II. Một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ở Công ty Hoá Chất Mỏ.
7. Chức năng quản lý hành chính, pháp chế và bảo vệ công ty
+ Nghiệp vụ văn phòng(văn th, bảo mật, lễ tân)
+ Chuẩn bị, lu trữ, phổ biến các văn bản mang tính pháp chế, quy định quy định pháp chế của nhà nớc, cấp trên và của công ty
+ Tổ chức các hoạt động đoàn thể, văn hoá, chính trị, phúc lợi
+ Tổ chức việc bảo vệ, an ninh trật tự phục vụ cho sản xuất và công tác tự vệ, quân sự địa phơng
*. Phân loại chức năng quản lý của công ty Hoá chất mỏ
Căn cứ vào đặc điểm của công ty, căn cứ vào các yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản trị nhằm xây dựng bộ máy quản lý theo hớng tinh giảm, nhng vẫn thực hiện hoàn thành tới các chức năng quản lý, ta có thể phân chia chức năng quản lý thành những nhóm sau:
- Chức năng quản lý về kỹ thuật, bảo hộ lao động - Thực hiện chức năng quản lý kế hoạch hoá và đầu t - Chức năng quản lý thơng mại
- Chức năng quản lý tài chính, chức năng quản lý hạch toán kế toán và phân tích kinh doanh
- Chức năng quản lý nhân sự và tổ chức tiền lơng - Chức năng quản lý thanh tra và kiểm toàn nội bộ
- Chức năng quản lý hành chính, pháp chế bảo vệ công ty
Nh vậy việc phân nhóm này vẫn giống nh việc phân nhóm hiện nay của công ty, vẫn bao gồm 9 phòng ban của công ty:
+ Phòng kế hoạch và chỉ huy sản xuất. + Phòng thơng mại
+ Phòng thống kê kế toán tài chính. + Phòng kiểm toán
+ Văn phòng công ty
+ Phòng thanh tra bảo vệ pháp chế. + Phòng kỹ thuật an toàn.
+ Phòng thiết kế đầu t.
Biện pháp 2 . Tổ chức lại bộ máy tham mu theo hớng tinh giảm hiện thực và hiệu quả
Nh phần đánh gia cơ cấu bộ máy quản lý công ty Hoá Chất Mỏ ta thấy tầm quản lý ở các phó giám đốc là không đồng đều. Công ty Hoá Chất Mỏ là công ty sản xuất vật liệu nổ công nghiệp, do tính chất của sản phẩm mang nặng về tính kỹ thuật, sản xuất khó khăn, cho nên các phòng ban về sản xuất có khối lợng công việc nhiều hơn. Cụ thể là: phòng sản xuất và phòng kỹ thuật an toàn có phạm vi hoạt động nhiều hơn, trong khi đó các phòng khác nh phòng thống kê, kế toán tài chính, thơng mại thì phạm vi hoạt động ít hơn. Do vậy, có thể sắp xếp phó giám đốc sản xuất chỉ huy trực tiếp 2 phòng: Phòng sản xuất và phòng kỹ thuật an toàn. Còn phó giám đốc kinh tế quản lý các phòng: Phòng thơng mại, phòng thanh tra và bảo vệ pháp chế, văn phòng công ty. Và phòng thống kê, kế toán tài chính có thể tách riêng độc lập dới sự quản lý của kế toán trởng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc. Phòng kiểm toán là một phòng độc lập để kiểm tra, giám sát phòng thống kê, kế toán tài chính. Do vậy, nên đặt phòng kiểm toán dới sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc.
Nh vậy, cơ cấu bộ máy quản lý công ty Hoá Chất Mỏ có phần gọn nhẹ, tinh giảm hơn các mối quan hệ chức năng đợc cải tiến hơn vì chỉ thông qua 2 phó giám đốc. Nó cũng tăng cờng vai trò lãnh đạo cao của giám đốc công ty và phó giám đốc.
Biện pháp 3. Xây dựng và thực hiện công tác tiêu chuẩn hoá đội ngũ lao động quản lý ở công ty để tạo điều kiện cho sự phát triển nguồn nhân lực.
a) Mục đích tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ.
- Tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý nhằm bố trí đội ngũ cán bộ, nhân viên quản lý đúng ngời, đúng việc, phát huy hết năng lực cá nhân của mỗi ngời trong bộ máy quản lý, hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn đợc giao, trên cơ sở đó hoàn thành các chức năng đã đề ra.
Một trong những nguyên nhân làm cho các doanh nghiệp nhà nớc khi chuyển sang cơ chế thị trờng là đội ngũ cán bộ quản lý không đáp ứng đợc theo yêu cầu nhiệm vụ mới mà đó là hậu quả của nhều nhân tố trong đó khâu yếu tố quan trọng nhất trong khâu quản lý là: “nhìn ngời để phân việc”. Rõ ràng cách bố trí là căn cứ vào việc để tìm ngời. Một vấn đề khác làm bộ máy quản lý không phát huy hết sức mạnh là từng cá nhân trong bộ máy cha thực hiện hết chức năng của mình, đó là do họ cha hiểu hết tầm quan trọng của từng nhiệm vụ hoặc cha nắm hết nhiệm vụ của mình đang làm và do cán bộ phụ trách không đôn đốc kiểm tra công việc của nhân viên đó.
Để thực hiện tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý cần tiến hành các bớc sau:
Những yêu cầu:
b1. Công tác đầu tiên cần tiến hành là xây dựng chức danh và quy định chức trách của từng vị trí quản lý, đó là chức danh của từng phòng, từng tổ sản xuất kế hoạch
Trên cơ sở các chức danh đã xây dựng, căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ của việc hoàn thành các chức năng quản lý của công ty để đề ra yêu cầu về số lợng ngời cho từng chức danh (ví dụ: nhân viên kỹ thuật- điều độ 2 ngời, nhân viên thống kê: 1 ngời); trình độ chuyên môn nghiệp vụ (đại học,trung học, sơ cấp) và các yêu cầu khác cần có (tuổi đời, phẩm chất, chính trị, giới tính...)
Chức danh, chức trách là cơ sở để xây dựng quy chế làm việc của từng cán bộ quản lý từ giám đốc tới nhân viên thuộc các phòng ban chuyên môn, các mối quan hệ công tác, công tác lãnh đạo, kiểm tra, đôn đốc hàng ngày. b2. Sau khi đã hoàn chỉnh việc hoàn thiện chức danh, chức trách. Tiến hành kiểm tra rà soát lại toàn bộ vị trí trong bộ máy quản lý. Đối với những vị trị đã đủ tiêu chuẩn, thì kiểm tra năng lực; mặt nào còn hạn chế thì cần có kế hoạch bồi dỡng, đào tạo lại trong thời gian ngắn. Những vị trí cha đủ tiêu chuẩn, không đảm đơng đợc nhiệm vụ thì cần có kế hoạch đào tạo lại, bồi d- ỡng nếu không đợc thì thay thế.
b3. Xã hội loài ngời phát triển không ngừng, những kiến thức ngày nay có thể ngày mai đã lạc hậu. Do vậy việc quan tâm tới đào tạo con ngời là một chiến lợc trung tâm nên các cán bộ quản lý, lãnh đạo quản lý công ty không ngừng nâng cao trình độ để tiếp cận với những kiến thức mới đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.
b4. Lề lối, tác phong làm việc có ảnh hởng không nhỏ tới chất lợng làm việc của ngời quản lý. Thực hiện tốt việc tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý. Để làm tốt cần xây dựng một lề lối, tác phong làm việc công nghiệp, xem xét việc hoàn thành nhiệm vụ thông qua các nhiệm vụ đợc giao. Đó là thớc đo để đánh gía năng lực phẩm chất của cán bộ.
Ngoài ra công ty cần phải chú trọng tới các trang thiết bị, dụng cụ làm việc, bàn ghế, các loại sổ sách giấy tờ... để tăng chất lợng làm việc của nhân viên quản lý.
Nhờ đó, chúng ta sẽ có một đội ngũ cán bộ quản lý mạnh, có năng lực. Công việc luôn đợc giải quyết một cách khẩn trơng nhanh chóng, không có công việc bị tồn đọng, hay việc bị chồng chéo nên nhau.
Biện pháp 4. Cần có sự phân công phân cấpquản lý rõ.
Để cho cơ cấu bộ máy quản lý hoạt động tốt hơn thì công tác đầu tiên của doanh nghiệp phải có sự phân quyền đạt hiệu quả cao. Nh vậy thì việc
giao phó quyền hạn và nhiệm vụ phaỉ cụ thể và tổng quát có thể thực hiện bằng văn bản. Việc phân quyền này nó thể hiện, đi liền với quyền lực và trách nhiệm, quyền lực càng cao thì trách nhiệm càng lớn. Khối lợng công việc trí óc tăng lên, có những vấn đề cần giải quyết. Để giải quyết đợc thì phải có nhiều ngời làm, muốn vậy phải có quyền lực để ra lệnh cho ngời khác. Nếu sự giao phó quyền lực không rõ ràng thì trớc hết ngời quản lý không biết trách nhiệm và quyền hạn của mình. Sự tranh giành quyền lực sẽ dẫn đến mâu thuẫn trong nội bộ công ty, dẫn đến các công việc khó đợc giải quyết. Ngời phân quyền phải nhận rõ những mâu thuẫn chồng chéo với các cơng vị công tác khác nhau, để từ đó ra những văn bản cụ thể để phân quyền trong công ty.
Khi giao quyền thì các thành viên phải tuân theo những nguyên tắc chung của công ty về trách nhiệm và quyền hạn, phạm vi hoạt động. Ngời đợc giao quyền phải tơng xứng, đảm bảo có khả năng hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Có nghĩa là họ phải có trình độ, kinh nghiệm, có năng lực, có t cách đạo đức..
Biện pháp 5.Cần định rõ ràng các mối quan hệ trực tuyến, chức năng