II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
2.1Hiện đại hóa phần cứng (Hardware)
2. Những giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
2.1Hiện đại hóa phần cứng (Hardware)
Như đã trình bày ở trên, do Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 có mạng lưới các mối quan hệ với các tỉnh thành trong cả nước nên việc nối mạng Internet, mạng Intranet, mạng LAN, mạng WAN là việc làm hết sức cần thiết. Tính cập nhật thông tin một cách nhanh chóng tạo điều kiện cho Xí nghiệp chiếm được các lợi thế lớn trong kinh doanh và sản xuất. Bởi trong thời đại thông tin, việc quảng cáo rộng rãi tìm đối tác, khách hàng trong sản xuất kinh doanh và chế độ khuyến mãi
thích hợp, hoạt động chiêu hàng là điều hết sức cần thiết và nếu khai thác tốt những thông tin trên mạng sẽ đem lại những hiệu quả to lớn mà chi phí lại không cao và như vậy sẽ phát triển được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc làm này sẽ khắc phục tồn tại của văn phòng là hàng tháng phải cử nhân viên đi Marketing thị trường, tiết kiệm được thời gian và nhân lực.
Để phục vụ công việc cần trang bị hệ thống máy tính và hỗ trợ để đạt được hiệu quả cao nhất. Nhưng để cỏ thể kết nối được các mạng này thì các máy tính đều phải có dung lượng ổ cứng phù hợp, đủ mạnh để có thể tìm kiếm thông tin và tải (download) các thông tin trên mạng (upload) đó là những thông tin về dản phẩm của Xí nghiệp, giá cả, mẫu mã, phương thức thanh toán…Cũng như giới thiệu chung về Xí nghiệp, cần có một trang web của Xí nghiệp bằng nhiều thứ tiếng:Anh, Trung Quốc,…để mở rộng, xâm nhập vào thị trường trên thế giới. Hiện nay các máy tính ở văn phòng Xí nghiệp chủ yếu sử dụng WinXP, có cấu hình tương đối mạnh, hệ điều hành Pentium III, có cổng USB. Thiêt bị máy nhỏ, gọn nhẹ không hơn một cây bút viết nhưng có khả năng lưu vô cùng lớn nó được gọi đơn giản là “bút cóp”. Thiết bị máy sử dụng bộ nhớ Flash (ánh sáng từ) nên sẽ không dễ dàng bị nhiễm các loại Virus phá hoại, có tốc độ ghi và đọc cực nhanh.
Nhưng bên cạnh đó, vẫn cồn một số máy tính có cấu hình thấp, linh kiện chưa được nâng cấp kịp thời chưa được trang bị ổ CD – ROM mà hiện nay các văn bản, tài liệu có dung lượng lớn đều được lưu trữ trong đĩa CD, gây khó khăn trong việc thu thập và lưu trữ thông tin, tài liệu. Chính điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả làm việc của nhân viên văn phòng. Ngoài ra văn phòng chưa trang bị máy Scan quét tài liệu, văn bản…vào máy tính nên hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng chưa cao, còn mất nhiều thời gian vào việc soạn thảo tài liệu, bởi máy Scan có tác dụng rất lớn trong công việc nhằm rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản, tài liệu…Theo em, lãnh đạo văn phòng nên có kế hoạch và báo cáo Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 (Công ty cấp trên) về tình hình trang thiết bị trong văn phòng để Tổng Giám đốc có ý kiến chỉ đạo, thay thế một số bộ phận đã quá cũ hoặc nâng cấp nếu thấy cần thiết và trang bị máy Scan thường. Scan màu nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.