Người đánh giá là lãnh đạo trực tiếp như hiện nay rất hợp lý vì chỉ có người lãnh đạo trực tiếp mới có thể nắm hết được công việc của người lao động, người lãnh đạo sẽ có một tầm nhìn bao quát, rộng về yêu cầu để hoàn thành công việc cũng như đo đếm được sự hoàn thành vượt mức những yêu cầu của công việc của người lao động. Đây là người đánh giá chính, và có tính quyết định nhất. Người đánh giá chính không thể là bản thân, cấp dưới hay đồng nghiệp. Nếu người đánh giá chính là bản thân thì khó để bản thân
người lao động thừa nhận mặt chưa tốt của mình, còn nếu là cấp dưới thì kết quả đánh giá cũng khó mà chính xác do không phải ai cũng có thể nhận xét thẳng thắn về cấp trên của mình. Người đồnh nghiệp cũng không thể trở thành người đánh giá chính nhưng họ có thể trở thành người đánh giá tham khảo.
Phòng TCCB - LĐTL cần có trách nhiệm giám sát để đảm bảo việc đánh giá theo đúng kế hoạch mà công ty đề ra. Hơn nữa, phòng TCCB - LĐTL cũng cần phải có nhiệm vụ tổ chức đào tạo người đánh giá. Vì không phải ai cũng có hiểu biết về công tác đánh giá thực hiện công việc vì thế cần làm cho người đánh giá hiểu tầm quan trọng của công tác mà họ sẽ thực hiện và những hiểu biết về công tác đánh giá thực hiện công việc. Trước nhất, công ty cần cung cấp các văn bản hướng dẫn chi tiết về công tác đánh giá thực hiện công việc. Các văn bản này cần bao gồm:
- Hướng dẫn cho người đánh giá hiểu tầm quan trọng và mục đích của công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty.
- Ban hành các bản mẫu như bản mẫu 1: đánh giá thực hiện công việc, bản mẫu 2: bản giao nhiệm vụ tháng, kèm theo đó là hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện các bản này cũng như việc lưu trữ chúng.
Bên cạnh đó công ty có thể thực hiện đào tạo cho người đánh giá. Tuy nhiên, vì địa bàn quản lý của công ty quá rộng ( toàn miền Bắc) lại không tập trung nên việc tập huấn sẽ tốn thời gian và chi phí. Mặt khác, công ty cũng có đoàn quy định chấm điểm, kiểm tra các đơn vị theo từng quý, trong đoàn chấm điểm, kiểm tra đó yêu cầu phải có ít nhất một cán bộ trong phòng TCCB - LĐTL vì thế khi người cán bộ này xuống cơ sở có thể kết hợp với việc hướng dẫn người đánh giá. Người đánh giá trước đó đã tự tìm hiểu thông qua các văn bản hướng dẫn, nếu có những điều chưa hiểu thì người cán bộ TCCB - LĐTL có thể giải thích thêm. Điều này làm người đánh giá có thể
hiểu rõ hơn về công tác đánh giá thực hiện công việc mà lại không phát sinh thêm chi phí cho công ty.
3.2.4 Chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá phù hợp nhất là 6 tháng vì nếu như hiện nay đánh giá theo các tháng thì chu kỳ đánh giá quá ngắn, hầu hết các công việc cần một khoảng thời gian để hoàn thành. Tuy nhiên không nên để chu kỳ quá dài vì sẽ làm mất tính thời sự của đánh giá thực hiện công việc.
Điều đó cũng không có nghĩa là cứ theo đúng chu kỳ mới thực hiện đánh giá. Công tác đánh giá thực hiện công việc cần được làm thường xuyên để có thể nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của người lao động, hơn nữa trong quá trình thực hiện công việc có thể có nhiều lúc người lãnh đạo trực tiếp phải đôn đốc nhắc nhở người lao động vì không phải lúc nào người lao động cũng tự giác làm việc. Đánh giá chính thức với mục đích tổng kết một cách có hệ thống các mặt thực hiện công việc của người lao động từ đó có nhận xét tổng quan về mức độ hoàn thành công việc của họ.
3.2.5 Phỏng vấn đánh giá
Chọn người phỏng vấn đánh giá: do đặc điểm công ty, em thấy người phỏng vấn đánh giá mà công ty hiện nay đang chọn là hợp lý đó là người lãnh đạo trực tiếp.
Lựa chọn phương pháp phỏng vấn đánh giá phù hợp. Trong đó phương pháp tổng hợp là phương pháp mới và đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới, là phương pháp kết hợp giữa nói, nghe, thuyết phục và cùng nhau tìm cách giải quyết vấn đề. Mặt khác, bất cứ người nào cũng không thích bị người khác chỉ trích hoặc nhận xét trước đám đông trừ khi người này hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đặt ra mà điều này không phải bao giờ cũng xảy ra. Vì vậy, người phỏng vấn đánh giá nên gặp riêng từng người chứ không nên tổ chức
họp công khai như Công ty Truyền Tải Điện 1 và nhiều công ty khác đang làm. Nếu người phỏng vấn đánh giá gặp mặt định kỳ với từng người lao động thì công tác phỏng vấn sẽ trở nên dễ dàng hơn, ít gây áp lực hơn cho người lao động và có thể tập trung hướng tới các mục tiêu của phỏng vấn đánh giá hơn.
Nơi phỏng vấn đánh giá cũng cần được chọn lựa, nếu có điều kiện nên tổ chức tại phòng họp chung của đơn vị, đặc biệt không nên tổ chức phỏng vấn đánh giá tại văn phòng làm việc của người đánh giá vì như vậy sẽ làm tăng áp lực cho người lao động và làm cho họ cảm thấy không được thoải mái.
Người lao động nên được thông báo trước 1 đến 2 ngày kèm nội dung cơ bản để người lao động chuẩn bị trước, khi đó người lao động sẽ thêm chủ động khi tham gia vào cuộc phỏng vấn. Thêm vào đó nhà quản lý cũng có thể tìm hiểu thêm suy nghĩ của nhân viên thông qua bảng hỏi.
Nội dung phỏng vấn đánh giá:
- Kết quả đánh giá thực hiện công việc
- Nhận xét những điểm mạnh, yếu trong thực hiện công việc của người lao động.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc, mục tiêu, kế hoạch kỳ tới
- Những khóa đào tạo, tập huấn mà người lao động nên tham gia trong tương lai, hay những kỹ năng mà người lao động nên trau dồi để phục vụ tốt hơn cho công việc cũng như cho khả năng phát triển sự nghiệp của người lao động.
- Những biện pháp nâng cao hiệu quả thực hiện công việc của người lao động.
Một cuộc phỏng vấn đánh giá được coi là thành công nếu như sau cuộc phỏng vấn, nhân viên có động lực để phấn đấu, có cảm giác tích cựu, thoải mái. Để làm được như vậy, người phỏng vấn đánh giá cần có kỹ năng phỏng vấn. Những kỹ năng mà người phỏng vấn đánh giá cần là:
. Kỹ năng giao tiếp, sự khéo léo trong ứng xử. Cùng một vấn đề nhưng truyền đạt thế nào cho người lao động nhìn ra vấn đề để cải tiến công tác là cả một vấn đề. Nếu người phỏng vấn đánh giá không khéo có thể làm cho người lao động chống đối lại hoặc thấy có áp lực nặng nề. Từ đó khiến phỏng vấn đánh giá thất bại do không đạt được mục tiêu mà nó đề ra.
. Kỹ năng quản lý thời gian và điều khiển áp lực của cuộc phỏng vấn vì mọi lao động tham gia vào cuộc phỏng vấn đều sẽ cảm thấy rất căng thẳng và có áp lực nặng nề. Vì vậy, người phỏng vấn đánh giá cần biết cách giảm sự căng thẳng trong cuộc phỏng vấn, tạo tâm lý thoải mái cho người lao động. Nhưng cũng phải có sự quản lý thời gian rõ ràng, trong thời gian ngắn nhất mà có thể đề cập tới tất cả các vấn đề mà không làm cho người lao động cảm thấy nặng nề đó là sự thành công của người phỏng vấn.
. Kỹ năng ra quyết định, giải quyết vấn đề: muốn có được điều này người phỏng vấn đánh giá cần phải được đào tạo về cách phân tích vấn đề để nhận biết được đâu là nguyên nhân chính gây ra thất bại trong thực hiện công việc của người lao động để chỉ cho họ thấy được vấn đề và phương hướng giải quyết. Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng vì mục tiêu trước nhất của cuộc phỏng vấn là giúp người lao động cải thiện hiệu quả công tác trong tương lai.
. Kỹ năng giải quyết xung đột, làm việc nhóm: do trong cuộc phỏng vấn, đối tượng phỏng vấn sẽ có những ý kiến trái ngược với người phỏng vấn vì vậy, tìm hướng đi chung, tiếng nói chung giữa người phỏng vấn đánh giá
và đối tượng phỏng vấn rất quan trọng. Vì thế, người phỏng vấn đánh giá cần phải biết cách điều khiển cuộc phỏng vấn, tức người phỏng vấn phải có vai trò như một trưởng nhóm, hướng mục tiêu của các cá nhân về mục tiêu chung của tổ chức.
Sau cuộc phỏng vấn đánh giá, cần ghi lại kết quả buổi phỏng vấn thành biên bản rồi tập hợp lại với kết quả phỏng vấn của các cá nhân khác sau đó thông báo cho nhân viên và gửi kết quả cho phòng TCCB-LĐTL.