II. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH
3.3.Chuẩn hoá ngân sách
3. Quản lý quy trình hoạch định ngân sách
3.3.Chuẩn hoá ngân sách
Để phối hợp các ngân sách trong công ty, các trưởng phòng ban nên dung một mẫu dự toán ngân sách chuẩn. Mẫu này giúp kết hợp nội dung ngân sách, cho phép so sánh và kết nối các ngân sách với nhau bên trong công ty.
Soạn sổ tay hướng dẫn ngân sách
Một sổ tay hướng dẫn ngân sách hiệu quả cần gồm những phần:
Giới thiệu tầm quan trọng của ngân sách.
Một thời gian biểu cho biết khi nào ngân sách tổng thể sẽ được tổng
hợp từ tất cả các ngân sách khác.
Hướng dẫn để các trưởng phòng ban đưa ra các giả định chính phổ
biến trong ngân sách của họ
Các biểu mẫu để điền, có lời giải thích cách điền.
Một biểu đồ tổ chức với tên của những người chịu trách nhiệm cho
từng ngân sách.
Mã tài khoản các phòng ban và tên của người cần lien lạc khi có vấn
Sơ đồ 4: Hoạch định ngân sách
Chuẩn bị Soạn thảo Theo dõi
Nền tảng ngân sách cần thực hiện các bước sau Xác định rõ MTiêu chung của Phòng Chuẩn hoá NSách Đánh giá HThống Thu thập TT: thu,chi,chuẩn bị dự
báo NSách đầu tiên
KT các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích
Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền mặt từ các bản CĐKT và BC lãi lỗ
Xem lại quy trình hoạch định NSách và CBị NSách tổng thể
Dự báo lại và điều chỉnh, XX sử dụng những dạng NSách khác, rút KNghiệm Theo dõi các khác biệt và phân tích các sai số, kiểm tra những điểu đã không ngờ
PTích sự khác nhau giữa KQ thực tế và dự toán
Lập uỷ ban ngân sách.
Không thể chuẩn bị ngân sách mà không tham khảo ngân sách của các phòng ban khác, và vì thế cần có sự phối hợp mức độ nào đó giữa các phòng ban về ngân sách bằng cách lập một uỷ ban ngân sách gồm đại diện từ các phòng ban, bạn có khả năng theo dõi quy trình hoạch định ngân sách phòng ban và giải quyết những vấn đề phát sinh. Uỷ ban này nên đưa ra những định hướng cho bản ngân sách, đánh giá các ngân sách phòng ban bằng cách xem xét những dự kiến ngân sách từ các buổi họp, đưa ra ngân sách tổng thể, giải quyết mọi vấn đề về ngân sách, và đảm bảo cho cả quy trình được hoàn tất hiệu quả và đúng thời hạn.
Tạo ra biểu mẫu
biểu mẫu ngân sách là mẫu chuẩn trên thực tế dung để thu thập và trình bày tất cả các thong tin đưa vào ngân sách. Trong khi hầu hết các công ty áp dụng biểu mẫu chuẩn (đặc biệt đối với những khía cạnh quan trọng như lợi nhuận, chi phí vốn), thì một số chấp nhận ít nhiều linh hoạt sao cho phù hợp với từng
Sơ đồ 5: Bước 4
Đặt ra chỉ tiêu tài chính
Bước 3 Quyết định muc tiêu
Bước 2
Lên hoạch cho tương lai
Bước 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hoàn cảnh. Có năm nguyên tắc cần ghi nhớ để cho biểu mẫu dễ sử dụng và hiệu quả:
•Giữ cho biểu mẫu đơn giản và đi thẳng vào vấn đề, chỉ gồm những chi
tiết cần thiết.
•Tránh thiết kế mỹ thuật nghiệp dư và hăng hái quá mức.
•Tất cả các biểu mẫu nên thống nhất, có chung kiểu trình bày, phông
chữ, và thiết kế.
•Biểu mẫu cần được trình bày logic, chặt chẽ và dễ hiểu mà không cần
hướng dẫn.
•Nếu được, dung bảng tính hoặc hình thức tương đương để bảo đảm có
đủ thong tin và dễ cử lý theo trình tự.
Điền biểu mẫu
Kiểm tra thông tin có được xắp xếp chính xác theo cột và hang và các dấu chấm, dấu phẩy có đặt đúng chỗ. Làm biêu mẫu càng dễ đọc càng tốt. Sửa tất cả các lỗi chính tả, nhẽ pháp và dấu chấm câu; tránh dung những thuật nhữ rắc rối, từ ling, những cụm từ mơ hồ và giữ cho câu chữ ngắn gọn. Đưa biểu mẫu đó cho người khác đọc, có thể là một trưởng phòng khác, để xem họ có thể hiểu không.