Quy trình cho vay mua nhà tại chi nhánh do NHTMCP Nhà Hà Nội ban hành theo quyết định 408/2003/HBB-QB ngày 5/7/2003. Quy trình này được các cán bộ tín dụng tại chi nhánh thực hiện một cách nghiêm túc, giúp cho quá trình tín dụng diễn ra một cách khoa học, hạn chế và ngăn ngừa rủi ro có thể xảy ra. Quy trình cho vay mua nhà trả góp tại chi nhánh gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, thẩm định tín dụng, xét duyệt và ký hợp đồng tín dụng, giải ngân và kiểm soát trong quá trình cấp tín dụng và bước cuối cùng là thu nợ và đưa ra các phán quyết tín dụng mới. Nội dung cụ thể của các bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn mua nhà, họ đến trực tiếp gặp nhân viên tín dụng của chi nhánh. Cán bộ tín dụng sẽ giải thích cụ thể về sản phẩm cho vay mua nhà tại chi nhánh, thông báo với khách hàng về trình tự, thủ tục khi tiến hành vay vốn tại ngân hàng. Cán bộ tín dụng hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ vay vốn gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay và hồ sơ chứng minh nguồn trả nợ. Hồ sơ pháp lý của khách hàng gồm: giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, bản sao hộ khẩu thường trú, chứng minh nhân dân của khách hàng ( gồm cả vợ-chồng trong trường hợp khách hàng đã đăng ký kết hôn ). Trong hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng có các giấy tờ như: thông báo về việc chấp thuận bán nhà và nộp tiền ứng trước của cơ quan bán nhà, sơ đồ mặt bằng nhà, đất, hợp đồng mua bán nhà. Để chứng minh mục đích sử dụng vốn vay khách hàng cung cấp các giấy tờ như: quyết định bổ nhiệm chức vụ ( ghi rõ mức lương), giấy phép hoạt động kinh doanh, sổ bán hàng đối với hộ kinh doanh cá thể hoặc giấy chứng nhận, xác nhận sở hữu cổ phần của các công ty, tổ chức…
Cán bộ tín dụng chuẩn bị hồ sơ tài sản đảm bảo, hoàn thiện giấy tờ nghiệp vụ, hướng dẫn khách hàng viết đơn xin vay vốn và yêu cầu khách hàng ký cam kết sử dụng vốn vay đúng mục đích; cam kết để công ty kinh doanh nhà chuyển thẳng hồ sơ mua nhà cho ngân hàng; cam kết đăng ký giao dịch bảo đảm tại cơ quan có thẩm quyền và chịu các chi phí liên quan; cam kết trả gốc và lãi đúng hạn.
Cán bộ tín dụng hướng dẫn khách hàng viết giấy đề nghị vay vốn theo mẫu của Habubank và bản khai báo về sức khỏe để tham gia chương trình bảo hiểm cho vay mua nhà.
Cán bộ tín dụng kiểm tra hồ sơ vay, đối chiếu bản gốc với bản sao, kiểm tra tính chính xác của thông tin ( cán bộ tín dụng có thể liên hệ với cơ quan, công ty nơi khách hàng làm việc để thẩm định lại thông tin do khách hàng cung cấp ).
Bước 2: Thẩm định tín dụng
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình cho vay mua nhà trả góp, nó quyết định chất lượng của món vay, an toàn của ngân hàng trong hoạt động cho vay mua nhà. Các nội dụng thẩm định tín dụng gồm: thẩm định khách hàng và thẩm định tài sản đảm bảo.
Thẩm định khách hàng bao gồm thẩm định tư cách đạo đức, mục đích sử dụng vốn vay và nguồn trả nợ của khách hàng. Cán bộ tín dụng trong quá trình tiếp xúc với khách hàng, sẽ xác định năng lực pháp lý, và năng lực hành vi dân sự của khách hàng. Bên cạnh đó, cán bộ tín dụng phải xem xét đến yếu tố uy tín, tư cách đạo đức của người vay và thẩm định mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng. Nếu cán bộ tín dụng phát hiện sự không trung thực của khách hàng đối với nhu cầu vay vốn thì có nhiều khả năng hồ sơ xin vay của khách hàng sẽ bị ngân hàng từ chối.
Cán bộ tín dụng xem xét hồ sơ chứng minh nguồn trả nợ của khách hàng, thẩm định về tính hợp pháp và ổn định của nguồn trả nợ cho ngân hàng. Cán bộ tín dụng có thể liên hệ với cơ quan nơi khách hàng công tác để xác
minh thông tin khách hàng cung cấp. Việc xác minh nguồn thu nhập hàng tháng của khách hàng có ý nghĩa rất quan trọng vì đây là nguồn trả nợ trực tiếp cho ngân hàng. Những khách hàng có thu nhập cao, ổn định thì thu nhập còn lại sau khi trừ đi chi phí cần thiết khác sẽ đảm bảo cho khách hàng thực hiện nghĩa vụ trả nợ với ngân hàng. Cán bộ tín dụng phải đảm bảo khách hàng vay vốn ý thức rõ về nghĩa vụ trả nợ đầy đủ và đúng hạn. Khi một khách hàng có thu nhập cao, ổn định và có ý muốn kiên quyết trả nợ đúng hạn và đầy đủ thì khả năng được ngân hàng chấp nhận cho vay sẽ cao.
Thẩm định tài sản đảm bảo, tài sản đảm bảo trong cho vay mua nhà trả góp thường chính là nhà, đất được hình thành từ vốn vay. Căn cứ để đánh giá tài sản đảm bảo là giá mua bán được ghi trong hợp đồng mua bán nhà. Việc đánh giá tài sản đảm bảo có vai trò rất quan trọng vì nó xác định lượng tín dụng mà ngân hàng đồng ý tài trợ trong cho vay mua nhà. Cán bộ tín dụng có thể đi thăm tài sản đảm bảo để đưa ra những đánh giá chính xác về tình trạng của tài sản đảm bảo.
Sau khi thẩm định xong, cán bộ tín dụng lập tờ trình duyệt vay, trong đó ghi tóm tắt thông tin chung về nhu cầu vay vốn của khách hàng: thông tin chung về khách hàng ( họ tên, tuổi, địa chỉ…), yêu cầu vay của khách hàng, tài sản đảm bảo, nguồn trả nợ, phương án trả nợ và đánh giá của cán bộ tín dụng về cho vay hay không cho vay với khách hàng. Nếu cho vay, cán bộ tín dụng phải ghi rõ số tiền tài trợ, lãi suất, phương án trả nợ và các điều kiện đi kèm khác rồi gửi lên cho trưởng phòng Phát triển kinh doanh để xem xét. Nếu không cho vay, cán bộ tín dụng phải ghi rõ lý do vì sao và cũng gửi lên trưởng phòng để đánh giá lại.
Bước 3: Xét duyệt và ký hợp đồng tín dụng
Sau khi nhận được báo cáo của cán bộ tín dụng kèm hồ sơ vay vốn của khách hàng, trưởng phòng phát triển kinh doanh sẽ đánh giá lại và yêu cầu cán bộ tín dụng giải thích hoặc bổ sung những thiếu sót. Trưởng phòng tín dụng sẽ đưa ra ý kiến của mình và trình lên giám đốc chi nhánh để xin ý kiến. Sau khi
hồ sơ vay vốn được Giám đốc chi nhánh chấp thuận, cán bộ tín dụng sẽ gặp trực tiếp khách hàng để ký kết hợp đồng tín dụng.
Hợp đồng tín dụng là văn bản ghi lại thỏa thuận giữa khách hàng và ngân hàng, với nội dung chủ yếu là ngân hàng cam kết cấp cho khách hàng một khoản tín dụng trong một thời gian và lãi suất nhất định. Hợp đồng tín dụng xác định quyền vả nghĩa vụ của hai bên trong quan hệ tín dụng. Nội dung chính trong hợp đồng tín dụng gồm: tên, địa chỉ ngân hàng cho vay, tên, chức vụ người đại diện cho ngân hàng cho vay; tên, địa chỉ khách hàng vay vốn; tài khoản tiền gửi của khách hàng; số tiền cho vay, phương thức giải ngân; thời hạn và lãi suất cho vay; tài sản đảm bảo; phương thức trả nợ và các điều kiện khác.
Cán bộ tín dụng kiểm tra tính hoàn thiện của hồ sơ vay vốn và yêu cầu khách hàng ký vào hợp đồng thế chấp tài sản hình thành từ vốn vay. Cán bộ tín dụng thông báo cho phòng nguồn vốn thời điểm và phương thức khách hàng rút vốn vay. Trong trường hợp khách hàng mua nhà tại các công ty kinh doanh nhà, Habubank yêu cầu công ty kinh doanh nhà gửi cho Habubank các giấy tờ xác nhận việc hoàn thành các nghĩa vụ của khách hàng và chuyển sổ đỏ cho ngân hàng ngay sau khi làm xong thủ tục cấp sổ đỏ.
Bước 4: Giải ngân và kiểm soát trong quá trình cấp tín dụng
Sau khi hợp đồng tín dụng đã được ký, ngân hàng sẽ tiến hành giải ngân vốn cho khách hàng như thỏa thuận. Ngân hàng in lịch trả nợ và giao cho khách hàng một bản. Hình thức giải ngân áp dụng là chuyển khoản. Kèm theo việc cấp tín dụng, ngân hàng kiểm soát khách hàng sử dụng tiền vay có đúng mục đích hay không. Quá trình này giúp ngân hàng thu thập thêm thông tin về khách hàng. Nếu thông tin phản ánh chiều hướng tốt, cho thấy chất lượng tín dụng đang được đảm bảo. Ngược lại, khi chất lượng khoản vay bị đe dọa, ngân hàng cần có biện pháp xử lý kịp thời.
Bước 5: Thu nợ và đưa ra các phán quyết tín dụng mới
Quá trình này giúp ngân hàng thu hồi gốc và lãi của khoản vay, đồng thời xác định những dấu hiệu bất thường của khoản vay (chậm trả lãi hoặc trả không đều; chậm trả lãi hoặc trả không đều; xin gia hạn nợ hoặc vay thêm ) để có biện pháp xử lý kịp thời.
Khi phát hiện những dấu hiệu bất thường của khoản vay, việc xem xét, tìm nguyên nhân là rất quan trọng để giúp ngân hàng kịp thời đưa ra các quyết định mới phù hợp nhằm đảm bảo an toàn của khoản tín dụng. Trường hợp khách hàng có khó khăn về tài chính song vẫn kiên quyết tìm cách khắc phục để trả nợ, ngân hàng thường tạo điều kiện cho khách hàng trả nợ ngân hàng bằng cách điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ cho khách hàng. Trường hợp khách hàng cố tình lừa đảo ngân hàng, cố tình nợ nần, dây dưa, làm ăn yếu kém không còn phương thức cứu vãn, ngân hàng áp dụng phương án thanh lý tài sản đảm bảo để thu hồi khoản nợ.