- Báo cáo tài chính
1. Kế toán giảm tiền mặt do trả nợ người bán a Chứng từ và sổ sách sử dụng
a. Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ:
- Phiếu chi - Hợp đồng
- Giấy đề nghị thanh toán Sổ sách:
- Sổ cái tài khoản 111 - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ nhật kí chung
- Sổ cái tài khoản 331
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 111_Tiền mặt (1111)
Tài khoản 331_Phải trả người bán (3311)
c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách.
Lưu đồ 04: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt Giải thích:
(1) Khi đến thời hạn thanh toán nhà cung cấp sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán cho công ty. Nhận được gấy đề nghị thanh toán, kế toán trưởng kiểm tra hợp đồng và nếu nhất trí trả nợ thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy để phần mềm kế toán xử lý.
(2) Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan: Sổ chi tiết 111, sổ chi tiết 331, sổ cái 111, sổ cái 331, sổ nhật kí chung, sổ quỹ tiền mặt và in ra phiếu chi 2 liên.
(3) Hai liên phiếu chi cùng với giấy đề nghị thanh toán được chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, phiếu chi đã kí sẽ chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ chi tiền trả nợ.
(4) Thủ quỹ chi tiền, kí vào phiếu chi và ghi vào sổ quỹ trên excel để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu.
(5) Thủ quỹ gửi lại một liên phiếu chi cho kế toán thanh toán lưu cùng các chứng từ liên quan, liên còn lại đưa cho người nhận tiền .
d. Định khoản
Căn cứ vào phiếu chi số 193 ngày 2/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 28/02/2010 thanh toán tiền thuê thiết bị tháng 3 số tiền 9.306.000, kế toán định khoản:
Nợ 3311 9.306.000 Có 1111 9.306.000
Căn cứ vào phiếu chi số 194 ngày 2/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 27/02/2010 thanh toán tiền thuê chống tăng tháng 3 số tiền 2.915.000, kế toán định khoản:
Nợ 3311 2.915.000 Có 1111 2.915.000
Căn cứ vào phiếu chi số 207 ngày 9/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 03/03/2010 thanh toán lương công nhân tháo dỡ số tiền 12.966.000, kế toán định khoản:
Nợ 3311 12.966.000 Có 1111 12.966.000
e. Chứng từ sổ sách minh họa (xem phụ lục)f. Nhận xét f. Nhận xét
Mặt đạt được:
Công ty thường rấy đúng hạn trong việc thanh toán với đối tác đảm bảo được uy tín lâu dài trong sản xuất kinh doanh.
Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc trả nợ cho nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Hợp đồng mua bán, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, …
Việc lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ sổ sách thực hiện theo quy định của bộ tài chính.
Công ty có mở tài khoản chi tiết cho từng nhà cung cấp giúp cho việc hạch toán rõ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng khách hàng tại mọi thời điểm.
Công ty chủ yếu thanh toán cho nhà cung cấp qua tài khoản ngân hàng nên rất thuận tiện đối với những nhà cung cấp ở xa và đảm bảo an toàn về tài sản.
Công ty có lập bảng kế hoạch thu chi của từng tháng nên kiểm soát tốt vấn đề thu chi trong tháng, tránh tình trạng chi vượt mức.
Mặt hạn chế:
Có những hợp đồng giá trị nhỏ công ty kí với nhà cung cấp nhưng không quy định rõ ràng thời hạn thanh toán từng đợt nên nhiều lúc vốn bằng tiền không đủ để thanh toán với đối tác.