Việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý giúp cho tổ chức: quản lý dữ liệu một cách khoa học; hỗ trợ nghiệp vụ và quản lý của tổ chức; hỗ trợ chiến lược của tổ chức. Hiện nay, ở nước ta việc quản lý thông tin vẫn còn nhiều hạn chế, công nghệ quản lý còn lạc hậu, thủ công. Điều này không những làm giảm đáng kể hiệu quả hoạt động và quản lý của bản thân đơn vị, tổ chức mà còn làm giảm hiệu quả quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực đó. Do đó, không chỉ NHNN mà các NHTM cũng cần phải xây dựng cho mình một hệ thống thông tin quản lý, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển. Từ đó, hoạt động quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngân hàng sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.
Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là một hệ thống không chính thức nếu nó dựa vào truyền miệng, hoặc là một hệ thống thông tin chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hoá dựa vào máy tính, và các công nghệ thông tin khác.
Hệ thống thông tin nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức đó và là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp…) Do vai trò của hệ thống thông tin trong lĩnh vực quản lý nên một hệ thống thông tin có thể được hiểu theo hai cách:
Khía cạnh thông tin và phương tiện truyền thông tin: “Tập hợp các thông tin luân chuyển trong đơn vị và tập hợp các phương tiện, các thủ tục tìm kiếm, nắm giữ, ghi nhớ và sử lý thông tin”.
Khía cạnh mục đích chính đặt ra đối với đơn vị: “ Truyền đạt thông tin cho những người có liên quan dưới dạng thích hợp và đúng đắn để đề ra quyết định hoặc cho phép thi hành một công việc”.
Một hệ thống thông tin quản lý gồm 4 thành phần:
Các phân hệ (các hệ thống con): hay còn gọi là lĩnh vực quản lý nhóm các hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh doanh, hành chính, kế toán, nghiên cứu… Người ta có thể phân biệt một phân hệ theo 4 mức: Mức giao dịch là các hoạt động thường nhật; mức tác nghiệp: là một số hoạt động thường nhật có thể đưa đến các quyết định ban đầu; mức chiến thuật ứng với các hoạt động đôn đốc, kiểm tra; mức chiến lược là đôn đốc kiểm tra hoạt động để duy trì sự phát triển lâu dài. Đối với một ngân hàng thì phân hệ có thể là: quản lý nguồn vốn, quản lý tài sản, quản lý nhân sự - tiền lương, quản lý tài chính kế toán, quản lý văn thư hành chính,…
Mô hình quản lý: bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp đặc thù cho mỗi phân hệ. Mô hình quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệ phục vụ các quy tắc quản lý.
Dữ liệu: là cơ sở của thông tin. Nói đến thông tin là nói đến dữ liệu. Dữ liệu nhận giá trị trong một miền xác định. Khái niệm dữ liệu hẹp hơn khái niệm thông tin. Thông tin luôn mang ý và gồm nhiều giá trị dữ
liệu. Các dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiêu dạng khác nhau như chữ viết, lời nói…, có thể hiện trên giấy hoặc trên màn hình máy vi tính, dễ hoặc khó sử dụng tuỳ theo tính chất hay hoàn cảnh thu nhận. Có ba loại dữ liệu tương ứng với ba tình huống hay gặp khi thu nhận dữ liệu là dữ liệu chắc chắn, dữ liệu có tính chất ngẫu nhiên hay chưa chắc chắn (doanh thu, thu nhập dự kiến…), dữ liệu chưa biết (rủi ro, yếu tố con người…).
Quy tắc xử lý, hay công thức tính toán cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ liệu phục vụ cho mục tiêu đã xác định.