Khái niệm bộ phận được định nghĩa là bất cứ một phần hay một hoạt động nào đó trong doanh nghiệp mà các nhà quản lý muốn tìm hiểu về tình hình doanh thu và chi phí của nó [27, tr253]. Thí dụ về các bộ phận của một doanh nghiệp có thể là các sản phẩm, các thị trường tiêu thụ hoặc các phân xưởng sản xuất. Sở dĩ cần phân chia doanh nghiệp theo các bộ phận như vậy vì các nhà quản lý không chỉ cần đến các thông tin về tình hình chi phí, doanh thu xét trên phạm vi tổng quát toàn doanh nghiệp mà họ còn cần đến các thông tin chi tiết về tình hình doanh thu, chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, những thông tin này sẽ giúp họ đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận và phát hiện, giải quyết các vấn đề kém hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp.
Để cung cấp các thông tin chi tiết về doanh thu và chi phí của các bộ phận này cho các nhà quản lý, kế toán quản trị chi phí cần lập các báo cáo bộ phận. Báo cáo bộ phận là báo cáo kết quả kinh doanh theo mối quan hệ của chi phí với mức độ hoạt động của doanh nghiệp được lập chi tiết cho từng bộ phận của doanh nghiệp (Bảng
1.3). Báo cáo này có thể được lập chi tiết cho rất nhiều cấp bậc bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Thí dụ toàn doanh nghiệp có thể chi tiết thành các phân xưởng sản xuất, mỗi phân xưởng sản xuất lại được chi tiết theo các dây chuyền sản xuất, mỗi dây chuyền sản xuất lại được chi tiết tiếp thành các thị trường tiêu thụ. Các báo cáo này có tác dụng rất lớn trong việc giúp các nhà quản lý có được những đánh giá toàn diện về từng mặt hoạt động của doanh nghiệp.
Bảng 1.3 Mẫu báo cáo bộ phận
Chỉ tiêu Toàn doanh nghiệp Bộ phận A Bộ phận B 1. Doanh thu xxx xxx xxx
2. Chi phí biến đổi (xxx) (xxx) (xxx)
3. Lợi nhuận góp xxx xxx xxx
4. Chi phí cố định trực tiếp (xxx) (xxx) (xxx)
5. Lợi nhuận bộ phận xxx xxx xxx
6. Chi phí cố định chung (xxx)
7. Lợi nhuận thuần xxx
Như đã trình bày ở trên, báo cáo bộ phận được lập theo mối quan hệ của chi phí với mức độ hoạt động của doanh nghiệp, nghĩa là phân chia chi phí thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. Để có những đánh giá đúng đắn về hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, chi phí cố định trong các báo cáo bộ phận này cần được sắp xếp thành chi phí cố định trực tiếp và chi phí cố định chung. Chi phí cố định trực tiếp là các chi phí cố định có thể xác định trực tiếp cho một bộ phận cụ thể và nó phát sinh là do sự tồn tại của bộ phận đó. Chi phí cố định chung là các chi phí cố định không thể xác định trực tiếp cho một bộ phận cụ thể nào mà nó phát sinh nhằm phục vụ chung cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Lợi nhuận bộ phận là phần còn lại của doanh thu bộ phận sau khi trừ đi tất cả các chi phí trực tiếp của bộ phận.
Báo cáo bộ phận đặc biệt có ý nghĩa khi doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình phân quyền, việc kiểm soát hoạt động thông qua các trung tâm trách nhiệm. Các báo cáo bộ phận sẽ giúp cho các nhà quản lý bộ phận đánh giá được kết quả hoạt động của các bộ phận mà mình quản lý thông qua chỉ tiêu lợi nhuận bộ phận. Đặc biệt là với các bộ phận là các trung tâm đầu tư - các trung tâm trách nhiệm mà nhà
quản lý của bộ phận chịu trách nhiệm cả về lợi nhuận và vốn đầu tư sử dụng trong bộ phận đó, ngoài chỉ tiêu lợi nhuận bộ phận chúng ta còn sử dụng chỉ tiêu tỷ suất sinh lời của vốn đầu tư (ROI) để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận (công thức 1.13).
ROIbộ phận = Vốn đầu tư vào bộ phậnLợi nhuận bộ phận x100 (1.13) Chỉ tiêu ROI phản ánh hiệu quả hoạt động của bộ phận đúng đắn hơn chỉ tiêu lợi nhuận bộ phận bởi vì nếu bộ phận A có lợi nhuận lớn hơn lợi nhuận của bộ phận B nhưng bộ phận A lại có tỷ lệ sinh lời trên vốn đầu tư thấp hơn so với bộ phận B thì rõ ràng là bộ phận A hoạt động kém hiệu quả hơn bộ phận B.