V. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC LẬP GIÁ DỰ THẦU CỦA CÔNG TY 50
2. Những hạn chế trong công tác lập giá dự thầu ở Công ty 5
2.1. Thu thập thông tin về các gói thầu còn hạn chế. 52
Công tác tìm hiểu thông tin về các gói thầu dù có được phát động trong toàn Công ty nhưng do không phân chia trách nhiệm cụ thể cho một ai nên chưa được quan tâm tìm hiểu đúng mức như:
- Tình hình biến động đầu vào: việc tính giá dự thầu tiến hành logic, đúng trình tự nhưng công tác dự báo xu thế tăng giảm giá chưa chú ý xem xét nên cán bộ tính giá buộc phải cập nhật và điều chỉnh sau dẫn đến giá dự thầu không sát với thực tế khi nhà thầu trúng thầu tiến hành thi công.
- Đặc biệt là công tác tìm hiểu thông tin về các Công ty cùng tham dự gói thầu hầu như chưa có. Cán bộ lập giá dự thầu chỉ mới thực hiện theo đúng quy trình đặt ra mà chưa có sự cân nhắc đến giá bỏ thầu của đối thủ. Do vậy, giá đưa ra nhiều khi còn cao khó cạnh tranh được.
Hệ thống internet cũng chưa được kết nối, mà internet là một nguồn thông tin vô cùng thuận tiện, mang tính cập nhật và phong phú, có thể nâng cao hiểu biết, kinh nghiệm cũng như các kiến thức chuyên ngành cho nhân viên và quản lý. Đây cũng là yếu tố không nhỏ ảnh hưởng tới công tac thu thập thông tin.
2.2. Hệ thống đơn giá của Công ty về vật liệu, lao động, máy thi công,…đối với từng công trình chưa được cụ thể. 53
Định mức nguyên vật liệu thi công được lấy theo định mức xây dựng cơ bản do nhà nước ban hành chứ Công ty chưa căn cứ vào tình hình thực tế thi công công trình: công trình ở xa hay gần, công tác vận chuyển nguyên vật liệu có thuận lợi hay không, có gần nơi sản xuất vật liệu của Công ty hay không. Do đó, phần hao hụt nguyên vật liệu đối với từng công trình không được xác định rõ ràng mà vẫn tính chung cho tất cả các công trình.
Đơn giá phần lớn nguyên vật liệu thi công được lấy theo đơn giá chung của địa phương, chưa lập được bộ đơn giá riêng nên giá không bám sát được với tình hình thực tế trên thị trường ở thời điểm lập giá.
Đơn giá xe máy thiết bị thi công được lấy theo đơn giá chung của ngành, chưa lập được bộ đơn giá riêng phù hợp với tình hình năng lực của hệ thống trang thiết bị máy móc hiện tại ở Công ty, nên các chi phí máy so với thực tế còn sự chênh lệch khá lớn làm giảm tính cạnh tranh về giá dự thầu.
2.3. Thiếu linh hoạt trong tính giá. 53
Cách tính giá dự thầu của Công ty còn cứng nhắc, thiếu sự linh hoạt, việc quản lý và hạch toán các yếu tố chi phí còn nhiều bất cập, lỏng lẻo, gây khó khăn cho cán bộ lập giá dự thầu trong việc tính toán mức chi phí chung và xác định tỷ lệ lãi dự kiến của mình, do vậy Công ty vẫn áp dụng các tỷ lệ này theo quy định của Nhà nước, điều này làm giảm tính chính xác của công tác lập dự toán, giảm tính cạnh tranh về giá dự thầu trong công tác đấu thầu.
2.4. Đưa ra quyết định về giảm giá nhiều khi chưa hiệu quả.53
Trong nhiều trường hợp, Công ty quyết định giảm giá để cạnh tranh lại không nghiên cứu kỹ thị trường giá cả vật liệu xây dựng, các đối thủ cạnh tranh mà dựa vào cảm tính kinh nghiệm vì vậy, mức giá giảm không hợp lý (giảm quá nhiều). Có thể thắng thầu công trình đó nhưng khi tham gia thi công giá thực tế lớn hơn nhiều so với giá thắng thầu gây thiệt hại cho Công ty. Có trường hợp giá dự thầu tính được cao hơn đối thủ rất nhiều nhưng khi giảm giá lại giảm không đáng kể dẫn đến giá dự thầu không đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư, không cạnh tranh được với đối thủ của mình.
2.5. Cán bộ lập giá và sự phân công công việc chưa hợp lý.54
Công tác đấu thầu của Công ty do phòng kế hoạch - kỹ thuật đảm nhiệm. Bên cạnh đó các cán bộ phòng còn đảm nhận việc điều phối kế hoạch hoạt động cho toàn Công ty, tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và lên phương án hoạt động mới; công tác giám sát và chỉ đạo việc thực hiện…
Có khi có nhiều gói thầu phải hoàn thành cùng một thời gian, công việc dồn dập mà chỉ có một nhân viên phụ trách phần dự toán phải làm theo dõi quá trình thực hiện của tất cả các công trình từ khi tiến hành đấu thầu, thắng thầu đến khi thi công xong, việc lập giá dự thầu, dự toán, lập giá thành chồng chất lên nhau. Đã thế chị còn kiêm cả việc cầm quỹ đoàn của Công ty nên phải chú ý tới cả việc thăm hỏi đồng nghiệp khi ốm đau, các đội thi công trong những dịp lễ tết… mà đáng lẽ phần việc này hoàn toàn có thể giao cho nhân viên phòng hành chính.
Nhân viên tính giá đã làm việc trong nhiều năm, có kinh nghiệm tránh được nhiều nguyên nhân dẫn đến trượt thầu vì giá nhưng trong quá trình lập giá vẫn cần sự giúp sức của nhân viên kỹ thuật trong phòng mới bóc tách được hết khối lượng từ bản vẽ thiết kế đã được duyệt. Nhưng nhân viên kỹ thuật này mới được giao làm đội trưởng đội thi công nên thường xuyên phải đi theo công trình, ít khi có mặt tại văn phòng. Điều này đã khiến cho việc lập giá dự thầu tiến hành chậm hơn.
* Ngoài những khó khăn trên, Công ty còn vấp phải khó khăn không nhỏ đó là thiết bị kỹ thuật: máy vi tính cho phòng kế hoạch – kỹ thuật còn thiếu gây khó khăn chung cho phòng trong khi chuẩn bị công tác đấu thầu làm ảnh hưởng tới việc lập giá dự thầu bị chậm.
* Tất cả những khó khăn này đã làm cho công tác lập giá dự thầu của Công ty bị hạn chế dẫn đến giá dự thầu kém tính cạnh tranh làm giảm khả năng thắng thầu khi tham gia tranh thầu.
