II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
thủ công, nhập những nội dung cần thiết vào quyển số đăng ký văn bản đến. Với mục đích giúp lãnh đạo Xí nghiệp xác định được lượng văn bản đến trong ngày, nội dung đề cập đến vấn đề gì. Trên cơ sở đó phương pháp giải quyết.
- Theo quy định của Xí nghiệp thì văn bản đến Xí nghiệp ngày nào, cán bộ văn thư có nhiệm vụ vào sổ ngay ngày đó. Khi có số lượng văn bản đến nhiều và quá muộn không xử lý kịp thời thì cán bộ văn thư báo cáo các lãnh đạo phòng và cất vào tủ có khóa cẩn thận để ngày hôm sau giải quyết.
Sổ đăng ký “văn bản đến” tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 bao gồm cá nội dung sau: + Trang bìa của sổ trình bày như sau:
+ Cấu tạo bên trong của sổ gồm 10 cột:
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THỦY SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số:……đến số…… Từ ngày…….đến ngày……
Quyển số…………
Mẫu sổ số 1:
MẤU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Sổ đến Ngày đến Tên cơ quan gửi văn bản đến Sổ, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên, loại và trích yếu Đơn vị hoặc người nhận Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … … … …
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 56
Chuyển giao văn bản: sau khi vào sổ văn bản đến với đầy đủ các nôi dung trên, nhân viên văn thư thực hiện chuyển trực tiếp văn bản đến tận nơi đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân người có trách nhiệm giải quyết. Người cán bộ văn thư mất rất nhiều thời gian, vất vả trong việc chuyển giao văn bản, chịu trách nhiệm chuyển trực tiếp văn bản đến các phòng ban, đơn vị hoặc cán bộ lãnh đạo tại khu vực Xí nghiệp còn các bộ phận khác cử đại diện lên Ban nhân chính – Kế hoạch nhận văn bản.
- Văn bản có mức độ “khẩn” được nhân viên văn thư chuyển giao đến người có trách nhiệm quản lý ngay trong ngày, chậm nhất là 30 phút (giờ hành chính).
- Khi chuyển văn bản: giao tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ và khi nhận văn bản từ văn thư, các phòng ban, đơn vị hoặc cá nhân đều được yêu cầu ký nhận vào sổ chuyến giao văn bản nội bộ.
b. Đối với việc giải quyết “văn bản di” tại Xí nghiệp:
Nhân viên văn thư chỉ trực tiếp soạn thảo các văn bản của ban Giám đốc và Ban Nhân chính- Kế hoạch còn các văn bản thuộc phạm vi quản lý của phòng ban nào thì phòng ban đó trực tiếp xin ý kiến của Ban lãnh đạo rồi chuyển tới văn thư để hoàn tất thủ tục ban hành.
Mọi văn bản, giấy tờ danh nghĩa Xí nghiệp gửi ra ngoài đều qua bộ phận văn thư đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
Quy trình giải quyết “văn bản đi” tại Xí ngiệp như sau:
Khi tất cả các văn bản giấy tờ đã hoàn chỉnh về nội dung, nhân viên văn thư tiến hành:
- Đóng dấu, ghi ngày tháng, ghi sổ văn bản, ghi địa chỉ và hoàn tất các thủ tục gửi văn bản đi.
- Sắp xếp văn bản lưu.
- Theo dõi việc chuyển văn bản đi.
Vào sổ, đăng ký “văn bản đi”: cũng thủ công như với văn bản đến. Sổ đăng ký văn bản đi được sử dụng để ghi tất cả các văn bản, giấy tờ mà ban Giám đốc Xí nghiệp cũng như các phòng ban gửi đi.
- Qua cuốn sổ này giúp ban lãnh đạo nắm được số lượng văn bản, giấy tờ mà Xí nghiệp đã gửi và nội dung của văn bản đó.
- Nhân viên văn thư tại Xí nghiệp khi giải quyết văn bản đi đã đảm bảo được nguyên tắc “ghi sổ văn bản đi”: