II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
6.Đánh giá về thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Cùng với sự phát triền ngày càng mạnh mẽ của nền sản xuất xã hội thì các mối quan hệ nói chung và các quan hệ trong quản lý nói riêng ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp. Điều đó kéo theo sự phức tạp của Công nghệ thông tin và sự gia tăng về khối lượng quy mô cũng như tính chất phức tạp của Công nghệ thông tin. Hiện tượng bùng nổ thông tin và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong nền sản
xuất xã hội đã làm cho Công nghệ thông tin trở thành một lợi thế và lợi thế đó quyết định sự thành bại của tổ chức. Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển không thể không tính đến việc tận dụng các lợi thế của Công nghệ thông tin. Do vậy, để văn phòng ngày một hoạt động tốt hơn, thu thập lý về thông tin nhằm đáp ứng sự biến chuyển như vũ bão của cơ chế thị trường thì chúng ta cần phải nghiên cứu để đổi mới và hoàn thiện về hoạt động của nó một cách khoa học. Do tính chất trên em có một vài đánh giá về những thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của viêc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.
Thuận lợi:
- Xí nghiệp có nhiều cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm làm việc, có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình.
- Xí nghiệp đã có sự cố gắng trong việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại để phục vụ các hoạt động của văn phòng góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, phục vụ sản xuất kinh doanh…
Khó khăn:
- Do hoạt động của văn phòng rộng, nhiều công việc, nhiều lĩnh vực cho nên hoạt động công nhân viên có tính chất đơn lẻ, tự chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình và mang tính độc lập cao, nếu công nhân viên chức không tự giác thì chất lượng công việc vẫn còn nhiều hạn chế. Công tác sang kiến cải tiến ở một số phòng ban chưa được phát huy.
- Số đông cán bộ nhân viên của Xí nghiệp ở độ tuổi cao, họ dày dạn kinh nghiệm trong công việc nhưng lại hạn chế về việc tiếp nhận với khoa học kỹ thuật, với công nghệ mới, đặc biệt là các trang thiết bị được đầu tư vào dây chuyền sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
- Nhận thức vai trò ứng dụng Công nghệ thông tin mang lại hiệu quả cao cho các hoạt động văn phòng nói chung còn chưa cao, thể hiện ở đầu tư cho tin học hóa, bố trí thời gian và nguồn nhân lực của Xí nghiệp cho việc đào tạo các chương trình tin học, ngoại ngữ chưa tốt…
- Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một doanh nghiệp Nhà nước nên hiện tại vẫn còn ảnh hưởng của chế độ làm việc thời bao cấp. Vì vậy, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường họ vẫn chưa bắt kịp được với phong cách làm việc hiện đại.
Tóm lại:
Trên đây là những khái quát cơ bản về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 và thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, cụ thể là Ban Nhân chính –Kế hoạch đã làm được dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban Giám đốc trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khắc nghiệt cùng với công cuộc nghiệp hóa, hiện đại hoát đất nước.
Thông qua thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như trên có thể đưa ra những kết luận chủ yếu sau:
+ Đã có sự quan tâm của ban lãnh đạo trong việc đầu tư mua sắm trang thiết bị hiên đại như: vi tính, điện thoại, máy in,…nhưng chưa khai thác hết các tính năng của nó cũng như việc chưa áp dụng các ứng dụng của Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng.
+ Chưa đầu tư toàn diện vì yếu tố con người quyết định kết quả của việc đầu tư đó. Cho nên chưa có kế hoạch, quy hoạch cho việc đầu tư, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức,…để khai thác tối đa những ứng dụng hiện có của trang thiết bị hiện đại, của Công nghệ thông tin.
Chính vì những lý do đó, em xin được mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị của mình ở chương 3.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG VĂN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81
“Làm thế nào để khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình”- đó luôn là một câu hỏi được đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp.Từ câu hỏi này phải suy nghĩ xem làm thế nào để thu hút khách hàng được nhiều nhất nhưng vấn đề thực hiện được nó không phải là một điều dễ dàng. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 không chỉ có bề dày truyền thống làm ăn, có uy tín với khách hàng mà còn luôn luôn đáp ứng được nhu cầu cấp bách của khách hàng. Để tiếp tục giữ niềm tin với khách hàng, giữ được khách hàng cũ và tìm kiếm được khách hàng mới. Muốn làm được điều này phải năm bắt được các nguồn hàng của các công ty dịch vụ vận tải, nhu cầu sửa chữa và đóng mới để có biện pháp đáp ứng được một cách nhanh, kịp thời và chất lượng nhất.
Việc tìm kiếm khai thác nguồn hàng được thực hiện bởi các phòng ban làm theo chức năng của mình nhưng để trợ giúp cho hoạt động của các phòng ban đó thì không thể không kể tới sự hoạt động tích cực của bộ phận văn phòng. Trong thực tế cho thấy đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào bộ phận văn phòng luôn giữ vai trò chủ chốt quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó. Để giúp cho người nhân viên văn phòng giảm bớt gánh nặng công việc, tiết kiệm thời gian, tìm kiếm thông tin chủ động, chính xác nhất thì việc ứng dụng Công nghệ thông tin là sử dụng những kết quả của Công nghệ thông tin để hỗ trợ cho các cá nhân và tổ chức hoạt động xử lý thông tin, hỗ trợ cho các khâu công việc cần thiết và cuối cùng, ở mức độ cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động, khai thác thông tin trong môi trường công nghệ thông tin, cải tiến đổi mới quy cách làm việc, đạt hiệu quả công việc cao hơn, đáp ứng những thay đổi đang diễn ra.Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, em thấy việc ứng dụng Công nghệ thông tin còn nhiều tồn tại, thiếu sót cần hoàn thiện và nâng cao để phù hợp với giai đoạn phát triển của nền kinh tế hiện nay. Dưới đây là những phương hướng và giải pháp có thể áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng.