- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch giá thành của doanh nghiệp theo từng công trình, hạng mục công trình từng loại sản phẩm lao vụ, vạch ra khả năng và các biện pháp hạ giá thành một cách hợp lý và có hiệu quả.
Khác biệt giữa ERP với kế toán truyền thống
TCKT cập nhật: 23/08/2006
Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở VN là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT) trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán KT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đề chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải pháp ERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài.
Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán
Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán... Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.
Thiết lập tài khoản trung gian
Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của DN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Hạch toán tự động
các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.
Bút toán đảo
Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu KT do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài DN.
Tác nghiệp hoàn chỉnh
Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khó khăn.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.
Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt
Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một DN, với mọi quy mô. Ví dụ: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, bạn chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT phát sinh ở một phòng ban bất kỳ.
Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp.
Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.
Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.
………. Kế toán nhập, xuất Sản phẩm - Hàng hóa
TCKT cập nhật: 19/08/2006
Kế toán nhập, xuất sản phẩm, hàng hoá.
Để hạch toán tổng hợp sản phẩm, hàng hoá kế toán sử dụng tài khoản 155 - Sản phẩm, hàng hoá. Tài khoản này phản ảnh số hiện có và biến động tăng giảm các loại sản phẩm hàng hoá của đơn vị HCSN có hoạt động SXKD, thương mại dịch vụ hoặc có hoạt động nghiên cứu thí nghiệm có sản phẩm tận thu, TK 155 - sản phẩm, hàng hoá - chỉ phản ảnh số sản phẩm, hàng hoá lưu chuyển qua kho của đơn vị.
* Nội dung, kết cấu TK: 155 - sản phẩm, hàng hoá như sau :
Bên Nợ : - Trị giá thực tế sản phẩm, hàng hoá nhập kho. - Trị giá thực tế sản phẩm, hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có : - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá xuất kho. - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê.
Số dư bên Nợ - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá tồn kho .
TK 155 có 2 tài khoản cấp 2
- TK 1551 - Sản phẩm - phản ảnh giá thực tế của số sản phẩm do đơn vị tự sản xuất ra để bán, để dùng nội bộ.
- TK 1556 - Hàng hoá - là TK phản ảnh tình hình hiện có, tình hình tăng giảm giá trị thực tế các loại hàng hoá đơn vị mua vào để bán ra.
Chú ý : Hàng hoá mua về nếu dùng cho nội bộ đơn vị thì không hạch toán vào TK 1556 mà được hạch toán
vào TK 152 - Vật liệu, dụng cụ.
* Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu như sau :
- Nhập kho sản phẩm do bộ phận sản xuất tạo ra, sản phẩm thu được từ hoạt động chuyên môn, nghiên cứu, chế thử, thử nghiệm, kế toán ghi :
Nợ TK 155 (1551)
Có TK 661 - Chi hoạt động Có TK 662 - Chi dự án.
- Khi mua hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì trị giá hàng hoá nhập kho là giá chưa có thuế GTGT, kế toán ghi :
Nợ TK 155 (1556) Nợ TK 631
Nợ TK 3113 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 (Tổng giá thanh toán).
- Khi mua hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì trị giá thực tế hàng hoá nhập kho là tổng giá thanh toán, kế toán ghi :
Nợ TK 155, 631
Có TK 111, 112, 331.
- Trị giá thực tế sản phẩm hàng hoá xuất kho để bán, để phục vụ cho mục đích XDCB, cho các hoạt động trong đơn vị, kế toán ghi :
Nợ TK 531 - Thu hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ Nợ TK 661, 662, 241.
Có TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá
- Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân. - Nếu thừa : Nợ TK 155 Có TK 331 (3318) - Nếu thiếu : Nợ TK 311 (3118) Có TK 155
Ví dụ : Có số liệu về sản phẩm, hàng hoá tháng báo cáo 6/N tại một đơn vị HCSN X như sau : (Đơn vị 1000đ).
- Số dư của TK 155 đầu tháng 6 gồm:
+ TK 1551 A: 120.000 (số lượng 300 cái x 400/cái) + TK 1556 C: 35.000 (số lượng 350 cái x 100/cái)
- Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế sau phát sinh : 1. Ngày 5/6 sản xuất nhập kho sản phẩm A Đợt 1 : 1000 đơn vị, giá thành đơn vị 450.
2. Ngày 8/6 nhập kho hàng hoá C mua bằng tiền mặt
Số lượng : 300, thành tiền 39.600, trong đó thuế GTGT 10%. 3. Ngày 10/6 xuất kho sản phẩm, hàng hoá bán cho công ty Y Sản phẩm A : 350 cái, giá bán đơn vị cả thuế GTGT 10% là 550 Hàng hoá C : 450 cái, giá bán 74.250, trong đó thuế 6.750. 4. Ngày 15/6 sản xuất nhập kho sản phẩm A
Đợt 2 : 1200 đơn vị, giá thành đơn vi sản phẩn 420.
5. Ngày 18/6 xuất kho sản phẩm, hàng hoá bán cho công ty Z. Hàng hoá C : 180 cái, giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 170.
Sản phẩm A : 1400 cái, giá bán có thuế GTGT 10% cho 1.400 sản phẩm A là : 770.000
6. Ngày 20/6 rút tiền gửi kho bạc mua hàng hoá C về nhập kho với số lượng 250, tổng giá thanh toán 30.250, trong đó thuế GTGT 10%.
7. Ngày 25/6 xuất kho hàng hoá C phục vụ cho dự án 80 cái
Yêu cầu : 1. Định khoản kế toán
2. Phản ánh vào sơ đồ tài khoản
Biết rằng đơn vị thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá thực tế hàng xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Giải
* Tính giá thực tế xuất kho.
Tồn: 300 cái x 400 = 120.000 - 5/6 nhập: 1000 x 450 = 450.000 - 15/6 nhập: 1200 x 420 = 504.000 - Xuất 10/6 300 x 400 = 120.000 50 x 450 = 22.500 Tổng: 142.500 Xuất 18/6 : 950 x 450 = 427.500 450 x 420 = 189.000 Tổng: 616.500 Tồn ĐK: 350 cái x 100 = 35.000 - 8/6 nhập: 300 x 120 = 36.000 - 20/6 nhập: 250 x 110 = 27.500 - Xuất 10/6: 350 x 100 = 35.000 100 x 120 = 12.000 Tổng xuất (10/6) = 47.000 - Xuất 18/6: 180 x 120 = 21.600 - Xuất 25/6: 20x 120 = 2.400 60 x 110 = 6.600 Tổng xuất (25/6) = 9.000 * Định khoản kế toán 1. Nợ TK 155 (1551) 450.000 Có TK 631 450.000 2. Nợ TK 155 (1556) 36.000 Nợ TK 311 (3113) 3.600 Có TK 111 39.600 3. a/ Nợ TK 511 (5118) 189.500 Có TK 155 189.500 3.b/ Nợ TK 111 266.750 Có TK 5118 242.500 Có TK 3331 24.250 4. Nợ TK 155 (1551) 504.000 Có TK 631 504.000 5. a/ Nợ TK 511 (5118) 638.100 Có TK 155 638.100 5. b/ Nợ TK 112 803.660 Có TK 511 (5118) 730.600 Có TK 3331 73.060 6. Nợ TK 155 (1556) 27.500 Nợ TK 311 (3113) 2.750 Có TK 112. 30.250 7. Nợ TK 662 9.000
Có TK 155 (1556) 9.000
………. Kế toán tăng giảm TSCĐ vô hình
TCKT cập nhật: 16/08/2006