II. Những giải pháp chủ yếu
2. Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển vật t−
a. Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật t−
Do sản xuất theo đơn đặt hàng nên lập kế hoạch cung ứng, mua sắm vật t− là công việc th−ờng xuyên hàng tháng của công ty. Công tác này đòi hỏi thời gian thực hiện càng nhanh càng tốt nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn.
Tr−ớc hết cần phải duy trì và cải tiến công tác định mức tiêu hao vật t− cho từng mẫu sản phẩm. Định mức tiêu hao càng sát thực tế thì càng tiết kiệm vật t−, tạo điều kiện nâng cao chất l−ợng đầu vào, tránh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh h−ởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy, nhân viên định mức cần nắm rõ quy trình công nghệ để biết đ−ợc khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực tế ở từng công đoạn.
Nắm rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh kì kế hoạch, các thông số kinh tế, kĩ thuật (khả năng tiêu hao, mức dự trữ) kì thực tế để có những điều chỉnh cần thiết. Tính toán nhu cầu vật t− trong toàn công ty và cho tất cả các loại công việc.
b. Hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm vật t− và tổ chức chuyển đ−a vật t− về doanh nghiệp
Do 100% vật t− công ty phải mua ngoài nên để lập đ−ợc đơn hàng tốt thì phòng Kế hoạch – vật t− phải tính đ−ợc l−ợng vật t− phải nhập trong kì chính xác nhất. Để thực hiện đ−ợc công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ l−ợng tồn kho đầu kì, cuối kì và l−ợng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng Kế hoạch – vật t−, phòng Kĩ thuật, phòng Kế toán tài chính cũng nh− sự nỗ lực của mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối với công việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi ng−ời cùng có ý thức cao với công việc của mình.
Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, phòng Kế hoạch vật t− tiến hành kí kết hợp đồng. Kí hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ vật t− phải là ng−ời có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất l−ợng, số l−ợng, ph−ơng thức thanh toán, ph−ơng thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị tr−ờng và sản phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh h−ởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng.
Công tác chuyển đ−a vật t− về doanh nghiệp có thể thực hiện bằng hai ph−ơng pháp tập trung và phi tập trung. Thông th−ờng ph−ơng pháp tập trung th−ờng đem lại hiệu quả cao hơn đối với doanh nghiệp sản xuất nh− công ty cơ khí Z179 khi mua vật t− trong n−ớc. Hình thức này giải phóng công ty khỏi công tác vận chuyển, không phải có biện pháp bảo quản trong quá trình vận chuyển, đơn giản hoá thủ tục, góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí l−u thông và hạ giá thành.
Nh− vậy toàn bộ hoạt động vận chuyển công ty có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, hình thức này giải phóng công ty khỏi trách nhiệm vận chuyển cũng nh− tiết kiệm đ−ợc đáng kể nguồn vốn đầu t− cho ph−ơng tiện vận chuyển nếu công ty tự túc thực hiện. Tuy nhiên thêm vào đó công ty cần tăng c−ờng các hình thức mua hàng tr−ớc, thanh toán sau. Đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị bạn không thể chiếm dụng vốn của mình. Đồng thời điều hành thu mua nhịp nhàng với tiến độ sản xuất để tránh tình trạng vật t− bị thiếu hụt không đáp ứng đ−ợc nhu cầu sản xuất
khi cần hoặc có những loại vật t− tồn kho quá lâu ngày gây ra thất thoát, giảm chất l−ợng, làm ảnh h−ởng đến chất l−ợng đầu ra.
3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công tác đảm bảo vật
t−
Vốn trong sản xuất cũng nh− vốn trong công tác đảm bảo vật t− là điều kiện tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc huy động và sử dụng vốn là một trong những nội dung của việc nâng cao hiệu quả của công tác đảm bảo vật t− tại công ty cơ khí Z179.
Hầu hết các doanh nghiệp nhà n−ớc trong thời gian qua đều lâm vào tình trạng thiếu vốn, công ty cơ khí Z179 cũng không nằm ngoài tình trạng đó. Do nguồn vốn hạn hẹp nên đã gây ảnh h−ởng không nhỏ đến hoạt động đảm bảo vật t− của công ty. Do thiếu vốn nên nhiều khi công ty đã bỏ lỡ những hợp đồng lớn có lợi, cũng do thiếu vốn nên trong một số hợp đồng th−ờng sử dụng ph−ơng thức thanh toán trả chậm. Mặt khác, trong một số tr−ờng hợp để thực hiện hợp đồng đã kí thì công ty phải đi vay vốn nên công ty phải chịu lãi suất dẫn đến chi phí cho công tác đảm bảo vật t− tăng lên làm lợi nhuận của công ty bị giảm xuống. Không những thế, vì thiếu vốn nên công ty bị động trong đàm phán kí kết hợp đồng…Tất cả những điều này đã làm giảm hiệu quả hoạt động đảm bảo vật t− cho sản xuất và kinh doanh của công ty.
Để khắc phục đ−ợc những tồn tại trong việc sử dụng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn thì công ty cần phải thực hiện một số biện pháp sau:
Một là: thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn l−u động trong cơ cấu vốn của công ty. Do trong thời gian tới, khi mà công ty đi vào giai đoạn sản xuất ổn định thì nhu cầu vốn cố định sẽ giảm và vốn l−u động sẽ tăng lên để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hai là: tr−ớc khi tiến hành kí kết hợp đồng cần kiểm tra tìm hiểu kĩ đối tác để tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Ba là: để tăng c−ờng vốn dùng cho hoạt động nhập khẩu, công ty nên tranh thủ nguồn hàng của bạn hàng bằng cách kí kết các hợp đồng nhập khẩu với ph−ơng thức thanh toán L/C trả chậm.
Bốn là: huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau.
- Do là doanh nghiệp nhà n−ớc trực thuộc Bộ Quốc Phòng nên hàng năm công ty đ−ợc bổ sung vốn từ ngân sách nhà n−ớc.
- Vay vốn từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Để có đ−ợc nguồn vốn này, công ty phải chịu mức lãi suất cao, nh−ng đổi lại nguồn vốn này rất th−ờng xuyên và có thể đáp ứng mọi nhu cầu. Để vay đ−ợc vốn từ những chỗ nh− thế này, công ty phải thoả mãn đ−ợc các điều kiện khắt khe nh−: uy tín, khả năng thanh toán, ph−ơng án kinh doanh…Do vậy, để vay vốn từ các ngân hàng, công ty phải tạo lập mối quan hệ tốt với họ đồng thời phải tạo dựng uy tín để thuận lợi cho việc vay vốn hay hoàn trả. Bên cạnh đó là phải đảm tính hiệu quả của vay vốn bằng cách phải lập đ−ợc ph−ơng án sử dụng vốn vay một cách tỉ mỉ, đồng thời phải lên kế hoạch trả dần cả vốn lẫn lãi theo thoả thuận với ngân hàng.
- Nguồn vốn huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây là một hình thức huy động vốn rất quan trọng trong tổng số vốn của công ty. Hình thức huy động vốn này còn mới mẻ ở n−ớc ta, nên để có thể huy động đ−ợc nguồn vốn từ kênh này thì công ty phải có các biện pháp để động viên khích lệ công nhân viên trong công ty mạnh dạn góp vốn.
- Nguồn vốn huy động từ các tổ chức kinh tế trong và ngoài n−ớc thông qua hình thức liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế trong và ngoài n−ớc.
Năm là: Đơn giản hoá các thủ tục thanh toán, giao nhận vật t− cho các đơn vị sản xuất nhằm tăng số vòng quay của vốn, giảm thiểu thời gian vốn bị đọng, hạn chế những chi phí phát sinh.
Tóm lại, công ty cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn l−u động một cách hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định tránh tình trạng ứ đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động đảm bảo vật t− của công ty. Tranh thủ huy động vốn từ các nguồn khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nhất những đồng vốn vay sao cho mức lãi đem lại từ những đồng vốn này ở mức cao nhất có thể.