B. Khâu xuất khẩu hàng hĩa:
2.3.2 Việc luân chuyển chứng từ kế tốn:
- Chứng từ được luân chuyển theo điạ chỉ được qui định trong hợp đồng hoặc L/C.
- Thuận lợi, dễ dàng đối với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp kinh doanh xuất-nhập khẩu lâu năm. Cơng tác tổ chức luân chuyển chứng từ đã cĩ nề nếp, qui củ.
- Ngân hàng giao dịch tương đối ổn định, quá trình giao dịch lâu dài, đã nắm biết các qui định, trình tự, loại chứng từ phải trình trong quan hệ thanh tốn quốc tế.
2.3.2.2 Các mặt hạn chế cần hồn thiện:
- Luân chuyển và lưu trữ chứng từ nội bộ thường bị trùng lắp, chồng chéo, chưa khoa học làm cho khối lượng chứng từ phát sinh nhiều trong cùng một cơng ty do nhiều bộ phận cùng lưu trữ như phịng kinh doanh, phịng xuất nhập khẩu, phịng kế tốn, phịng logistic. . .
- Chứng từ gốc được lưu trữ tại bộ phận lập chứng từ (Tổ xuất khẩu, tổ nhập khẩu, phịng xuất nhập khẩu…), phịng kế tốn chỉ tiếp nhận bộ chứng từ đơi khi là chứng từ copy để theo dõi việc thanh tốn tiền hàng.
- Bộ chứng từ xuất khẩu trình ngân hàng khơng do phịng kế tốn thực hiện giao dịch mà do nhân viên xuất nhập khẩu trực tiếp giao dịch ảnh hưởng đến tiến độ khi phát sinh một loại chứng từ bị qui phạm, sai sĩt, bị lỗi hoặc tài khoản tiền gởi khơng đủ để thực hiện giao dịch.
- Thiếu những qui định nội bộ qui định về việc tổ chức cơng tác luân chuyển và lưu trữ chứng từ gốc tại các bộ phận thuộc doanh nghiệp.
- Mất thời gian đi lại để sửa chữa, bổ sung khi bộ chứng từ khơng sạch, khơng hồn thiện do bị lỗi, thiếu sĩt khi trình ngân hàng thanh tốn.
- Cơng tác tổ chức việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất- nhập khẩu tại đa số doanh nghiệp hiện nay thường phục vụ cho mục đích tiện lợi, nhanh chĩng, hợp lý của hoạt động kinh doanh, ít chú ý đến khía cạnh hợp lệ, hợp pháp, tính pháp lý qui định về chế độ chứng từ kế tốn theo Luật kế tốn hiện hành.
2.4 Kết luận chương 2:
Đối với nhà nhập khẩu, cơng việc quan trọng là kiểm tra cho được các chứng từ kế tốn cĩ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hĩa. Các yêu cầu trên bề mặt chứng từ cần kiểm tra, đối chiếu với chứng từ cĩ liên quan, với tính chất, đặc điểm của hàng hĩa, phương thức vận tải, phương thức thanh tốn, tính chất của hợp đồng, L/C và các nguồn pháp lý cĩ liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, L/C đĩ.
Trái lại, đối với nhà xuất khẩu thì việc lập cho được bộ chứng từ xuất khẩu mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế hoặc qui định trong L/C là cơng việc hết sức quan trọng. Do vậy, qui trình lập, kiểm tra, luân chuyển chứng từ kế tốn, nhất là bộ chứng từ xuất khẩu khi xuất trình ngân hàng cần được nêu rõ ràng, cụ thể, chặt chẽ, đúng như nội dung đã thể hiện (chẳng hạn những chứng từ được qui định ở điều khoản thanh tốn theo phương thức L/C).
Lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn quốc tế hàng hĩa xuất- nhập khẩu là yếu tố rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc thanh quyết tốn tiền hàng, các loại thuế cĩ liên quan đến việc xuất-nhập khẩu hàng hố. Một khi người lập khơng am hiểu các qui định, các thơng lệ, nội dung, tính chất của từng chỉ tiêu… thể hiện trên bề mặt của từng loại chứng từ, mối quan hệ giữa chúng trong bộ chứng từ được lập sẽ khơng tránh khỏi những sai sĩt xẩy ra và sẽ mất nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa, hồn thiện, giải trình. . .
Qua thực trạng khảo sát việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu tại các doanh nghiệp ở thành phố Hồ chí Minh hiện nay giúp cho chúng ta cảm nhận về một bức tranh với cùng một nội dung
nhưng cĩ rất nhiều cách diễn đạt, khơng cĩ một tiêu chuẩn chung cho tồn bộ bố cục của bức tranh. Với mọi doanh nghiệp, từ doanh nghiệp cĩ qui mơ vừa và nhỏ đến doanh nghiệp cĩ qui mơ lớn, cơng tác lập và luân chuyển bộ chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập kinh tế thế giới hiện nay đang là áp lực đối với các doanh nghiệp. Các chứng từ được lập phải dựa trên cơ sở những qui định, Luật lệ, thơng lệ quốc tế, từ yêu cầu của khách hàng và cơ quan quản lý chứ khơng phải dựa trên kinh nghiệm, thĩi quen. Hơn nữa, nhà nước hiện chưa cĩ sự qui định chuẩn thống nhất cho bộ chứng từ thanh tốn hàng hố xuất- nhập khẩu áp dụng tại các doanh nghiệp. Người lập chứng từ mang tính kỹ năng, thĩi quen hơn là tính chuyên nghiệp.
Các mặt hạn chế trong khâu lập chứng từ, sửa chữa, điều chỉnh chứng từ, luân chuyển chứng từ của các doanh nghiệp đã được tham khảo nêu trên sẽ làm tiền đề cho việc định hướng các giải pháp nhằm hồn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất- nhập khẩu tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong chương tiếp theo sau.
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN VIỆC LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TỐN THANH TỐN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH.
3.1 Quan điểm và phương hướng hồn thiện: 3.1.1 Quan điểm: 3.1.1 Quan điểm:
- Chứng từ kế tốn, theo qui định hiện nay, đa số đều được lập theo mẫu hoặc mang tính hướng dẫn hoặc mang tính bắt buộc nên việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn, làm cơ sở cho hạch tốn, ghi sổ, lưu trữ theo qui định nhà nước nhất thiết phải hồn thiện sao cho chứng từ mang tính đồng bộ, chuẩn, chung nhất cho tất cả các doanh nghiệp, giữa các Bộ, ngành cĩ liên quan nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn được thuận lợi, nhanh chĩng, phù hợp, đúng qui định.
- Trong điều kiện thiết lập chứng từ, hạch tốn kế tốn cĩ phần mềm hổ trợ, Nhà nước cần cĩ qui định cụ thể hơn về tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng phần mềm kế tốn; Chuẩn mực đối với việc sử dụng, ứng dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn; Doanh nghiệp cũng cần cĩ qui định chi tiết, cụ thể đối với việc lập và luân chuyển cũng như nội dung cho các chứng từ mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn đúng theo qui định nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý, kiểm sốt nội bộ, hạn chế việc lập sai, lập thiếu, lập trùng lắp, chứng từ bị bất hợp lệ… khi luân chuyển nội bộ, trình ngân hàng hoặc các cơ quan chức năng.
- Bộ chứng từ khi lập cần được thực hiện một cách nhanh chĩng, ngắn gọn, rõ ràng, khơng rườm rà, đầy đủ các chỉ tiêu, thơng tin cần thiết, là chứng từ “sạch” khi xuất trình lần đầu.
- Trong điều kiện thanh tốn quốc tế hiện nay, chứng từ giao dịch giữa ngân hàng trong nước với ngân hàng nước ngồi, kể cả ngân hàng đại lý tại nước ngồi đều là chứng từ điện tử. Giao dịch giữa ngân hàng với doanh nghiệp cũng cần thiết cĩ các qui định về chứng từ điện tử áp dụng trong giao dịch thanh tốn nhằm hạn chế số lượng chứng từ và tiết kiệm thời gian.
- Chứng từ lập phải đủ số liên và luân chuyển đầy đủ cho các cơ quan chức năng, nội bộ doanh nghiệp. Tránh hiện tượng lưu trữ chồng chéo, lưu theo nhu cầu bộ phận, qui định rõ bộ phận cĩ trách nhiệm lưu trữ chứng từ gốc nhằm tập trung nguồn lưu trữ hoặc xác định trách nhiệm pháp lý khi chứng từ bị thất lạc, bị mất, bị vi phạm pháp luật. . .
3.1.2 Phương hướng hồn thiện:
- Nhà nước (Chính phủ, các Bộ, các Ngành, cơ quan chức năng cĩ liên quan đến lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu) cần đưa ra các qui định cụ thể, thống nhất, đồng bộ các loại chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hĩa xuất- nhập khẩu bắt buộc phải lập và luân chuyển trong quan hệ giao dịch, thanh tốn, Hải quan, Thuế, Ngân hàng, cơ quan quản lý bên cạnh một số chứng từ khác theo nhu cầu kinh doanh, quản lý của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện đúng qui định, đồng thời tránh những hiện tượng tiêu cực cĩ thể xẩy ra do sự khơng rõ ràng, cụ thể, thống nhất, đồng bộ giữa các qui định hoặc khơng cĩ qui định.
- Doanh nghiệp cần thiết phải nhận thức được tầm quan trọng của việc lập và luân chuyển các loại chứng từ kế tốn, nhất là chứng từ kế tốn thanh tốn tiền hàng hố xuất nhập khẩu. Do đĩ, cần xây dựng các qui định nội bộ, cĩ phân cơng, phân nhiệm cụ thể cho người thực hiện việc lập, luân chuyển, lưu trữ
chứng từ kế tốn, tránh hiện tượng lập hoặc lưu trùng, hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm hay khơng thể xác định được trách nhiệm cá nhân khi xẫy ra sự cố làm ảnh hưởng đến lợi ích, uy tín, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Từ đĩ, chúng tơi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh trong nội dung của phần tiếp theo dưới đây.
3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất nhập khẩu hiện nay tại các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh.
3.2.1 Đối với các doanh nghiệp:
Về hệ thống chứng từ:
¾ Đối với chứng từ bắt buộc:
Đã là chứng từ kế tốn bắt buộc thì tất cả các đối tượng khi lập và luân chuyển phải thực hiện nghiêm túc theo qui định của Luật và các văn bản dưới Luật kể cả những chứng từ đặc thù do tổ chức kinh tế (doanh nghiệp) tự phát hành cả về hình thức và nội dung trên chứng từ, chẳng hạn như:
+ Căn cứ Mục 5. 11, IV, Phần B, Thơng tư 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính ban hành cĩ qui định: “… Bán hàng hố, dịch vụ cĩ giá trị thấp (dưới 100. 000 VNĐ) của các tổ chức, cơ sở cĩ đăng ký kinh doanh vẫn phải phát hành hố đơn, chứng từ hợp pháp theo qui định khi bên mua yêu cầu” nhưng trong thực tế, một số các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cĩ đăng ký kinh doanh khơng thực hiện triệt để qui định của Thơng tư nên các doanh nghiệp trong nước thường gặp khĩ khăn với cơ quan thuế khi xuất trình chứng từ chứng minh, nhất là các khoản chi phí đầu vào phát sinh trong nước.
+ Trên hĩa đơn, ở vị trí “ký, ghi rõ họ tên và đĩng dấu”ù, doanh nghiệp sau khi ký tên phải đĩng dấu nhưng một số doanh nghiệp khơng thực hiện đúng
qui định. Điều này sẽ tạo sơ hở để cán bộ thuế làm khĩ doanh nghiệp khi quyết tốn thuế, kiểm tra thuế.
+ Theo qui định L/C ở Mục “các chứng từ kế tốn thanh tốn được yêu cầu” (Required document) là những chứng từ kế tốn bắt buộc doanh nghiệp xuất khẩu phải lập đúng, đầy đủ khi xuất trình Ngân hàng để yêu cầu thanh tốn và giao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu. Vì vậy, khi lập các chứng từ này, người lập phải thực hiện đúng theo những điều đã được qui định trong L/C, theo qui tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ (UCP 500: The Uniform Customs and Practice for documentary credits), khơng được phép hoặc tự ý thêm, bớt, sửa đổi bất kỳ một nội dung nào, một từ nào trên bề mặt của chứng từ mặc dù nĩ bị sai, bị thiếu khi L/C đã được mở.
Vì quyền lợi và trách nhiệm, doanh nghiệp phải thực thi đúng qui định, đúng yêu cầu, khơng nên để xẩy ra bất kỳ một sự sai trái, thiếu sĩt nào. Cĩ như vậy việc lập và luân chuyển chứng từ mới nhanh chĩng, khơng làm chậm tiến độ thanh tốn khi trình ngân hàng, thuận lợi khi xuất trình chứng từ chứng minh với các cơ quan chức năng như Hải quan, Thuế, cơng ty kiểm tốn. . .
¾ Đối với chứng từ hướng dẫn:
Chứng từ hướng dẫn tuy khơng mang tính bắt buộc mà được lập tùy thuộc vào yêu cầu hoạt động, quản lý, kiểm sốt nội bộ tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi lập, doanh nghiệp cũng phải thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung, chữ ký, con dấu… như thể hiện ở chứng từ bắt buộc thì chứng từ mới cĩ giá trị pháp lý.
Về cơ cấu chứng từ:
(1) Đối với Chứng từ kế tốn xuất- nhập khẩu hàng hố:
Như đã trình bày trong Chương I, Mục 1. 2. 2, Khoản 1. 2. 2. 1 và 1. 2. 2. 2 về bộ chứng từ kế tốn cơ bản trong thanh tốn xuất-nhập khẩu hàng hĩa, theo quan điểm của chúng tơi, về cơ cấu chứng từ, cĩ thể chia thành các chứng từ kế
tốn bắt buộc và chứng từ kế tốn hướng dẫn khi lập và luân chuyển được trình bày tĩm tắt như bảng dưới đây:
Phạm vi áp dụng
Số TT TÊN CHỨNG TỪ DNghiệp XNK
TP. HCM Khác
(1) (2) (3) (4)
1 Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng BB HD
2 Hĩa đơn thương mại (INV) BB BB/HD*
3 Phiếu đĩng gĩi (P/L: Packing list); BB BB/HD*
4 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) BB BB/HD*
5 Vận đơn đường biển, đường hàng khơng,…(B/L, AWB)
BB BB/HD* 6 Tờ khai Hải quan Xuất nhập khẩu, phụ
lục của tờ khai hải quan xuất nhập khẩu (Custom Declaration);
BB BB/HD* 7 Giấy hoặc biên bản chứng nhận kiểm
tra, kiểm định chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, vệ sinh, kiểm dịch…
BB HD
8 Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. BB HD
9 chứng thư bảo hiểm BB BB/HD*
10 Đơn xin phê chuẩn danh mục hàng
nhập khẩu HD HD
11 Đơn xin phê duyệt giấy phép nhập khẩu
HD HD 12 Giấy chứng nhận số lượng hàng hố
xuất khẩu
HD HD 13 Giấy đề nghị nhập hàng về kho ngoại
quan HD HD
14 Giấy báo nhận hàng HD HD
15 Bảng kê chi tiết về ngày sản xuất lơ
hàng xuất khẩu; HD HD
16 Hĩa đơn giá trị gia tăng (GTGT) BB BB 17 Giấy thơng báo ngày xếp hàng tại HD HD
cảng xếp, dự kiến ngày hàng đến tại cảng đến.
18 Phiếu xuất kho/ Phiếu nhập kho BB BB
Ghi chú: BB/HD*: BB: Cho trường hợp chứng từ bắt buộc phải trình được qui định trong L/C, Hải quan, Thuế. Các trường hợp khác là chứng từ mang tính hướng dẫn.
¾ Trường hợp trả lại hàng nhập khẩu, sau đĩ tái nhập lơ hàng này hoặc xuất khẩu hàng hố bị trả lại, sau đĩ tái xuất khẩu lơ hàng bị trả lại, chứng từ kế tốn phát sinh thêm gồm: Phạm vi áp dụng Số TT TÊN CHỨNG TỪ DNghiệp XNK TP. HCM Khác (1) (2) (3) (4)
1 Biên bản kiểm định, kiểm tra của cơ quan chức năng nước nhập khẩu
BB BB 2 Giấy thơng báo của nhà nhập khẩu cho
nhà xuất khẩu về tình trạng của hàng hố nhập khẩu
HD HD
3 Biên bản thoả thuận hoặc biên bản làm việc giữa hai bên để giải quyết lơ hàng xuất nhập khẩu khơng đạt yêu cầu
HD HD
4 Tờ khai hải quan tạm xuất khẩu của mặt hàng nhập khẩu trả lại.
BB BB 5 Invoice xuất trả hàng bên Nhập khẩu lập. BB BB
6 Tờ khai hải quan tái nhập khẩu BB BB
7 Invoice trả hàng do bên xuất khẩu lập BB BB
9 Hố đơn giá trị gia tăng BB BB Ghi chú:
- Tờ khai hải quan tạm xuất-nhập khẩu của những mặt hàng nhập-xuất khẩu trả lại. Trong đĩ phải ghi chú hàng tạm xuất khẩu hoặc tạm nhập khẩu của tờ khai xuất-nhập khẩu số…, ngày…,…
- Tờ khai hải quan tái xuất-nhập khẩu của những mặt hàng nhập-xuất khẩu trả lại. Trong đĩ phải ghi chú của tờ khai xuất/ nhập khẩu số…, ngày…; tờ khai tạm xuất/nhập khẩu số…, ngày…. đã lập trước đây.
- Invoice trả hàng do bên xuất khẩu lập. Trong đĩ phải ghi chú là hàng xuất