Hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty được thực hiện bởi ba bộ phận là : Ban giám đốc, phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu. Ba bộ phận này cùng phối hợp với nhau để thực hiện các công việc trong thanh toàn hàng nhập khẩu nói riêng cũng như trong thanh toán nói chung.
Ban giám đốc bao gồm giám đốc và hai phó giám đốc có trách nhiệm đánh giá, xem xét, duyệt các phương án kinh doanh trong đó có phương thức thanh toán mà công ty sẽ sử dụng đối với đối tác. Ban giám đốc là người nắm quyền cao nhất đứng ra kí hợp đồng và chịu mọi trách nhiệm liên quan, giải quyết các tranh chấp phát sinh ( nếu có),...
Nghiệp vụ thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu chủ yếu do phòng kế toán tài chính thực hiện. Phòng kế toán tài chính làm các thủ tục với ngân hàng, lưu chứng từ, cân đối sổ sách và hạch toán các khoản thanh toán hàng nhập khẩu. Ngoài ra phòng kế toán tài chính còn đảm nhận việc trình xét duyệt thanh toán lên ban giám đốc, kiểm tra tính đúng đắn và phù hợp của các loại chứng từ trong thương vụ và chấp nhận thanh toán hay không.
Phòng xuất nhập khẩu đứng ra lập kế hoạch kinh doanh, đề xuất phương thức thanh toán và đàm phán với đối tác để thỏa thuận hợp đồng. Ngoài ra phòng xuất nhập khẩu còn có trách nhiệm phối hợp với phòng kế toán kiểm tra các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Các phòng ban công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV đã thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. Phòng kế toán tài chính luôn thực hiện nhanh chóng các thủ tục huy động vốn đầy đủ, kịp thời, theo dõi kiểm tra sát sao các chứng từ do nhà xuất khẩu gửi đến đề phòng rủi ro chứng từ giả mạo. Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
và thị trường tiêu thụ, cố gắng thương thảo với khách hàng để lựa chọn phương thức thanh toán hiệu quả nhất cho công ty.
Tuy nhiên sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chưa thật tốt, đặc biệt là giữa phòng kế toán – tài chính và phòng xuất nhập khẩu, như việc đùn đẩy trách nhiệm trong việc kiểm tra chứng từ và làm thủ tục thanh toán. Thời gian kiểm tra chứng từ là 2 ngày, còn hơi lâu ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
2.3.2.2 Cơ cấu các phương thức thanh toán được sử dụng khi thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty.
Công ty thường sử dụng ba phương thức thanh toán chính là tín dụng chứng từ (L/C), phương thức nhờ thu kèm chứng từ ( D/P), và chuyển tiền bằng điện ( T/T). Trong đó phương thức tín dụng chứng từ được sử dụng nhiều nhất do nó đảm bảo quyền lợi cho cả công ty và đối tác. Cụ thể tình hình sử dụng các phương thức thanh toán trong thanh toán hàng nhập khẩu được thể hiện qua bảng sau :
Bảng 2.6 : Cơ cấu các phương thức thanh toán được sử dụng trong thanh toán hàng nhập khẩu của công ty.
Đơn vị : Triệu USD
Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Tổng kim ngạch NK 7,625 11,938 15,000 16,875 24,188 P.Thức chuyển tiền 1,373 2,501 3,922 5,062 7,256 P.Thức nhờ thu 0,840 1,446 2,170 2,532 4,112 P.Thức tín dụng chứng từ 5,413 8,060 8,976 9,282 12,819 Nguồn: Phòng kế toán
Biểu đồ 2.1 : Cơ cấu các phương thức thanh toán hàng nhập khẩu của công ty 2004 2005 Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46 44 21% 12% 67% 53% 30% 17% L/C T/T D/P 60% 14% 26% 55% 15% 30%
2006 2007