B. Khâu xuất khẩu hàng hĩa:
2.3 Đánh giá thực trạng việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh
Chí Minh.
2.3.1 Việc lập chứng từ kế tốn: 2.3.1.1 Những ưu điểm:
- Đối với loại chứng từ mang tính bắt buộc trong chế độ chứng từ kế tốn, khi lập thường cĩ sự thống nhất về nội dung các chỉ tiêu, mẫu biểu nên ít cĩ sai sĩt, bị lỗi trong khâu lập chứng từ.
- Sự phân cơng, phân nhiệm cho nhân viên lập chứng từ xuất-nhập khẩu ở các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp họat động lâu năm trong lĩnh vực xuất-nhập
khẩu gần như đều được chuyên mơn hĩa ngày càng sâu, lại cĩ sự hỗ trợ của máy vi tính nên cơng tác lập chứng từ được thuận lợi.
- Do thường xuyên giao dịch với ngân hàng, cơ quan chức năng cấp giấy chứng nhận nên hiểu rõ yêu cầu của từng loại chứng từ. Vì vậy, chứng từ lập chính xác. rõ ràng, nhanh chĩng, an tồn luơn là chứng từ sạch, đẹp khi trình và lưu trữ.
2.3.1.2 Các mặt hạn chế cần hồn thiện:
- Do trình độ của nhân viên nghiệp vụ, nhân viên thực hiện việc lập chứng từ cịn hạn chế, chưa nắm biết được các thơng lệ, qui định quốc tế cĩ liên quan đến chứng từ thanh tốn quốc tế như INCOTERM, UCP 500 nên trong quá trình lập chứng từ dễ bị lỗi, sai sĩt thường gặp như các chỉ tiêu, nội dung trên hĩa đơn thương mại/ vận đơn… thể hiện khơng đúng khớp với các yêu cầu trong hợp đồng, nhất là L/C về tên, địa chỉ của bên giao, bên nhận; mặt hàng và tính chất hàng hĩa; loại tiền tệ đựơc sử dụng; điều kiện giao hàng (FOB HCMC Port, CIF…); hoặc L/C ghi sai nội dung của chỉ tiêu so thực tế nhưng khi lập bộ chứng từ, người lập tự ý sửa lại chứng từ cho đúng với thực tế…
- Các qui định cĩ liên quan đến việc lập các chứng từ kế tốn như:
+ Chứng từ thường bị thiếu sĩt khi cán bộ Hải quan kiểm hĩa hàng hố xuất-nhập khẩu so với tờ khai hải quan, số lượng trên chứng từ với số lượng thực tế xuất-nhập khẩu nên khơng đủ thủ tục để thanh lý tờ khai.
+ Xuất hĩa đơn GTGT khi xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu ủy thác. Doanh nghiệp thường hay lập sai ở chỉ tiêu thuế suất thuế GTGT là 0% thay vì gạch bỏ; Thuế nhập khẩu phải ghi trên cùng hĩa đơn với giá trị xuất trả hàng ủy thác nhập khẩu …
+ Chứng từ chứng minh với cơ quan Thuế trong trường hợp xin hồn hoặc khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hàng xuất khẩu, nhập khẩu tài sản cố định (TSCĐ) khơng thực hiện đầy đủ theo qui định như chứng từ thanh tốn qua ngân hàng, biên lai nộp thuế. . .
+ Chưa cĩ qui định thống nhất, cụ thể cho từng trường hợp đối với chứng từ thanh tốn quốc tế cùa nhà nước hoặc ngân hàng nên các doanh nghiệp thường gặp khĩ khăn khi lập chứng từ. Ví dụ như việc doanh nghiệp xin mua ngoại tệ để thanh tốn cho nước ngồi: Ngân hàng ngoại thương- Chi nhánh TP. HCM (VCB HCMC) sử dụng mẫu “ Đơn xin mua ngoại tệ” và số bản lập tùy thuộc vào nơi giao dịch là ngân hàng hội sở hay chi nhánh; Ngân hàng Nơng nghiệp và phát triển Nơng thơn- Chi nhánh Sài gịn (VBA & RD) sử dụng hợp đồng mua ngoại tệ theo mẫu của ngân hàng và được lập thành 02 bộ; Bank Code, SWIFT code của ngân hàng thanh tốn thay đổi hoặc khơng đủ thơng tin nên khơng nhận được tiền….
+ Khơng hiểu biết hết tính chất quan trọng của chứng từ bảo hiểm, khi lập chứng từ bị lỗi đã tùy tiện sửa chữa bừa bãi trên bề mặt của chứng từ mà khơng cĩ dấu xác nhận hoặc bản tu chỉnh kèm theo của cớ quan lập. Do đĩ, khi cĩ tranh chấp xẩy ra, dễ bị thua thiệt.
+ Nhân viên chuyên trách việc lập chứng từ kế tốn khơng là nhân viên kế tốn, khơng am hiểu hết các qui định của các cơ quan chức năng cĩ liên quan đến việc lập và luân chuyển chứng từ, một khi cĩ phát sinh vướng mắc, thêm, bớt một loại chứng từ khác với các loại chứng từ thơng dụng thì lúng túng, khơng thể chủ động xử lý hoặc phải mất nhiều thời gian nên ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ chung, dịng luân chuyển tiền tệ, đến tài chính của doanh nghiệp.
+ Lập thủ tục khai báo, báo cáo cho hàng nhập khẩu gởi kho ngoại quan là loại nghiệp vụ mới đối với một số doanh nghiệp trong nước tại Việt Nam. Đây là dạng hàng tạm nhập tái xuất nên doanh nghiệp tạm thời khơng phải nộp thuế, do đĩ Hải quan yêu cầu doanh nghiệp phải lập thanh khoản rất chi tiết khi phát sinh nhập-xuất hàng. Các doanh nghiệp thường thuê cơng ty dịch vụ vừa làm thủ tục khai báo hải quan, vừa lập các loại chứng từ di lý hàng, đồng thời theo dõi cả việc xuất hàng, thanh lý lơ hàng nhập khẩu nhập kho ngoại quan với Hải quan do doanh nghiệp khơng nắm vững qui định, các yêu cầu của Hải quan Việt Nam.
- Chưa nhận thức hết tầm quan trọng lợi ích của doanh nghiệp về việc lập chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu.
2.3.2 Việc luân chuyển chứng từ kế tốn: 2.3.2.1 Ưu điểm: 2.3.2.1 Ưu điểm:
- Chứng từ được luân chuyển theo điạ chỉ được qui định trong hợp đồng hoặc L/C.
- Thuận lợi, dễ dàng đối với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp kinh doanh xuất-nhập khẩu lâu năm. Cơng tác tổ chức luân chuyển chứng từ đã cĩ nề nếp, qui củ.
- Ngân hàng giao dịch tương đối ổn định, quá trình giao dịch lâu dài, đã nắm biết các qui định, trình tự, loại chứng từ phải trình trong quan hệ thanh tốn quốc tế.
2.3.2.2 Các mặt hạn chế cần hồn thiện:
- Luân chuyển và lưu trữ chứng từ nội bộ thường bị trùng lắp, chồng chéo, chưa khoa học làm cho khối lượng chứng từ phát sinh nhiều trong cùng một cơng ty do nhiều bộ phận cùng lưu trữ như phịng kinh doanh, phịng xuất nhập khẩu, phịng kế tốn, phịng logistic. . .
- Chứng từ gốc được lưu trữ tại bộ phận lập chứng từ (Tổ xuất khẩu, tổ nhập khẩu, phịng xuất nhập khẩu…), phịng kế tốn chỉ tiếp nhận bộ chứng từ đơi khi là chứng từ copy để theo dõi việc thanh tốn tiền hàng.
- Bộ chứng từ xuất khẩu trình ngân hàng khơng do phịng kế tốn thực hiện giao dịch mà do nhân viên xuất nhập khẩu trực tiếp giao dịch ảnh hưởng đến tiến độ khi phát sinh một loại chứng từ bị qui phạm, sai sĩt, bị lỗi hoặc tài khoản tiền gởi khơng đủ để thực hiện giao dịch.
- Thiếu những qui định nội bộ qui định về việc tổ chức cơng tác luân chuyển và lưu trữ chứng từ gốc tại các bộ phận thuộc doanh nghiệp.
- Mất thời gian đi lại để sửa chữa, bổ sung khi bộ chứng từ khơng sạch, khơng hồn thiện do bị lỗi, thiếu sĩt khi trình ngân hàng thanh tốn.
- Cơng tác tổ chức việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất- nhập khẩu tại đa số doanh nghiệp hiện nay thường phục vụ cho mục đích tiện lợi, nhanh chĩng, hợp lý của hoạt động kinh doanh, ít chú ý đến khía cạnh hợp lệ, hợp pháp, tính pháp lý qui định về chế độ chứng từ kế tốn theo Luật kế tốn hiện hành.
2.4 Kết luận chương 2:
Đối với nhà nhập khẩu, cơng việc quan trọng là kiểm tra cho được các chứng từ kế tốn cĩ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hĩa. Các yêu cầu trên bề mặt chứng từ cần kiểm tra, đối chiếu với chứng từ cĩ liên quan, với tính chất, đặc điểm của hàng hĩa, phương thức vận tải, phương thức thanh tốn, tính chất của hợp đồng, L/C và các nguồn pháp lý cĩ liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, L/C đĩ.
Trái lại, đối với nhà xuất khẩu thì việc lập cho được bộ chứng từ xuất khẩu mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế hoặc qui định trong L/C là cơng việc hết sức quan trọng. Do vậy, qui trình lập, kiểm tra, luân chuyển chứng từ kế tốn, nhất là bộ chứng từ xuất khẩu khi xuất trình ngân hàng cần được nêu rõ ràng, cụ thể, chặt chẽ, đúng như nội dung đã thể hiện (chẳng hạn những chứng từ được qui định ở điều khoản thanh tốn theo phương thức L/C).
Lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn quốc tế hàng hĩa xuất- nhập khẩu là yếu tố rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc thanh quyết tốn tiền hàng, các loại thuế cĩ liên quan đến việc xuất-nhập khẩu hàng hố. Một khi người lập khơng am hiểu các qui định, các thơng lệ, nội dung, tính chất của từng chỉ tiêu… thể hiện trên bề mặt của từng loại chứng từ, mối quan hệ giữa chúng trong bộ chứng từ được lập sẽ khơng tránh khỏi những sai sĩt xẩy ra và sẽ mất nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa, hồn thiện, giải trình. . .
Qua thực trạng khảo sát việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu tại các doanh nghiệp ở thành phố Hồ chí Minh hiện nay giúp cho chúng ta cảm nhận về một bức tranh với cùng một nội dung
nhưng cĩ rất nhiều cách diễn đạt, khơng cĩ một tiêu chuẩn chung cho tồn bộ bố cục của bức tranh. Với mọi doanh nghiệp, từ doanh nghiệp cĩ qui mơ vừa và nhỏ đến doanh nghiệp cĩ qui mơ lớn, cơng tác lập và luân chuyển bộ chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập kinh tế thế giới hiện nay đang là áp lực đối với các doanh nghiệp. Các chứng từ được lập phải dựa trên cơ sở những qui định, Luật lệ, thơng lệ quốc tế, từ yêu cầu của khách hàng và cơ quan quản lý chứ khơng phải dựa trên kinh nghiệm, thĩi quen. Hơn nữa, nhà nước hiện chưa cĩ sự qui định chuẩn thống nhất cho bộ chứng từ thanh tốn hàng hố xuất- nhập khẩu áp dụng tại các doanh nghiệp. Người lập chứng từ mang tính kỹ năng, thĩi quen hơn là tính chuyên nghiệp.
Các mặt hạn chế trong khâu lập chứng từ, sửa chữa, điều chỉnh chứng từ, luân chuyển chứng từ của các doanh nghiệp đã được tham khảo nêu trên sẽ làm tiền đề cho việc định hướng các giải pháp nhằm hồn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất- nhập khẩu tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong chương tiếp theo sau.
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN VIỆC LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TỐN THANH TỐN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH.
3.1 Quan điểm và phương hướng hồn thiện: 3.1.1 Quan điểm: 3.1.1 Quan điểm:
- Chứng từ kế tốn, theo qui định hiện nay, đa số đều được lập theo mẫu hoặc mang tính hướng dẫn hoặc mang tính bắt buộc nên việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn, làm cơ sở cho hạch tốn, ghi sổ, lưu trữ theo qui định nhà nước nhất thiết phải hồn thiện sao cho chứng từ mang tính đồng bộ, chuẩn, chung nhất cho tất cả các doanh nghiệp, giữa các Bộ, ngành cĩ liên quan nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn được thuận lợi, nhanh chĩng, phù hợp, đúng qui định.
- Trong điều kiện thiết lập chứng từ, hạch tốn kế tốn cĩ phần mềm hổ trợ, Nhà nước cần cĩ qui định cụ thể hơn về tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng phần mềm kế tốn; Chuẩn mực đối với việc sử dụng, ứng dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn; Doanh nghiệp cũng cần cĩ qui định chi tiết, cụ thể đối với việc lập và luân chuyển cũng như nội dung cho các chứng từ mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn đúng theo qui định nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý, kiểm sốt nội bộ, hạn chế việc lập sai, lập thiếu, lập trùng lắp, chứng từ bị bất hợp lệ… khi luân chuyển nội bộ, trình ngân hàng hoặc các cơ quan chức năng.
- Bộ chứng từ khi lập cần được thực hiện một cách nhanh chĩng, ngắn gọn, rõ ràng, khơng rườm rà, đầy đủ các chỉ tiêu, thơng tin cần thiết, là chứng từ “sạch” khi xuất trình lần đầu.
- Trong điều kiện thanh tốn quốc tế hiện nay, chứng từ giao dịch giữa ngân hàng trong nước với ngân hàng nước ngồi, kể cả ngân hàng đại lý tại nước ngồi đều là chứng từ điện tử. Giao dịch giữa ngân hàng với doanh nghiệp cũng cần thiết cĩ các qui định về chứng từ điện tử áp dụng trong giao dịch thanh tốn nhằm hạn chế số lượng chứng từ và tiết kiệm thời gian.
- Chứng từ lập phải đủ số liên và luân chuyển đầy đủ cho các cơ quan chức năng, nội bộ doanh nghiệp. Tránh hiện tượng lưu trữ chồng chéo, lưu theo nhu cầu bộ phận, qui định rõ bộ phận cĩ trách nhiệm lưu trữ chứng từ gốc nhằm tập trung nguồn lưu trữ hoặc xác định trách nhiệm pháp lý khi chứng từ bị thất lạc, bị mất, bị vi phạm pháp luật. . .
3.1.2 Phương hướng hồn thiện:
- Nhà nước (Chính phủ, các Bộ, các Ngành, cơ quan chức năng cĩ liên quan đến lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu) cần đưa ra các qui định cụ thể, thống nhất, đồng bộ các loại chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hĩa xuất- nhập khẩu bắt buộc phải lập và luân chuyển trong quan hệ giao dịch, thanh tốn, Hải quan, Thuế, Ngân hàng, cơ quan quản lý bên cạnh một số chứng từ khác theo nhu cầu kinh doanh, quản lý của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện đúng qui định, đồng thời tránh những hiện tượng tiêu cực cĩ thể xẩy ra do sự khơng rõ ràng, cụ thể, thống nhất, đồng bộ giữa các qui định hoặc khơng cĩ qui định.
- Doanh nghiệp cần thiết phải nhận thức được tầm quan trọng của việc lập và luân chuyển các loại chứng từ kế tốn, nhất là chứng từ kế tốn thanh tốn tiền hàng hố xuất nhập khẩu. Do đĩ, cần xây dựng các qui định nội bộ, cĩ phân cơng, phân nhiệm cụ thể cho người thực hiện việc lập, luân chuyển, lưu trữ
chứng từ kế tốn, tránh hiện tượng lập hoặc lưu trùng, hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm hay khơng thể xác định được trách nhiệm cá nhân khi xẫy ra sự cố làm ảnh hưởng đến lợi ích, uy tín, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Từ đĩ, chúng tơi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh trong nội dung của phần tiếp theo dưới đây.
3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất nhập khẩu hiện nay tại các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh.
3.2.1 Đối với các doanh nghiệp:
Về hệ thống chứng từ:
¾ Đối với chứng từ bắt buộc:
Đã là chứng từ kế tốn bắt buộc thì tất cả các đối tượng khi lập và luân chuyển phải thực hiện nghiêm túc theo qui định của Luật và các văn bản dưới Luật kể cả những chứng từ đặc thù do tổ chức kinh tế (doanh nghiệp) tự phát hành cả về hình thức và nội dung trên chứng từ, chẳng hạn như:
+ Căn cứ Mục 5. 11, IV, Phần B, Thơng tư 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính ban hành cĩ qui định: “… Bán hàng hố, dịch vụ cĩ giá trị thấp (dưới 100. 000 VNĐ) của các tổ chức, cơ sở cĩ đăng ký kinh doanh vẫn phải phát hành hố đơn, chứng từ hợp pháp theo qui định khi bên mua yêu cầu” nhưng trong thực tế, một số các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cĩ đăng ký kinh doanh khơng thực hiện triệt để qui định của Thơng tư nên các doanh nghiệp trong nước thường gặp khĩ khăn với cơ quan thuế khi xuất trình chứng từ chứng minh, nhất là các khoản chi phí đầu vào phát sinh trong nước.
+ Trên hĩa đơn, ở vị trí “ký, ghi rõ họ tên và đĩng dấu”ù, doanh nghiệp