báo cáo tài chính do công ty cổ phần kiểm toán và t vấn thực hiện.
Chu trình tiền lơng và nhân viên là một bộ phận cấu thành nên các khoản mục trên báo cáo tài chính, do vậy khi tiến hành kiểm toán chu trình này cũng đợc A&C Co thực hiện theo chơng trình kiểm toán do công ty xây dựng. Theo đó kiểm toán cu trình tiền lơng và nhân viên đợc thực hiện thông qua việc kiểm toán chi phí lơng và các khoản liên quan đến lơng. Các khoản này đợc thợc hiện kiểm toán trong mối quan hệ mật thiết thể hiện qua tham chiếu trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên. Trong cuộc kiểm toán, sau khi đánh giá chung về tính trọng yếu của khoản mục phải trả công nhân viên, nhóm trởng nhóm kiểm toán sẽ xác định kiểm toán viên sẽ tiến hàng kiểm toán khoản mục phải trả công nhân viên và khoản mục phải trả khác ( BHXH, BHYT…)
Dới đây chuyên đề chủ yếu đề cập đến kiểm toán khoản mục phải trả công nhân viên trên báo cáo tài chính A&C và chỉ nêu ảnh hởng của kết quả kiểm toán khoản mục này đến đến kiểm toán các khoản mục có liên quan trên báo cáo tài chính. Theo đó, chuyên đề sẽ đề cập đến ba giai đoạn trong trình tự kiểm toán khoảng mục phải trả công nhân viên: chuẩn bị kiểm toán; thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán
2.2.1. Chuẩn bị kiểm toán
Trớc khi tiến hành bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, kiểm toán viên cũng phải có đợc những hiểu biết sơ bộ về khách hàng mà mình sẽ thực hiện kiểm toán. Đăy là việc làm hết sức cần thiết trong cuộc kiểm toán, giúp cho kiểm toán viên xác định đ- ợc những sự kiện, nghiệp vụ và cách thức thực hiện để trên cơ sở xét đoán của mình có thể xác định những ảnh hởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính.
Những hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp cho kiểm toán viên xem xét tính hợp lý của rủi ro đợc đánh giá ban đầu và da ra một kế hoạch kiểm toán cụ thể đối. Và những thông tin này sẽ dễ dàng hơn cho việc thu thập các bằng chứng kiểm toán.
Khách quát các đặc điểm về công ty ABC
Công ty ABC là doanh nghiệp cổ phần đợc thành lập theo giấy phép thành lập số 2586/GP-UB cấp ngày 16/7/1996 của Uỷ ban Nhân Dân thành phố Hà Nội. Và giấy phép chứng nhận đăng ký kinh doanh số 04269 cấp ngày 20/7/1996 của sở kế hoạch Đầu t Hà Nội. Đăng ký thay đổi kinh doanh lần thứ hai ngày 05/01/2001 của Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội.
Trụ sở chính của công ty đặt tại Quận Hai Bà Trng- Hà Nội
sơ đồ 7:Tổ chức hoạt động của công ty ABC
Các lĩnh vực hoạt động của công ty ABC gồm:
Hội đồng quản trị Phó tổng giám đốc Tổng giám đốc Ban kiểm soát HĐQT Xí nghiệp giấy dế Phòng TC-KT Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng tổ chức – hành chính Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 3
- Sản xuất và gia công các sản phẩm giấy
- Sản phẩm chế biến từ lâm sản; sản phẩm bao bì, nhựa gỗ, vải da, hòm, hộp, - Sản xuất khung cửa nhôm kính trắng, kính màu.
Vốn điều lệ:38.196.000.000
Hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Nhân sự phòng kế toán: Phòng kế toán có ba nhân viên và một thủ quĩ
Niên độ kế toán đợc áp dụng từ ngày 01/01 và kết thúc vào 32/12
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là Nhật ký chứng từ, và sử dụng kế toán máy
Các chính sách kế toán áp dụng:
- Chính sách khấo hao tài sản cố định áp dụng mức khấu hao theo qui định tại Quyết định 166 của Bộ tài chính
- Hàng tồn kho và phơng pháp đánh giá: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho đ- ợc phản ánh theo giá gốc. Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền.
Sau khi đã nắm đợc tình hình chung về đặc điểm ngành nghề kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên đánh giá tổng quan về chu trình kế toán. theo các thông tin đã thu nhâp đợc, kiểm toán viên đa ra kết luận sơ bộ về độ tin cậy của quá trình sử lý các thông tin tài chính trong chu trình kế toán.
2.2.2. Thực hiện kiểm toán
Thử nghiệm kiểm soát
Để đảm bảo việc thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm phát hiện những sai phạm tiềm tàng của doanh nghiệp trong chu trình tiền lơng và nhân viên, kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, điều tra và thu thập các văn bản về chế độ chính sách tiền lơng làm cơ sở cho việc ghi chú về hệ thống kiểm soát tại đơn vị.
Các tài liệu đợc kiểm toán viên thu thập bao gồm:
Quy chế tuyển dụng lao động và ký kết hợp đồng lao đồng.
Quy định tổ chức hạch toán trong Công ty.
Quyết định của công ty về việc giao đơn giá tiền lơng năm 2003.
Và các văn bản, chính sách khác có liên quan.
Kiểm toán viên cũng tiến hành phỏng vấn:
Phỏng vấn nhân viên kế toán về phơng pháp tổ chức hạch toán kế toán.
Phỏng vấn quản đốc phân xởng về chế độ chấm công.
Phỏng vấn nhân viên phòng Tổ chức tình hình lao động trong Công ty.
Phỏng vấn Ban giám đốc về chính sách phê duyệt tiền lơng, tiền thởng.
Phỏng vấn nhân viên về chế độ tiền lơng đợc hởng.
Bảng 2: Những nét chính trong qui chế lơng tại Công ty ABC
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Tìm hiểu về qui chế l ơng Công ty ABC (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
1. Bộ phận trực tiếp sản xuất : Phân xởng 1, 2, 3 và phân xởng giấy đế
Căn cứ để tính lơng cho các phân xởng là
+ Khối lợng công việc sản phẩm hoàn thành trong kỳ + Định mức
* Xí nghiệp 1: 4.125.000đ/ cont xuất khẩu. Trong đó ăn ca là 440 000đ, nhà bếp 92.000đ, bốc lề là 55.000đ
* Xí nghiệp 2: 235.000đ/tấn xuất khẩu (1cont= 19,5 tấn) ăn ca 440.000 đ/ cont
* Xí nghiệp 3: lơng 18 496 000đ/ cont mã kim 15 645 000đ/ cont thọ kim 21 945 000đ/ cont trung kim
Xí nghiệp giấy đế: đơn giá 168 000đ/ tấn ăn ca 12 600đ/ tấn
- Phòng kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho để xác định khối l- ợng sản phẩm hoàn thành và đơn giá lơng để tính lơng cho các phân xởng (gồm cả ăn ca). Phụ trách phân xởng sẽ chia lơng cho ngời lao động, bảng chia lơng ký nhận sẽ đợc chuyển lên phòng kế toán lu.
2. Bộ phận gián tiếp
Cơ sở trích lơng đối với bộ phận gián tiếp là:
+ Thu nhập bình quân một ngày lơng sản phẩm.
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) _________________ Tìm hiểu về qui chế l ơng Công ty ABC (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE + Hệ số cấp bậc.
+Tình hình thực hiện kế hoạch.
Công ty có ban hành QĐ30/HĐQT nêu rõ cách tính lơng của bộ phận gián tiếp, hệ số cấp bậc, thực hiện kế hoạch.
3. Bộ phận thu mua : Bộ phận thu mua gồm năm ngời đợc hởng + Lơng cố định
+ Lơng theo sản phẩm
4 Qui trình hạch toán và thanh toán lơng:
Hàng tháng vào 10-15 các xí nghiệp, bộ phận gián tiếp tạm ứng một phần lơng, kế toán hạch toán trích lơng vào chi phí đúng bằng số tạm ứng. Đến đầu tháng sau, các xí nghiệp phải gửi bảng thanh toán lơng theo sản phẩm từng bộ phận (có ký xác nhận của của kế toán theo dõi tại xởng) Giám đốc xem xét ký duyệt. Phòng kế toán
căn cứ vào bảng thanh toán lơng này để thanh toán cho các bộ phận sau khi đã trừ tạm ứng. Bảng thanh toán lơng này là cơ sở để hạch toán vào chi phí. Nếu số tạm trích lớn hơn số thực chi thì sẽ trừ số chênh lệch đó vào số lơng đợc trích vào tháng sau.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lơng và nhân viên của công ty ABC đợc kiểm toán viên đánh giá là khá chặt chẽ. Hệ thống tuyển chọn của đơn vị t- ơng đới tốt trong khâu tuyển chọn. Việc chấm công, tính và thanh toán lơng có sự tách bạch giữa bộ phận chấm công và bộ phân thanh toán lơng. Viêc hạch toán tiền l- ơng đã tuân thủ theo chế độ kế toán Việt Nam hiên hành.
Bảng 3: Trích quyết định phê duyệt tính lơng của Công ty ABC
Cơ sở dẫn đến trích thu nhập bình quân một ngày lơng sản phẩm của bốn xí nghiệp là lấy tổng số lơng sản phẩm của bốn xí nghiệp kể cả tiền ăn ca chia cho tổng số ngày công lao động mà bốn xí nghiệp trên đã thực hiện trong tháng.
Tiền lơng sản phẩm của bộ máy quản lýđiều hành các đơn vị phục vụ sản suất nên ở đoạn một đợc hình thành số lợng nh sau:
Chủ tịch hội đồng quản trị tiền công một ngày từ 3,5 x A đến 4,5 x A.
Phó chủ tịch hội đồng quản trị, phó tổng giám đốc kiểm soát viên trởng trên công từ 2,2 x A đến 3,2 x A.
Các trởng phòng nhân viên trong tháng đợc hởng tiền công một ngày từ 2 x A đến 2,2x.A.
Các phó trởng phòng ngiệp vụ: 85% tiền công trởng phòng.
Các cán bộ nghiệp vụ có trình độ đại học, cao đẳng tiền công một ngày 1,2 x A.
Các cán bộ nhan viên có trình độ trung cấp tiền công một ngày 1,2xA.
Thu nhập bình quân một ngày lơng sản phẩm Tổng thu nhập 4 xí nghiệp
Các nhân viên khác một ngày 0.8 x A đến 1x A.
Các thủ trởng đơn vị phục vụ gồm: xởng cơ điện, phòng bảo vệ hoàn thành nhiệm vụ đợc hởng từ 1,8 x A đến 2,2 x A
Các phó thủ trởng các đơn vị phục vụ đợc hởng 85% tiền công thủ trởng.
- Công nhân lao động các đơn vị phục vụ tiền công một ngày từ 0.9 x A đến 1.1x.A
Các xí nghiệp thành viên
- Hoàn thành kế hoạch trong tháng. Tiền công của giám đốcbằng ba lần lơng trung bình của xí nghiệp. Phó giám đốc bằng 85%tiền công của giám đốc. Những đơn vị cha có phó giám đốc thì giám đốc lĩnh tiền công thêm 0.5 lần - Xí nghiệp hụt kế hoạch đến 10%thì tiền công giám đốc bằng một 1.6 lơng bình quân của xí nghiệp. Phó giám đốc bằng 85%tiền công giám đốc
- Xí nghiệp hụt kế hoạch từ 11% đến20% thì tiền công giám đốc bằng 1.6 lần lơng bình quân của xí nghiệp, phó giám đốc bằng 85% tiền công của giám đốc. Xí nghiệp ngừng việc do nguyên nhân bất khả kháng, giám đốc và phó giám đốc hớng lơng cấp bậc nhng không quá 6 tháng. Nếu sau đó không đợc điều đi làm việc ở đơn vị khác thì hởng trợ cấp hàng tháng, mức trợ cấp do chủ tịch hội đồng quản trị quy định.
Phụ cấp cho hội đồng quản trị, kiểm soát viên, th kí hội đồng quản trịđ- ợc thực hiện nh sau:
Hoàn thành kế hoạch tháng lợi nhuận sau thuếđạt 8%trên doanh thu trở lên thì các thành viên trên đợc phụ cấp mức 80% lơng sản phẩm của từng thành viên trong tháng đó, th kí hội đồng quản trị, kiểm soát viên ngoài công ty dợc phụ cấp 200.000đ/ tháng.
Hoàn thành kế hoạch tháng, lợi nhuận sau thuế đạt mức dới 8% trên doang thu thì các thành viên nêu trên dợc phụ cấp mức 60% lơng sản phẩm của từng lợi nhuận trong tháng đó th kí kiểm soát viên bên ngoài công ty đợc phụ
cấp 150.000đ/ tháng. Kiểm soát viên ngoài công ty làm việc liên tục từ 2 ngày trở lên đợc hởng lơng 50.000đ/ ngày.
Không hoàn thành kế hoạch kinh doanh trong tháng không thực hiện chế độ phụ cấp trên.
Các nhân viên nêu trên chỉ đợc hởng phụ cấp hàng tháng khi công việc chuyên môn nghiệp vụ của mình đợc hoàn thành có hiệu quả đợc chủ tịch hội đồng quản trị xác nhận.
Thủ tục phân tích
Sau khi đã có đợc những thông tin ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lơng và nhân viên của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành các thủ tục phân tích nhằm phát hiện những biết động lớn đối với tiền lơng và các khoản trích trên lơng. Đối với từng khác hàng, các thủ tục phân tích là khác nhau.
Để phân tích biến động nhân sự trong năm 2003 tại công ty, kiểm toán viên thu thập số liệu trên Bảng tính lơng. Trên cơ sở các số liệu thu thập đợc kiểm toán viên đánh giá không có sự biến động đáng nghi ngờ tại công ty. Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên để lại nh sau:
Bảng 4: Phân tích biến động nhân sự tại công ty ABC
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Phân tích biến động nhân sự (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Tháng Số lao động Quĩ lơng Lơng trung bình
1 447 380.525.000 851.286
2 447 420.675.000 941.107
3 450 400.071.060 889.046
4 449 412.212.720 918.068
5 449 404.682.100 901.296 .. …. ……… ………. 11 455 425.800.000 935.824 12 452 427.564.500 945.939 TB 449 410.608.400 920.568.
Trên cơ sở nguồn số liệu thu nhập từ các sổ cái chi tiết TK334 và các tài khoản chi phí có liên quan ( 622, 6271, 6421), kiểm toán viên thực hiện phân tách phat sinh co các tài TK334 theo từng tháng và theo từng loại chi phí nhằm phan tích biến động trong tổng chi phí tiền lơng cũng nh biến động của từng loại chi phí tiền lơng.
Bảng 5: Phân tích tài khoản 334 theo quý
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ tài khoản 334 (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Quý TK622 TK6271 TK6421 Tổng
1 888.740.886 39.381.760 172.268.600 1100.391.246 2 1239.938.819 49.877.410 264.498.370 1554.314.599 3 969.343.117 43.929.270 204.755.430 345.627.817 4 1354.604.271 56.250.100 264.409.940 1666.264.311 Qua thực hiện phân tích, kiểm toán viên không thấy có những biến động bất thờng trong tổng số chi phí tiền lơng giữa các quý. Tuy nhiên lại có sự biến động giữa các quý trong từng loại chi phí. Kiểm toán viên nhận định có thể tồn tại hiện tợng phân loại sai chi phí. Do đó kiểm toán viên sẽ tập trung kiểm tra chi tiết trong thực hiện kiểm tra chi tiết.
Trên cơ sở phân tích quỹ lơng thu đợc, kiểm toán viên thực hiện phân tích phát sinh nợ tài khoản 334 theo các tài khoản đối ứng, nhằm kiểm tra sự biến động cảu chi phí lơng và các khoản trích theo lơng qua các quý
Bảng 6: Phân tích phát sinh nợ tài khoản 334
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Tài khoản 334 (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Quý TK111 TK3383 TK3384 TK138 Cộng 1 1.193.777.531 6.244.608 1.248.921 0 1.201.271.060 2 1.472.497.146 6.322.983 1.264.596 0 1.480.084.725 3 1.268.088.747 6.222.150 1.244.430 29.007.000 1.304.562.327 4 1.616.612.224 6.084.375 1.216.875 0 1.623.913.474 Bảng 7: Phân tích phát sinh có BHXH (W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Bảo hiểm xã hội (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Quý TK2412 TK627 TK 642 …. Tổng 1 1.526.836 3.028.369 5.956.854 15.562.320 2 985.560 3.526.654 6.350.584 16.250.648 3 1.103.368 3.250.843 6.642.369 16.856.954 4 1.206.236 3.456.324 6.675.692 17.896.364 A&C Co A&C Co
Qua phân tích cho thấy tiền lơng trả cho ngời lao động và các khoản khấu trừ theo lơng có sự biến động qua các quí nhng biến động này không đáng kể. Đối với các khoản trích theo lơng đã phù hợp trong việc trích, và phân bổ cho từng bộ phận là hợp lý.
Khảo sát nghiệp vụ và kiểm tra chi tiết
Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích kiểm toán viên nhận thấy rằng việc thực hiện kiểm tra chi tiết nên tập trung vào các thủ tục kế toán có hệ thống kiểm soát yếu hoặc các khoản mục phát sinh chênh lệch và có biến động lớn sau khi phân tích. Các thủ tục thực hiện bao gồm:
Khảo sát nhân viên khống
Khảo sát lơng khống
Kiểm tra việc thanh toán lơng
Kiểm tra việc thanh toán lơng và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ