II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
2. Chức năng,nhiệm vụ của Ban Nhân chính –Kế hoạch
Giống như các phòng ban khác trong Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch cũng có những chức năng và nhiệm vụ riêng nhằm duy trì hoạt động và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Ban nhân chính – Kế hoạch có những chức năng nhiệm vụ sau:
a. Chức năng:
Chức năng tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp.
Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp
Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động b. Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện.
- Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn về văn bảncho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, bảo quản con dấu.
- Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV.
- Theo dõi thời gian công tác tham gia BHXH của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm.
- Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản.
- Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiễm CBCNV ra khỏi Xí nghiệp và công việc khai thác về nhân sự, lao động.
- Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng. - Bảo vệ trật tự trị an, an toàn cơ quan.
- Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách.
- Thực hiện công tác quản lý lao động – định mức lao động – tiền lương. - Thực hiện các chế độ người lao động do pháp luật quy định.
- Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ tiền lương hợp lý.
- Thực hiện chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc cho công nhân. - Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý năm kịp thời chính xác.
- Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành của Xí nghiệp.