3.1. Hạch toán giảm giá hàng bán
Trờng hợp số thành phẩm đã bán cho khách có thể một số bị kém phẩm chất, khách hàng có yêu cầu xí nghiệp giảm giá, khi nhận đợc đơn từ khách hàng gửi đến, xí nghiệp kiểm tra lại nếu thấy đúng và đồng ý giảm giá thì ghi đơn giá mới và tính ra số tiền phải trả cho khách hàng, kế toán ghi vào tờ kê khoản giảm giá hàng bán. Căn cứ vào tờ kê này kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 532 Nợ TK 3331
Có TK 111,112,131
Cuối kỳ, kế toán xác định toàn bộ số tiền giảm giá trong kỳ, ghi bút toán kết chuyển vào sổ Nhật chung rồi ghi sổ Cái TK 511 theo định khoản:
Nợ TK 511 Có TK 532
Ví dụ: Ngày 02/ 11/ 2003, theo hoá đơn số 3113 xí nghiệp có bán cho hãng Poong Shin một lô hàng với trị giá thanh toán 139.362.050 đồng (8.991,1 USD). Do một số sản phẩm kém chất lợng, ngày 07/ 11/ 2003, xí nghiệp đã chấp nhận giảm giá 1% giá trị lô hàng trên (chứng từ số 3114). Căn cứ vào chứng từ số 3114, kế toán ghi vào tờ kê khoản giảm giá hàng bán:
Biểu số 16
Tờ kê khoản giảm giá hàng bán
Quý IV/ 2003 (trích)
Chứng từ Diễn giải Giảm giá
hàng bán GTGTThuế Tổng cộng
SH NT
... ... ...
3114 07/ 11 Poong Shin, giảm giá 1% (HĐ 3113) trừ vào số nợ 1.393.621 0 1.393.621
... ... ...
Căn cứ vào tờ kê khoản giảm giá hàng bán, kế toán ghi vào sổ Nhật chung theo định khoản:
Nợ TK 532: 1.393.621
Có TK 131: 1.393.621
Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang TK 511: kế toán ghi sổ Nhật ký chung (Biểu số 21- trang 69) rồi ghi sổ Cái TK 511 (Biểu số 12- trang 58) theo định khoản:
Nợ TK 511: 8.141.320
Có TK 532: 8.141.320
3.2. Hạch toán hàng bán bị trả lại
Khi phát sinh trờng hợp hàng bán bị trả lại nếu xí nghiệp chấp nhận lại số hàng này thì ghi vào đơn của khách hàng và họ sẽ mang đến kho để nhập lại. Chi phí vận chuyển số hàng trả lại do hai bên thoả thuận nhng thờng do bên mua phải chịu, kế toán phản ánh trị giá vốn thành phẩm bị trả lại vào tài khoản 531, đến cuối kỳ hạch toán toàn bộ số tiền vào bên Nợ TK 511 để giảm trừ trong tổng doanh thu của kỳ hạch toán. Vì số hàng trả lại phát sinh rất ít nên kế toán hạch toán nh sau:
Căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi lại số tiền phải trả cho khách hàng vào tờ kê hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào tờ kê này kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 531: Phần doanh thu hàng bị trả lại Nợ TK 3331: Thuế GTGT
Có TK 131
Đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán của số hàng này theo định khoản: Nợ TK 155
Có TK 632
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp các khoản hàng bán bị trả lại cho khách hàng vào sổ Nhật ký chung rồi ghi vào sổ Cái TK 511 theo định khoản:
Nợ TK 511: Doanh thu bị giảm (cha có thuế GTGT) Có TK 531
Ví dụ: Ngày 01/12/2003, xí nghiệp có bán cho khách hàng Poong Shin một lô hàng giá trị là 9.135.647 đồng. Do một số thành phẩm không đúng quy cách, ngày 05/12/2003 khách hàng đã trả lại xí nghiệp với trị giá vốn là 1.579.832 đồng, giá bán là 1.789.284 đồng. Xí nghiệp đã nhận lại số hàng này và nhập kho theo phiếu nhập kho số 2982, kế toán ghi nh sau:
Nợ TK 155: 1.579.832
Có TK 632: 1.579.832
Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào tờ kê hàng bán bị trả lại:
Biểu số 17
Tờ kê hàng bán bị trả lại
Quý IV/ 2003 Chứng từ