II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
4.Thực trạng về trang thiết bị và đội ngũ nhân sự Ban Nhân chính –Kế hoạch a.Tình hình về trang thiết bị, dụng cụ
a. Tình hình về trang thiết bị, dụng cụ
Văn phòng làm nhiệm vụ thm mưu, giúp việc cho Giám đốc trong việc đưa ra các quy định quản lý, đưa ra các kế hoạch sản xuất kinh doanh… Vì thế mà văn phòng có một nhiệm vụ vô cùng quan trọng quyết định mọi thắng lợi của doanh nghiệp nói chung và ngươì lãnh đạo nói riêng. Để nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng thì mỗi doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn các phương án khác nhau. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 cũng vậy, đề nâng cao chất lượng ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng họ quyết định lựa chọn phương án đầu tư vào con người bởi với họ con người chính là tài nguyên vô giá, là điều kiện để dẫn đến thành công. Đầu tư vào con người tức là làm như thế nào để con người làm việc với tinh thần, trách nhiệm cao nhất, phát huy hết năng lực cũng như sự sáng tạo của họ trong công việc. Để làm được điều đó, ngoài việc tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ công nhân viên hay có những chính sách động viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần thì Xí ngiệp còn chú trọng đầu tư mua các trang thiết bị, dụng cụ làm việc tại văn phòng. Bởi trong thời đại công nghiệp hóa như hiện nay con người làm việc có hiệu quả thì không thể thiếu sự trợ giúp của các phương tiện máy móc hiện đại cho mọi hoạt động của văn phòng.
Các trang thiết bị hiện nay của Ban Nhân chính – Kế hoạch gồm 3 loại:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập xử lý, lưu trữ vầ truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy điện thoại, máy in,…
- Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tài liệu, các loại kẹp hồ sơ,…
- Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng,…
Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ Ban Nhân chính – Kế hoạch STT Tên dụng cụ, trang thiết bị văn phòng Số lƣợng Đơn vị
1 Máy vi tính 03 Bộ
2 Máy in 01 Chiếc
3 Điều hòa nhiệt độ 01 Chiếc
4 Tủ đựng tài liệu 02 Chiếc
5 Máy điện thoại 01 Cái
6 Máy fax 01 Chiếc
7 Đèn chiếu sáng 04 Cái
8 Quạt treo tường 04 Chiếc
9 Bàn ghế làm việc 03 Bộ
10 Bàn tiếp khách 01 Bộ
(Nguồn Ban Nhân chính – Kế hoạch)
Qua bảng thống kê về số lượng các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho Ban Nhân chính- Kế hoạch như trên ta thấy mặc dù Xí nghiệp đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng. Nhưng so với nhu cầu thực tế, so với tính chất công việc vẫn còn thiếu, chưa đầy đủ dẫn tới ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên trong phòng. Ví dụ như: hiện tại phòng chỉ có một máy in, điều đó đã gây ra sự chờ đợi giữa các thành viên trong ban khi cần in ấn tài liệu cùng một lúc và điều đó đương nhiên đã không tránh khỏi sự chậm tiến độ trong công việc.
4.2 Về tình hình nhân sự
Do yêu cầu về sản xuất kinh doanh cho nên lao động của Xí nghiệp gồm tổng hợp nhiều ngành nghề với các kỹ năng khác nhau.
Bảng 3
Bảng cơ cấu lao động của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
STT Các tiêu chí Năm 2009 Đơn vị
01 Tổng số lao động 214 Người
02 Độ tuổi trung bình 41.5 Tuổi
03 Giới tính Người Nam 86 Người Nữ 128 Người 04 Trình độ chuyên môn Đại học 12 Người Cao đẳng 02 Người Trung cấp 02 Người
Công nhân kỹ thuật 198 Người
(Ngoài ra, theo yêu cầu sản xuất kinh doanh và thời vụ Xí nghiệp sử dụng số lao
động hợp đồng công việc, thời vụ với trên 20 người, sử dụng vào việc phun cát và vệ sinh triền đà).
Bảng 4 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng cơ cấu lao động của Ban Nhân chính – Kế hoạch
STT Các tiêu chí Năm 2009 Đơn vị
01 Tổng số lao động 10 Người
02 Độ tuổi trung bình 46.5 Tuổi
03 Giới tính Người Nam 07 Người Nữ 03 Người 04 Trình độ chuyên môn Đại học 03 Người Cao đẳng 01 Người Trung cấp 0 Người
Đào tại nghề 06 Người
(Nguồn: Ban Nhân chính – Kế hoạch)
Độ tuổi bình quân
Căn cứ và bảng số liệu trê ta thấy số cán bộ công nhân viên có độ tuổi trên 40 khá nhiều (7 người trên tổng số 10 người) và độ tuổi bình quân của cán bộ công nhân viên trong phòng là tương đối cao 46.5 tuổi. Đây là một trong những yếu tố gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc, sức khoẻ người nhân viên, dẫn đễn việc thích nghi và sử dụng các trang thiết bị hiện đại, ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng chưa cao.
Trình độ chuyên môn
Trình độ chuyên môn của người nhân viên là yếu tố quyết định sự chiến thắng trong kinh doanh. Do đó để tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên làm việc tốt, phát huy được hết khả năng sáng tạo của mình, ban lãnh đạo Xí nghiệp đã thường xuyên cử nhân viên đi tập huấn các khóa đào tạo ngắn ngày, tào điều kiện thuận lợi cả về
mặt thời gian cũng như vật chất khuyến khích cán bộ công nhân viên đi học để nâng cao trình độ. Nhưng tất cả chỉ dừng lại ở các lớp có liên quan trực tiếp về nghiệp vụ, chưa có lớp nào tập huấn về kiến thức mở rộng như tin học, ngoại ngữ…Điều này là một bất lợi rất lớn đối với Xí nghiệp nói chung và bản thân cán bộ công nhân viên nói riêng. Chính vì vậy mà thực tế đã cho thấy họ lứng túng trong mọi hoạt động, ngại tiếp cận với những cái mới và khó khăn trong việc sử dụng các phần mềm hiện đại.