- Báo cáo tài chính
2. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do chi lương, nộp BHXH a Chứng từ và sổ sách sử dụng
a. Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ:
- Giấy báo nợ - ủy nhiệm chi
- Bảng thanh toán lương Sổ sách:
- Sổ cái tài khoản 112
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (mở cho từng ngân hàng) - Sổ chi tiết tài khoản 334
- Sổ chi tiết tài khoản 338 - Sổ cái tài khoản 334 - Sổ cái tài khoản 338 - Sổ nhật kí chung
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 334_Phải trả người lao động Tài khoản 338_Phải trả phải nộp khác
Giải thích:
(1) Hàng tháng phòng tổ chức hành chính căn cứ vào bảng chấm công của các phòng ban để lập bảng thanh toán lương qua tài khoản và gửi bảng tính lương về cho kế toán thanh toán. Nhận được bảng tính lương kế toán thanh toán tiến hành lập ủy nhiệm chi.
(2) Ủy nhiệm chi được lập 4 liên. Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với bảng thanh toán lương được gửi đến cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt
(3) Bảng thanh toán lương được chuyển trả lại cho kế toán thanh toán. Bốn liên ủy nhiệm chi cùng bảng thanh toán lương được gửi đến cho ngân hàng. Ngân hàng sau khi kí vào ủy nhiệm chi thì giữ lại ba liên, liên còn lại cùng với giấy báo nợ, bảng thanh toán lương gửi cho kế toán thanh toán
(4) Căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi và bảng thanh toán lương, kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính. Chỉ cần nấp nút ghi vào phần mềm kế toán máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan, bao gồm sổ chi tiết 334, sổ chi tiết 1121, sổ cái tài khoản 334, sổ cái tài khoản 1121 và sổ nhật kí chung. Các chứng từ liên quan được lưu tại đây theo số.
(5) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in ra các báo cáo cần thiết.
d. Định khoản
Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 34Acg ngày 8/3/2010, bảng thanh toán lương văn phòng thanh toán tiền lương văn phòng tháng 2, số tiền 27.417.744
Nợ 334 27.417.744 Có 1121 27.417.744
Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 30Cg ngày 1/3/2010, thanh toán tiền bảo hiểm xã hội cho BHXH Khánh Hòa, số tiền 100.000.000
Nợ 3384 100.000.000 Có 1121 100.000.000
e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục)f. Nhận xét f. Nhận xét
Mặt đạt được:
Kế toán sử dụng những chứng từ gốc hợp pháp để hạch toán kế toán chi lương cho cán bộ nhân viên như: Bảng thanh toán lương, ủy nhiêm chi, giấy báo nợ.
Chứng từ sổ sách được lập, luân chuyển và lưu trữ đúng quy định.
Lương nhân viên văn phòng được thanh toán qua tài khoản nên giảm bớt được thời gian và công việc cho thủ quỹ.
Mặt hạn chế:
Quy định các phòng ban nộp bảng thanh toán lương lên cho phòng kế toán vẫn chưa nghiêm ngặt nên xảy ra trường hợp kế toán kiểm tra và chi lương muộn, đồng thời tập hợp chi phí trong tháng cũng bị trì hoãn.