II. KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÁN BỘ PR
4.Có mối quan hệ tốt khi làm việc với giới báo chí
Cán bộ PR phải tạo và duy trì được mối quan hệ tốt với cá nhân người biên tập và phóng viên: Cần phải có một danh sách phóng viên được cập nhật thường xuyên Thường xuyên có sự liên hệ, thực hiện chính sách ưu đãi về sản phẩm ( bán sản phẩm với giá thấp, cung cấp dịch vụ miễn phí... ); hỗ trợ về thông tin ( Trả lời các câu hỏi về sản phẩm, công ty; Tạo điều kiện để phóng viên chụp ảnh quay phim và phỏng vấn lãnh đạo...). Đó là hoạt động cần thiết để tạo thiện cảm của phóng viên/ biên tập viên đối với công ty nói chung và với cán bộ PR nói riêng, theo đó họ sẽ vui vẻ tiếp nhận thông tin gửi tới và sẵn sàng đăng tải.
Khi gửi thông tin tới biên tập viên/phóng viên, cán bộ PR cần phải chú ý cách mà họ muốn tiếp nhận: Có người muốn nhận qua email, những người cẩn thận muốn nhận thông tin có xác nhận qua bản fax, một số người muốn được gọi điện thông báo về tin tức mới... Tuỳ theo cách thức làm việc của mỗi người mà gửi thông tin thì sẽ được chú trọng trong hàng trăm tin tức mà phóng viên/biên tập viên phải nhận mỗi ngày.
Thông cáo báo chí thường là tài liệu quan trọng và có giá trị đối với cả công ty và người biên tập. Đây thường là những thông tin “nóng hổi” mà công ty muốn dư luận biết đến đồng thời là mối quan tâm của độc giả. Một thông cáo báo chí đáng được chú ý là một văn bản ngắn gọn và có trọng điểm. Những chi tiết rườm rà, dông dài và không cần thiết sẽ gây phản cảm cho người biên tập. Tực đề và đoạn văn đầu tiên của bài thông cáo báo chí là phần quan trọng nhất, đó là phần thu hút các nhà báo. Nội dung chính phải được đưa ngay vào phần đầu tiên, tập trung vào vấn đề nó ảnh hưởng thế nào đến người đọc, người nghe hay người viết. Cần phải nắm bắt thời sự, theo sát các khuynh hướng để “ vẽ” các câu chuyện thành một bức tranh rộng lớn, bao phủ vấn đề về tổ chức mình. Luôn luôn khởi đầu từ vị trí mà một nhà báo phải làm – đó là tạo một câu chuyện hay. Một
cán bộ PR sẽ có nhiều lợi thế nếu đã từng làm việc trong giới truyền thông, nếu không phải cố gắng thu nhặt kinh nghiệm một cách gián tiếp. Tìm hiểu những gì mà các phóng viên mong muốn, và cung cấp cho họ điều đó.