- Các xí nghiệp xây dựng: Là đơn vị trực thuộc Cơng ty, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ xây lắp các cơng trình xây dựng Xí nghiệp cĩ phiên hiệu riêng và cố định,
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng, trình tự lập, luân chuyển và xử lý chứng từ 1 Đối với NVL nhập kho
2.2.3.1.1. Đối với NVL nhập kho
Các chứng từ liên quan đến nhập kho vật tư tại Cơng ty
- Giấy đề nghị cung ứng vật tư (do cơng trường lập gửi về phịng vật tư xe máy và được lưu tại phịng vật tư xe máy)
- Hĩa đơn GTGT (hĩa đơn bán hàng) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư
- Phiếu nhập kho
Cách lập và luân chuyển chứng từ
Tại Cơng ty Cổ phần xây dựng 47, khi cĩ yêu cầu cung ứng vật tư từ các đơn vị cơng trường gửi về phịng vật tư xe máy. Phịng vật tư xe máy sẽ kiểm tra, theo dõi và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư theo đúng yêu cầu. Sau đĩ phịng vật tư xe máy chuyển tồn bộ chứng từ sang cho phịng kế tốn tài vụ. Bộ phận kế tốn vật tư tiến hành kiểm tra, đối chiếu và lên chứng từ vật tư.
Phiếu nhập kho được dùng để xác định số lượng vật tư, giá trị vật tư nhập kho và làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh tốn tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người cĩ liên quan và ghi sổ kế tốn. Do đĩ phiếu nhập kho cần phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Sau khi cĩ đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng đơn vị, người giao hàng, thủ kho thì 3 liên sẽ được phân chia và luân chuyển như sau:
- Liên 1: Lưu tại phịng vật tư xe máy của Cơng ty 47 - Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi thẻ kho
- Liên 3: Giao cho kế tốn vật tư
Ví dụ về nhập kho nguyên vật liệu tại Cơng ty CPXD 47 trong tháng 1/2010 như sau:
Theo hĩa đơn số 023603 ngày 07 tháng 01 năm 2010, Cơng ty Cổ phần xây dựng 47 đã mua 5000 kg xi măng Hồng Mai PCB 40 tại Cơng ty Cổ phần xi măng vật liệu xây dựng – xây lắp Đà Nẵng, với đơn giá mua là 1.028,57đ/kg, thuế GTGT 10%. Cơng ty đã thanh tốn bằng tiền mặt và nhập kho theo phiếu nhập số 05.
Theo ví dụ trên, sẽ cĩ những hĩa đơn, chứng từ sau( Trang bên)
Sau khi hàng hĩa mua về, kế tốn căn cứ vào hĩa đơn và kiểm tra số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hĩa, nếu thấy đúng số lượng, quy cách phẩm chất thì nhân viên phịng vật tư xe máy tiến hành lập phiếu nhập. Với trình tự kiểm tra kế tốn
này thì đơn vị đã cĩ sự kiểm tra, kiểm sốt chặt chẽ việc nhập NVL giữa số lượng thực tế nhập kho với chứng từ do người mua vật tư mang về và tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 152 : 5.142.850
Nợ TK 1331 : 514.2850 Cĩ TK 1111 : 5.657.135
bản kiểm nghiệm cĩ số liệu thực tế Hĩa đơn GTGT (hĩa đơn bán hàng)
HĨA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: CA/2007T
Liên 2: (Khách hàng) No 023603 Ngày 07 tháng 01 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Cơng ty Cổ phần xi măng VL XD – XL Đà nẵng Mã số thuế: 04 00101820 006
Địa chỉ: 72 – Tây Sơn – TP Quy Nhơn – Bình Định * Điện thoại: 056.546706 Tài khoản: 102010000407252 Ngân hàng Cơng Thương Bình Định
580 10 00 000096 5 Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Tỉnh Bình Định
Họ tên người mua hàng: Lê Song Hải Tên đơn vị: Cơng ty Cổ phần xây dựng 47
Địa chỉ: 08 – Biên Cương – Quy Nhơn – Bình Định Số tài khoản: 2000201236786
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt MS: 4100258747
STT Tên hàng hĩa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1X2
01 Xi măng Hồng Mai PCB 40 Kg 5000 1.028,57 5.142.850
Cộng tiền hàng: 5.142.850
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 514.285 Tổng cộng tiền thanh tốn: 5.657.135 Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu, sáu trăm năm mươi bảy ngàn, một trăm ba mươi lăm đồng chẵn./.
Người mua hàng Kế tốn Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên)
Bảng 2.4 biên bản kiểm nghiệm vật tư
Cơng ty cổ phần xây dựng 47 Mẫu số: 02 - VT