4. Vai trò hoạt động thanh tra kiểm tra
4.2. Vai trò của kiểm tra
Có rất nhiều nguyên nhân làm cho kiểm tra trở thành chức năng tất yếu của quản lý. Theo H.Fayol: “Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có đợc thực hiện theo nh kế hoạch đã đợc vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã đợc ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con ngời và hành động”. Nh vậy:
− Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý. Kiểm tra thẩm định đúng sai của đờng lối, chiến lợc, kế hoạch, chơng trình và dự án; tính tối u của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phơng pháp mà cán bộ quản lý đã và đang sử dụng để đa hệ thống tiến tới mục tiêu của mình.
− Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch đợc thực hiện với kết quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đợc thực hiện nh ý muốn. Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trớc khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống đợc tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.
− Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những ngời lãnh đạo hệ thống. Nhờ kiểm tra, các nhà quản lý có thể kiểm soát đợc những yếu tố sẽ ảnh hởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa nhà quản lý đã bị vô hiệu hoá, hệ thống có thể bị lái theo hớng không mong muốn. Kiểm tra cần có “xem các quý vị đang làm gì” nhằm có tác động thích hợp.
Ngày nay, với nhu cầu mở rộng dân chủ trong các hệ thống, kiểm tra khuyến khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà không làm giảm khả năng kiểm soát của ngời lãnh đạo. Trong hệ thống quản lý tập trung trớc đây, nhà quản lý xác định cả tiêu chuẩn và phơng pháp để đạt đợc các tiêu chuẩn đó. Trong hệ thống mới, các nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuân nhng họ cho phép nhân viên của mình đợc vận dung khả năng sáng tạo để quyết định phơng pháp giải quyết vấn đề. Quá trình kiểm tra ở đây cho phép nhà quản lý giám sát sự tiến bộ của nhân viên chứ không can thiệp vào công việc và phơng hại đến quá trình sáng tạo của họ.
− Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trờng. Thay đổi thuộc tính tất yếu của môi trờng: Các thị trờng luôn biến động; các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu những sản phẩm và dịch vụ mới để thu hút khách hàng; các vật liệu và công nghệ mới đợc phát minh; các kế hoạch, chính sách và pháp luật của Nhà n- ớc đợc ban hành, đợc điều chỉnh. Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý luôn nắm đ- ợc bức tranh toàn cảnh về môi trờng và có những phản ứng thích hợp trớc các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hởng đến sản phẩm và dịch vụ của hệ thống.
− Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của tổ chức. Những giá trị này sẽ đợc tiêu chuẩn hoá để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống. Đồng thời, kiểm tra giúp các nhà quản lý bắt đầu lại chu trình cải tiến mọi hoạt động của hệ thống, thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống.