Điều lệ hợp tác xã là tôn chỉ, là mục đích của hợp tác xã, gồm những quy định nội bộ phù hợp với điều kiệ cụ thể về ngành nghề kinh doanh của hợp tác xã, được toàn thể xã viên nhất trí thông qua, là căn cứ pháp lý để giải quyết các mối quan hệ giữa các xã viên với nhau, cũng như giữa các xã viên với hợp tác xã và có giá trị lâu dài trong hợp tác xã. Khi thành lập, mỗi hợp tác xã phải xây dựng Điều lệ riêng. Điều lệ hợp tác xã phải phù hợp với Điều 12 của Luật hợp tác xã năm 2003 và Nghị định 77/2005/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2005 của Chính phủ quy định về việc ban hành mẫu hướng dẫn xây dựng Điều lệ hợp tác xã.
Điều lệ hợp tác xã do các sáng lập viên dự thảo trình Hội nghị thành lập hợp tác xã thảo luận và biểu quyết thông qua. Tại Hội nghị, các thành viên tham gia hợp tác xã thảo luận thông qua từng điều khoản của Điều lệ theo nguyên tắc đa số với trên 50% số xã viên tham gia Hội nghị nhất trí tán thành. Trong trường hợp biểu quyết mà số phiếu tán thành và số phiếu không tán thành ngang nhau thì ý kiến của bên người Chủ trì hội nghị được xem như quyết định.
Luật hợp tác xã năm 2003 đã bỏ quy định về điều lệ mẫu, thay vào đó luật chỉ quy định Chính phủ ban hành mẫu hướng dẫn xây dựng điều lệ cho hợp tác xã, mà cụ thể là được Nghị định 77/2005/NĐ-CP điều chỉnh đã bổ sung chi tiết hơn Điều 12 của Luật hợp tác xã năm 2003, để từ đó giúp cho các hợp tác xã có điều kiện dựa vào đó xây dựng điều lệ của mình một cách dễ dàng.
Điều lệ hợp tác xã có các nội dung chủ yếu sau[24]: - Tên hợp tác xã, biểu tượng của hợp tác xã (nếu có); - Địa chỉ trụ sở chính của hợp tác xã;
- Ngành, nghề sản xuất, kinh doanh;
- Các quy định về đối tượng, điều kiện, thủ tục gia nhập hợp tác xã và ra hợp tác xã của xã viên;
- Các quy định về quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của xã viên; - Nguyên tắc và đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc;
- Vốn điều lệ của hợp tác xã;
- Vốn góp tối thiểu: mức góp, hình thức góp, thời hạn góp và điều kiện trả lại vốn góp của xã viên;
- Thẩm quyền và phương thức huy động vốn;
- Nguyên tắc trả công, xử lý các khoản lỗ; chia lãi theo vốn góp, theo công sức đóng góp của xã viên và theo mức độ sử dụng dịch vụ của hợp tác xã; trích lập, quản lý và sử dụng các quỹ của hợp tác xã;
- Thể thức quản lý, sử dụng, bảo toàn và xử lý phần tài sản chung, vốn tích luỹ của hợp tác xã khi hợp tác xã đang hoạt động và khi hợp tác xã giải thể;
- Cơ cấu tổ chức quản lý hợp tác xã; chức năng, quyền, nhiệm vụ và trách nhiệm của Ban quản trị, Trưởng Ban quản trị, Chủ nhiệm hợp tác xã, Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát và các bộ phận giúp việc cho hợp tác xã;
- Người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã;
- Thể thức tiến hành Đại hội và thông qua quyết định của Đại hội xã viên; - Chế độ xử lý vi phạm Điều lệ hợp tác xã và nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
- Các quy định khác do Đại hội xã viên tự quyết định nhưng không trái với quy định của pháp luật.
Như vậy, so với Điều 14 của Luật hợp tác xã năm 1996, nội dung điều lệ hơp tác xã theo quy định tại Điều 12 của Luâth hợp tác xã năm 2003 đã được bổ sung như sau:
Bổ sung về nguyên tắc và đối tượng đóng bảo hiểm bắt buộc. Theo Luật hợp tác xã năm 2003, đối tượng tham gia hợp tác xã khá đa dạng, đồng thời để đảm bảo quyền lợi của xã viên và người lao động, cũng như việc hợp tác xa thực hiện các quy định của Luật bảo hiểm và Luật lao dộng. Chính vì vậy mà cần được bổ sung vào Điều lệ hợp tác xã. Hơn nữa, việc chi trả các khoản bảo hiểm xã hội có liên quan trực tiếp đến điều kiện tài chính của hợp tác xã, mà cụ thể là quyền lợi của xã viên. Vì vậy, vấn đề xác định nguyên tắc và đối tượng đóng bảo hiểm bắt buộc phải được Đại hội xã viên thông qua và ghi trong Điều lệ hợp tác xã.
Bổ sung về thẩm quyền và phương thức huy động vốn. Vốn là yếu tố hết sức quan trọng đối với mọi loại hình doanh nghiệp, vốn giúp duy trì, mở rộng và phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh. Do đó, việc huy động vốn là hết sức cần thiết đối với hợp tác xã. Tuy nhiên, việc huy động nguồn vốn cũng gắn liền với nghĩa vụ thanh toán các khoản huy động dưới các hình thức khác nhau, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính và sự tồn tại của hợp tác xã. Vì thế, việc xác định giao cho ai thẩm quyền huy động vốn, cũng như phương thức huy động vốn như thế nào phải do chính các xã viên quyết định và ghi nhận vào Điều lệ hợp tác xã. Bên cạnh đó, việc ghi nhận trên vừa đảm bảo nguyên tắc huy động vốn, vừa giúp cho cơ quan điều hành hợp tác xã chủ động trong quá trình thực hiện công việc của mình và tránh tình trạng lợi dụng quyền hạn làm ảnh hướng đến quyền lợi chính đáng của hợp tác xã và xã viên.
Bổ sung thể thức quản lý, sử dụng, bảo toàn và xử lý phần tài sản chung, vốn tích luỹ của hợp tác xã khi hợp tác xã đang hoạt động và khi hợp tác xã giải thể. Với đặc thù của loại hình hợp tác xã, nguồn tài sản chung của hợp tác xã là phần tài sản quan trọng. Chính vì lẽ đó, việc quản lý, sử dụng và bảo toàn tài sản đó không chỉ liên quan đến hiệu quả hoạt động của hợp tác xã, quyền lợi của xã viên, mà còn liên
quan đến sinh hoạt của cộng đồng dân cư, đặc biệt là đối với các hợp tác xã nông nghiệp. Với tư cách là một tổ chức kinh tế tập thể hoạt động theo nguyên tắc tự chủ, tự chịu trách nhiệm, việc sử dụng các nguồn vốn, trong đó có vốn tích lũy của hợp tác xã khi hợp tác xã đang hoạt động hoặc giải thể, ngoài phần xử lý theo quy định của Luật hợp tác xã năm 2003 và các quy định pháp luật khác có liên quan, tập thể xã viên được quyết định xử lý phần tài sản quan trọng này thông qua thỏa thuận và ghi nhận trong Điều lệ hợp tác xã.
Bổ sung về người Đại diện theo pháp luật của hợp tác xã. Là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, do vậy, mọi quan hệ hoạt động của hợp tác xã với các chủ thể bên ngoài phải được xác lập thông qua người đại diện. So với Luật hợp tác xã năm 1996, thì người đại diện của hợp tác xã là Chủ nhiệm hợp tác xã, tuy nhiên, Luật hợp tác xã năm 2003 đã mở rộng thêm mô hình quản lý của hợp tác xã, nên người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã không chỉ riêng Chủ nhiệm hợp tác xã mà còn có thể là Trưởng ban quản trị, điều đó phụ thuộc vào từng loại mô hình tổ chức, quản lý, điều hành của hợp tác xã. Mặt khác, Chủ nhiệm hợp tác xã là người đứng đầu bộ máy điều hành và có thể do hợp tác xã thuê. Do đó, không phải trong mọi trường hợp Chủ nhiệm hợp tác xã đương nhiên trở thành người Đại diện theo pháp luật của hợp tác xã. Vì vậy, để phân định rõ ràng tư cách và trách nhiệm trước pháp luật, nên việc khẳng định người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã trong Điều lệ là hết sức cần thiết và phù hợp với thực tế khách quan.
Bổ sung về chế độ xử lý vi phạm Điều lệ hợp tác xã và nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ. Điều lệ, Nội quy hợp tác xã điều chỉnh những quan hệ nội bộ trong hợp tác xã, tạo cơ sở cho ổn định trong tổ chức quản lý, sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã. Trong trường hợp có vi phạm Điều lệ hợp tác xã của các xã viên, thì tùy theo tính chất mức độ vi phạm mà bị kiển trách, cảnh cáo, khai trừ khỏi hợp tác xã, nếu gây thiệt hại tài sản thì phải bồi thường. Bên cạnh đó, nếu trong nội bộ hợp tác xã có tranh chấp phát sinh thì có thể giải quyết trên cở sở hòa giải giữa các xã viên với nhau và giữa xã viên với hợp tác xã theo nguyên tắc bình đẳng, hợp tác; trường hợp không giải quyết được thì trình Đại hội xã viên xem xét, quyết định, nếu không được thì đề nghị Tòa án nhân dân có thẩm quyền sẽ giải quyết. Việc bổ sung nội dung trên vào Điều lệ hợp tác xã có ý nghĩa rất quan trọng nhằm làm ổn định
quan hệ trong nội bộ hợp tác xã và tăng cường kỷ luật trong tổ chức có đặc thù mang tính xã hội sâu sắc như hợp tác xã.
Bổ sung về thể thức sửa đổi Điều lệ hợp tác xã. Điều lệ hợp tác xã là văn bản quan trọng, có thể xem đây là “Luật” đối với hợp tác xã, có nội dung liên quan đến mọi hoạt động của hợp tác xã, cũng như quyền lợi của các xã viên và do chính các xã viên thông qua. Vì vậy, việc sửa đổi Điều lệ hợp tác xã để cho phù hợp với tình hình của hợp tác xã trong từng giai đoạn phát triển cũng phải do tập thể xã viên quyết định.
Ngoài ra, Luật hợp tác xã năm 2003 và Nghị định 77/2005/NĐ-CP còn bổ sung trong Điều lệ hợp tác xã một số nội dung khác như: điều kiện trả lại vốn của xã viên; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các chức danh quản lý, điều hành, kiểm soát; ghi nhận thêm một số chức danh khác như Trưởng ban quản trị, Trưởng ban kiểm soát vào nội dung của Điều lệ.