I ) Khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh
2. Kỹ thuật nghiệp vụ kế toán cho vay:
2.1.1 Kiểm soát và xử lý chứng từ cho vay:
Thanh toán viên giữ tài khoản cho vay của ngời vay tiếp nhận các chứng từ từ bộ phận tín dụng, giấy nhận nợ, ... tiến hành kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đóng dấu ngân hàng, trả lại ngời vay mỗi thứ một bản, các bản còn lại lu trong hồ sơ vay vốn cuả ngời vay cùng các chứng từ khác. Thanh toán viên giữ tài khoản ch vay của ngời vay trực tiếp bảo quản hồ so cho vay của ngời vay trong các phơng tiện an toàn.
2.1.2 Kế toán giai đoạn giải ngân .
Bộ phận kế toán cho vay sau khi nhận đợc hồ sơ vay vốn, kiểm soát lại, nếu giấy tờ hợp lệ, hớng dẫn khách hàng lập các chứng từ để phát tiền vay và vào sổ báo cáo cho vay để theo dõi.
Kế toán ghi ngày và số tiền rút vốn lên khế ớc vay tiền và hạch toán nh sau:
Nợ: TK cho vay của đơn vị vay (hoặc cá nhân) Có: - TK tiền mặt (nếu cho vay bằng TM)
- TK của ngời thụ hởng (nếu cho vay bằng chuyển khoản)
Bộ phận kế toán giữ 01 bản hợp đồng tín dụng, một khế ớc vay tiền để theo dõi thu nợ, 01 bộ hồ sơ vay có khế ớc vay tiền bản sao trả ngời vay và 01 bộ hồ sơ vay có khế ớc vay tiền bản sao trả cán bộ tín dụng để lu giữ. Khế ớc lập một bản
chính duy nhất có giá trị pháp lý do ngân hàng giữ, bản sao chụp bên đi vay giữ chỉ có giá trị đối chiếu.
Đối với các đơn vị ngoài quốc doanh vay có tài sản thế chấp cầm cố thì trong từng lần thực hiện kée toán ghi nhập vào tài khoản ngoại bảng "Tài sản thế chấp cầm cố".
Tại chi nhánh Ngân hàng Đầu t và Phát triển Gia Lâm, khách hàng vay vốn phần lớn là các doanh nghiệp lớn có quan hệ thờng xuyên với ngân hàng và có tài khoản tại ngân hàng. Họ vay vốn chủ yếu để chi trả cho các hợp đồng cung ứng vật t thiết bị,... phục vụ cho dự án hoặc cho hoạt động kinh doanh. Đơn vị thụ hởng phần lớn có tài khoản tại ngân hàng nên việc thanh toán chủ yếu dới hình thức chuyển khoản. Cũng có khi khách hàng rút vốn vay bằng tiền mặt nhng lợng tiền không lớn.
Trong năm 2000, tại chi nhánh Ngân hàng Đầu t và Phát triển Bắc Giang, mặc dù doanh số cho vay tơng đối lớn nhng kế toán cho vay vẫn đáp ứng tốt các nhu cầu đảm bảo thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tổng doanh số cho vay năm 2001 tại chi nhánh Ngân hàng Đầu t và Phát triển Gia Lâm là 1.617.772 triệu đồng.
2.2 Theo dõi thời hạn để thu nợ, thu lãi:
Việc định kỳ hạn nợ là do cán bộ tín dụng và khách hàng thoả thuận thống nhất tuỳ thuộc vào chu kỳ sản xuất kinh doanh của đối tợng vay, mục đích sử dụng vốn vay cuả khách hàng vay...
Bộ phận kế toán trên sơ sở hợp đồng tín dụng theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn hoặc chuyển nợ quá hạn kịp thời, xử lý những trờng hợp quá hạn kịp thời và những trờng hợp đợc gia hạn nợ.
- Khi đến kỳ hạn trả nợ hoặc kết thúc thời hạn cho vay, nếu khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn và không đợc điều chỉnh kỳ hạn nợ hoặc không đực gia hạn nợ thì số nợ đến hạn phải chuyển sang nợ quá hạn vf khách hàng phải chịu lãi suất quá hạn đối với số tiền chậm trả.
- Về việc "gia hạn nợ vay, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ" thì : khi đến hạn trả nợ nếu khách hàng không có khả năng trả hết nợ do nguyên nhân khách quan gây nên và có văn bản đề nghị gia hạn nợ thì Ngân hàng cho vay sẽ xem xét cho gia hạn nợ vay. Tổng Giám đốc Ngân hàng Đầu t và Phát triển uỷ quyền cho ngân hàng cho vay đợc gia hạn nợ nh sau:
+ Đối với cho vay ngắn hạn: Đợc gia hạn tối đa bằng thời hạn cho vay đã thoả thuận hoặc bằng một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng không quá 12 tháng.
+ Đối với cho vay trung, dài hạn: Đợc gia hạn tối đa bằng 1/2 thời hạn cho vay đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng.
Việc đề nghị gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ của khách hàng và việc giải quyết cho gia hạn nợ và điều chỉnh kỳ hạn nợ cuả ngân hàng cho vay phải đợc thực hiện trớc khi đến hạn trả nợ và các bên có thể thoả thuận bổ sung hợp đồng tín dụng theo thời hạn trả nợ mới.
*) Kế toán giai đoạn thu nợ gốc:
Cán bộ kế toán thờng xuyên theo dõi nhngx khoản nợ tới hạn, gần đến hạn trả nợ có thể nhắc nhở khách hàng để họ có sự chuẩn bị.
Đến ngày trả nợ, khách hàng trực tiếp đến ngân hàng nộp tiền hoặc ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng để thu nợ.
Khi khách hàng trả nợ, kế toán viên căn cứ vào chứng từ để hạch toán vào tài khoản thích hợp:
Nếu trả bằng tiền mặt, hạch toán:
Nợ: TK tiền mặt (TK 1011.11 ...):Phần gốc. Có: TK cho vay của ngời vay: Phần gốc. Nếu đơn vị trả bằng chuyển khoản, hạch toán: Nợ: TK TG của ngời vay: Phần gốc.
Có : TK cho vay của ngời vay: Phần gốc.
Nếu khách hàng trả hết nợ, khách hàng tiến hành tất toán hợp đồng tín dụng và lu cùng nhật ký chứng từ, đợc bảo quản lâu dài theo chế độ Nhà nớc qui định nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động cuả đơn vị.
Trờng hợp đến hạn trả nợ mà khách hàng vẫn cha trả hết nợ và không đợc ngân hàng xem xét cho gia hạn nợ thì kế toán tiến hành chuyển sang nợ quá hạn và hạch toán:
Nợ: TK nợ quá hạn của khách hàng. Có: TK tiền vay của khách hàng.
Đồng thời chuyển khế ớc, hợp đồng tín dụng sang tập nợ quá hạn và ghi ngày chuyển nợ quá hạn của khế ớc đó.
Trờng hợp khách hàng đề nghị đợc trả nợ trớc hạn hoặc khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích,... kế toán sẽ tiến hành thu nợ trớc hạn theo qui định, lãi tiền vay đợc tính theo số ngày thực tế mà khách hàng sử dụng số tiền vay đó. Qua khảo sát cho thấy, việc thực hiện kế toán cho vay tại Ngân hàng Đầu t và Phát triển Gia Lâm tơng đối tốt mặc dù số lợng khách hàng đến giao dịch đông, món vay nhiều nhng cán bộ kế toán cho vay vẫn theo dõi, ghi chép các khoản cho vay, thu nợ, chuyển nợ quá hạn kịp thời, làm tốt công tác cung cấp thông tin cho cán bộ tín dụng.
Tình hình thu nợ tại chi nhánh Ngân hàng Đầu t và Phát triển Gia Lâm: Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Tổng cộng
Doanh số cho vay 240.280 440.453 680.733
Doanh số thu nợ 201.684 416.237 617.921
Phát sinh nợ quá hạn 0 0 0 Thu nợ quá hạn, khó đòi 291 187 478
Năm 2000, doanh số cho vay của ngân hàng đầu t và phát triển Gia Lâm đặt tơng đối cao 240.280 triệu đồng và đều đợc đáp ứng đầy đủ. Sang năm 2001 doanmh số cho vay của ngân hàng vẫn tiếp tục phát triển cao, đồng thời các chỉ tiêu về thu hồi nợ của ngân hàng cũng đạt kết quả tốt. Nợ quá hạn của ngân hàng không phát sinh thêm, thay vào đó là ngân hàng đã có các biện pháp hiệu quả đôn đốc khách hàng làm giảm số nợ khó đòi, nợ quá hạn từ những năm trớc làm tăng doanh thu cho ngân hàng.
*) Kế toán giai đoạn thu lãi:
Tại Ngân hàng Đầu t và Phát triển Gia Lâm mỗi khi cho vay đều có sự thoả thuận về phơng thức trả nợ gốc và trả lãi. Đối với cho vay ngắn hạn thờng qui định trả gốc một lần, trả lãi hàng tháng. Cho vay trung, dài hạn có phân kỳ trả nợ gốc, lãi trả hàng tháng, mỗi lần khách hàng trả lãi đều đợc ghi chép theo dõi vào phần phụ biểu của hợp đồng tín dụng.
Việc miễn giảm lãi tiền vay đợc thực hiện theo quy chế miễn giảm lãi vay đối với khách hàng do Hội đồng quản trị Ngân hàng Đầu t và Phát triển Việt Nam ban hành.
Tại chi nhánh Ngân hàng Đầu t và Phất triển Gia Lâm áp dụng 2 phơng pháp tính lãi:
- Theo công thức tính lãi đơn (tính lãi theo tháng): C x t x n
Số tiền lãi =
30 Trong đó: C - số tiền gốc.
t - Lãi suất cho vay tính theo tháng. n - số ngày vay.
- Tính lãi gộp (theo phơng pháp tích số): áp dụng đối với cho vay trung, dài hạn.
Tích số tính lãi = Số d tài khoản tiền vay x Số ngày sử dụng tiền vay. Công thức tính nh sau:
Tổng tích số x Lãi suất (tháng) Số tiền lãi =
100 x 30 ngày
Trờng hợp lãi suất tính theo năm, tính theo công thức: Tổng tích số x Lãi suất (năm) Số tiền lãi =
100 x 360 ngày
Sau khi tính lãi kế toán lập phiếu thu (giấy nộp tiền bằng tiền mặt) hoặc lập phiếu chuyển khoản (nếu thu lãi bằng chuyển khoản) và hạch toán:
Nợ: TK tiền mặt (nếu nộp bằng TM): Số tiền lãi
Nợ: TK tiền gửi đơn vị cho vay (nếu chuyển khoản): Số tiền lãi Có: TK thu nhập của Ngân hàng: Số tiền lãi
Toàn bộ số tiền lãi khi thu đều đợc nhập vào TK thu nghiệp vụ, tiểu khoản thu lãi cho vay.
Bảng kê tính lãi đợc lập thành 3 liên: 2 liên bảng kê tính lãi làm chứng từ hạch toán, 01 liên làm giấy báo nợ cho đơn vị hoặc chuyển trả cho đơn vị khi thu lãi xong.
Trờng hợp số lãi đến hạn mà khách hàng không trả đợc thì kế toán sau khi tính lãi sẽ hạch toán ngoại bảng: Nhập TK "lãi cha thu" và theo dõi khi nào khách hàng có tiền sẽ thu hồi.
Khi thu hồi , kế toán hạch toán:
Nợ: TK TG cuả khách hàng: Số tiền lãi.
Có: TK thu lãi vay cuả Ngân hàng : Số tiền lãi. Đồng thời xuất TK ngoại bảng " lãi cha thu".
Việc hạch toán và theo dõi quản lý số "lãi cha thu" lalf hoàn toàn đúng đắn xong vấn đề đặt ra khi hạch toán vào đây thì khi nào thu đợc. Vấn đề này trong chế độ cha nói cụ thể. Trong thể lệ tín dụng đối với các tổ chức kinh tế mới qui định: "Nếu đơn vị vay cha trả đợc lãi khi đến hạn thì tổ chức tín dụng tính và hạch toán vào TK ngoại bảng để thu dần không nhập lãi vào nợ gốc".
Thực hiện qui định trên tại Ngân hàng Đầu t và Phát triển Gia Lâm khi khách hàng đến trả nợ, ngân hàng tập trung thu lãi trớc, gốc sau. Nếu vẫn cha thu đủ lãi thì nhập số lãi còn lại vào TK ngoại bảng " lãi cha thu" và số nợ gốc chuyển sang nợ quá hạn.
Nguyên nhân cuả việc khách hàng không trả lãi kịp thời, đầy đủ cho Ngân hàng thì có nhiều nguyên nhân nhng điều quan trọng là ngân hàng cha có biện pháp cụ thể để xử lý vấn đề này . Do đó khách hàng có ý "chây ì" trong việcc trả lãi cho ngân hàng. Đây chính là tồn tại mà ngân hàng cần phải xem xét giải quyết.
Tình hình thực tế về thu lãi tại ngân hàng Đầu t và Phát triển Gia Lâm: Năm 2000: thu lãi tiền vay: 7143 triệu đồng
Năm 2001: thu lãi tiền vay: 9123 triệu đồng
Ngân hàng hoàn toàn thu đợc lãi hàng năm đầy đủ, các khách hàng chỉ thiếu hụt lãi một vài tháng song hàng năm vẫn thanh toán lãi đầy đủ, nhờ đó ngân hàng luôn đạt đợc doanh thu lãi ổn định.
2.3 Vấn đề trả nợ trớc hạn:
Huy động vốn và sử dụng vốn là hai hoạt động chủ yếu của ngân hàng Th- ơng mại. Công tác huy động vốn đợc thực hiện tốt sẽ tạo cho ngân hàng có cơ sở tài chính vững chắc để thực hiện vai trò và chức năng của mình trong nền kinh tế, đồng thời tạo thế chủ động và linh hoạt trong kinh doanhg. Tuy nhiên nếu chỉ huy động vốn và không có những biện pháp sử dụng vốn có hiệu qủa thì sẽ gây nên tình trạng ứ đọng vốn. Lúc này, ngân hàng sẽ gặp rủi ro, vay về nhng không cho vay đợc trong khi đó vẫn phải trả tiền gửi cho khách hàng.
Bên cạnh vấn đề nợ quá hạn, nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn là tình trạng trả nợ trớc hạn. Đối với cho vay từng lần cũng là một nguyên nhân gây mất cân đối vốn tại ngân hàng.
Nh đã trình bày ở phần trớc phơng thức cho vay từng lần có những u điểm và nhợc điểm, đó là việc định kỳ hạn nợ đôi khi còn mang tính chủ quan của cán bộ tín dụng,... chính điều này đã gây nên tình trạng khách hàng mang trả nợ trớc hạn.
Đối với cán bộ tín dụng thì việc trả nợ trớc hạn của khách hàng tạo điều kiện cho họ thu hồi đợc vốn nhanh, đạt đợc chỉ tiêu thu nợ, tránh rủi ro có thể xảy ra. Song về phía Ngân hàng thì sẽ bất lợi trong trờng hợp ngân hàng không cho vay đợc. Đây là nguyên nhân làm mất cân đối tại ngân hàng.
Thêm vào đó, việc trả nợ trớc hạn sẽ làm giảm tổng d nợ bình quân, điều này ảnh hởng trực tiếp đến thu nhập của ngân hàng.
2.4 Tin học hoá kế toán cho vay:
Tại chi nhánh ngân hàng Đầu t và Phát triển Gia Lâm hiện nay, hầu hết các nghiệp vụ đều đợc thực hiện trên máy vi tính, đặc biệt là nghiệp vụ kế toán. Do khối lợng giao dịch hàng ngày rất lớn, để tiện cho việc theo dõi, đối chiếu đợc khớp đúng, các máy tính trong phòng kế toán đợc nối mạng với toàn hệ thống.
Mỗi khi có khoản vay phát sinh, kế toán nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ rồi hạch toán trên máy. Các công việc nh lập chứng từ, hạch toán ghi sổ, lu ký
nhật ký thu nợ,... cũng đều đợc thực hiện trên máy. Nhiều khâu liên quan đến thu nợ, thu lãi theo kỳ hạn cũng đợc thực hiện bằng máy, song bên cạnh những nghiệp vụ đợc thực hiện bằng máy vi tính thì cũng còn rất nhiều khâu kế toán cho vay buộc phải thực hiện thủ công. Đặc biệt là những khâu liên quan đến quá trình cho vay, thu nợ của ngân hàng.
Thông thờng đến cuối tháng kế toán cho vay vẫn phải lập sao kê khê ớc phản ánh toàn bộ quá trình theo dõi kỳ hạn trả nợ, trả lãi của từng món vay. Sau đó đối chiếu với khế ớc tổng hợp rồi thông báo cho cán bộ tín dụng biết món nào hết nợ, món nào còn nợ, nợ bao nhiêu,... Nh vậy, việc chấm sao kê khế ớc làm mất rất nhiều thời gian của kế toán viên. Đây là một tồn tại mà Ngân hàng chỉ có thể giải quyết bằng việc tin học hoá tất cả các khâu của quá trình kế toán cho vay để vừa đỡ tốn sức ngời, vừa đảm bảo sự chính xác.
Chơng III:
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ kế toán cho vay tại chi nhánh
ngân hàng đầu t và phát triển Gia lâm
Kế toán cho vay là một ngiệp vụ kế toán quan trọng không những đối với quá trình kinh doanh của Ngân hàng thơng mại mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế.Bổ sung và hoàn thiện mặt ngiệp vụ này là hết sức cần thiết để nâng cao chất lợng tín dụng hiệu quả kinh doanh của ngân hàng .
Chính vì thế, tôi đã chọn đề tài này để nghiên cứu. Qua thời gian thực tập tại chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Gia Lâm , tôi nhận thấy :ngoài những kết quả đạt đợc thì nghiệp vụ kế toán chovay tại ngân hàng còn có một số tồn tại cần đợc khắc phục.
Sau đây tôi xin mạnh dạn đa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán cho vay tại chi nhánh ngân hàng đầu t và phát triển Gia lâm.
I.KIến NGHị CHUNG
1.Về phía nhà nớc
Hoạt động của Ngân hàng và các tổ chức tín dụng ngoài chức năng kinh doanh còn thể hiện đờng lối chinh sách của Đảng và Nhà nớc. Chính vì thế ngoài hai bộ luật mới vừa ban hành là luật nân hàng nhà nớc và luật các tổ chức tín dụng của thống đốc ngân hàng nhà nớc thì nhà nớc cần có các quy định về