳ tới
+Dự báo các khoản phải trả
Các khoản phải trả của công ty chủ yếu là: phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên, chi mua nguyên vật liệu, chi mua ngoài…. Vì vậy, nhà quản lý cần phải thống kê đầy đủ và chi tiết các khoản chi trong kỳ. Với đặcthù của ngành điện, dự trữ nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ cho thiết kế, lắp đặt các thiết bị điện, vận hành các trạm điện không phải nguyên vật liệu chính tạo ra thực thể sản phẩm. Khi dự báo được số lượng chi, nhà quản lý còn phải tính độ dài chu kỳ trả tiền trung bình và cách thức chi trả các khoản chi phát sinh. Các khoản nào công ty phải chi trả ngay, khoản nào được trả chậm, chi phí cho việc trả chậm là bao nhiêu, thời gian trả chậm là bao lâu. Từ đó nhà quản lý sẽ xác định chu kỳ chi trả và số lượng chi trả trong kỳ.
Cũng như xác định nhu cầu chi tiền, nhà quản lý cần phải nắm rõ các khoản thu và tỷ lệ từng loại thu, đâu là thu chủ yếu của trung tâm. Nguồn thu chủ yếu của công ty là thu từ bán điện. Song quan trọng hơn công ty phải dự báo được con số thực thu trong kỳ của đơn vị mình. Để dự báo được số tiền thực tế trong kỳ đòi hỏi công ty phải dựa vào các khoản phải thu có khả năng thu được và mối quan hệ với khách hàng của mình – vốn là những khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty. Dựa vào số liệu thực thu trong các kỳ trước từ đó dự báo bao nhiêu phần trăm các khoản phải thu sẽ thu được bằng tiền và bao nhiêu phần trăm tạm thời chưa thu được. Đồng thời qua số liệu có được trong kỳ trước sẽ giúp cho công ty có thể dự báo được đúng số tiền thu được từ doanh thu kinh doanh đa ngành là nhiều hay ít. Từ kết quả dự đoán kết quả kinh doanh và các khoản phải thu và phải chi của công ty ta lập được bảng dự báo nhu cầu tiền của các quý năm 2006
Bước 3: Xác định mức tồn quỹ tối ưu hoặc khoảng dao động của mức tồn quỹ
Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy định về tài chính, quan hệ với bạn hàng mà từng doanh nghiệp sẽ xác định mức tồn quỹ tối ưu hay khoảng dao động của mức tồn quỹ. Nếu quản lý theo mức tồn quỹ tối ưu thì sẽ đảm bảo được khả năng thanh toán nhưng hạn chế về mặt lợi nhuận, ngược lại quản lý theo khoảng dao động của mức tồn quỹ sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc tìm các biện pháp tối ưu để xử lý các tình trạng bất lợi cho ngân quỹ. Với tình hình thu chi ngân quỹ như hiện nay, công ty nên quản lý ngân quỹ theo khoảng dao động vì thế tạo nên sự linh hoạt trong quản lý, phù hợp với đặc điểm thu chi của doanh nghiệp. Để xác định được mức tiền dự trữ thì phải:
+ Căn cứ vào mức tiền mặt bình quân trong một số kỳ gần đây bằng cách dựa vào số dư tài khoản tiền gửi và tiền gửi ngân hàng, từ đó tính số dư bình quân. Ngoài ra, nhà quản lý cần phải tính toán các chỉ tiêu tài chính như khả
năng thanh toán, khả năng hoạt động của các kỳ trước. Từ đó, có thể xem xét được mức cân đối tiền trong các kỳ trước đó đã hợp lý hay chưa, nếu chưa thì cần phải điều chỉnh như thế nào. Sau khi xem xét mức tồn quỹ tối ưu của các kỳ trước, nhà quản lý sẽ lấy mức tồn quỹ đó làm tham khảo để xác định mức tồn quỹ tối ưu cho kỳ sau.
+ Nhà quản lý phải nắm được tình hình hoạt động sản xuất trong tháng tới có gì thay đổi lớn hay không, những thay đổi trong sản xuất kinh doanh tác động như thế nào đến ngân quỹ của trung tâm, nhu cầu chi trả tiền có khả năng tăng hay giảm. Kết hợp với mức tồn quỹ tối ưu đã xác định ở tháng trước, nhà quản lý sẽ đưa ra mức cân đối tiền hợp lý cho kỳ sau
Đồng thời nhà quản lý cũng xem xét mối quan hệ của đơn vị mình với ngân hàng, mối quan hệ với khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán, công việc này giúp nhà quản lý tìm ra giới hạn dưới của khoảng cách dao động mức tồn quỹ.
Bước 4: Từ những dự đoán trên ta áp dụng mô hình Miller – Orr vào quản lý ngân qũy.
Theo mô hình Miller – Orr, nhà quản lý tính toán mức tồn quỹ tối ưu và khoảng dao động tiền như sau:
Khoảng cách của giới hạn trên và giới hạn dưới của mức cân đối
tiền = 3 3 1 suÊt i · L quü n © ng chi thu cña sai ng ¬ Ph x dÞch giao phÝ Chi 4 3
Khi đó mức tiền tối ưu nằm giữa giới hạn trên và giới hạn dưới. Nguời ta thường thiết kế mức cân đối tiền ở khoảng 1/3 khoảng dao động tính từ mức tồn quỹ tối thiểu. Công ty cũng không nên cứng nhắc trong việc xác định mức tồn quỹ tối ưu này mà có thể chọn một mức nào đó miễn là nó nằm trong khoảng dao động.
Trên cơ sở dự báo nhu cầu tiền mặt, tính toán được mức cân đối tiền và khoảng dao động tiền tối ưu, doanh nghiệp sẽ quản lý ngân quỹ theo nguyên tắc: khi nào dự trữ tiền nằm ngoài khoảng dao động tiền, công ty phải có biện pháp đưa mức dự trữ về đúng mức cân đối tiền tối ưu. Khi lượng tiền dự trữ ở giới hạn dưới thì nhà quản lý cần phải nhanh chóng tìm kiếm các nguồn tài trợ để đưa lượng tiền dự trữ về mức tiền tối ưu. Vì vậy, công ty phải lập bảng dự báo để theo dõi tình hình biến động ngân quỹ trong kỳ.
Phương pháp theo dõi và xử lý ngân quỹ cho cả thời kỳ giúp cho nhà quản lý dự tính được tổng số tiền cần huy động hay cần đầu tư trong kỳ để đảm bảo tồn quỹ của công ty ở mức thiết kế, để từ đó nhà quản lý lên kế hoạch huy động hay đầu tư khoản tiền đó.
Bảng 3.1. Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ quý…
Đơn vị:
Ngân quỹ Số tiền Biện pháp
Đầu kỳ Tồn quỹ Trong kỳ Tổng thu:
+Thu từ bán điện
+ Thu từ cung cấp dịch vụ + Thu tiền nợ kỳ trước + Lãi ngân hàng
…
Tổng chi:
+ Chi nguyên vật liệu + Chi trả lương …
Chênh lệch thu chi
Cuối kỳ Tồn quỹ Nếu sai lệch với
mức cân đối tối ưu, tìm biện pháp đưa về mức tối ưu Mức cân đối tối ưu
Công ty điện lực 1 còn có thể theo dõi và xử lý ngân quỹ thep từng thời điểm phát sinh các khoản thực thu, thực chi trong kỳ
Bảng 3.2 Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ quý…
Đơn vị:
Tồn quỹ
Tháng 1 + Thu tiền bán điện + Chi trả lương
+ Thu tiền lắp đặt thiết bị
…
+Cân đối ngân quỹ Tháng 2 + Thu nợ khách hàng
+ Chi vận chuyển thiết bị
…..
+ Cân đối ngân quỹ
Nếu mức tồn quỹ bị rơi ra khỏi khoảng dao động thì công ty phải có biện pháp đưa về mức tồn quỹ tối ưu Tháng 3 Tồn quỹ
Phương pháp theo dõi này phức tạp hơn nhưng công ty có thể đánh giá và điều chỉnh ngân quỹ ngay sau mỗi lần phát sinh thu chi ngân quỹ. Nếu mức tồn quỹ không còn tối ưu thì nhà quản lý sẽ tìm biện pháp xử lý để đưa ngân qũy về mức tối ưu. Trong trường hợp công ty dự đoán sẽ thu được một khoản thu lớn thì nhà quản lý sẽ không huy động ngay các nguồn khác mà chờ khoản tiền chuyển về vào ngày hôm sau để đáp ứng nhu cầu tiền mặt. Khi mức tồn quỹ vượt giới hạn trên của khoảng dao động ngân quỹ, trong thời điểm đó công ty không phải chi một khoản chi lớn nào, công ty phải tìm các hình thức đầu tư phù hợp với độ lớn của khoản tiền.