II. MỘT SỐ KIẾN NGHN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ
3. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch
3.1. Làm tốt công tác sử dụng định mức tiêu hao vật tư tại các xí nghiệp và các xưởng sản xuất: các xưởng sản xuất:
Do điều kiện sản xuất thực tế của Công ty đôi khi khác nhiều so với
Công ty đang sử dụng nhiều lúc không sát so với thực tế. Do đó, Công ty phải thường xuyên theo dõi hệ thống định mức tiêu hao vật tư.
Công ty cần quản lý chặt chẽ các xí nghiệp, các xưởng sản xuất, thường xuyên dõi tình hình sản xuất của các xí nghiệp, các xưởng đó. Nếu điều kiện sản xuất thực tế khác quá nhiều so với điều kiện sản xuất thử nghiệm thì Công ty phải tiến hành điều chỉnh kịp thời.
- Nếu Công ty đầu tư thêm các máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại, hoặc nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phNm, Công ty phải tiến hành điều chỉnh hệ thống định mức cho phù hợp với điều kiện sản xuất mới.
- Nếu hoạt động sản xuất của Công ty yếu kém, gây lãng phí vật tư, Công ty phải có các biện pháp xử lý kịp thời, chỉnh đốn lại các hoạt động để đảm bảo cho định mức tiêu hao vật tưđược sử dụng đúng theo tiêu chuNn mà Công ty đã đề ra.
Bên cạnh đó, các bộ phận lập kế hoạch phải thường xuyên phối hợp với các kho, các xí nghiệp và các xưởng sản xuất để đánh giá kết quả thực hiện
định mức tiêu hao sau mỗi kì sản xuất để có thể phát hiện ra những sai sót và có thể sữa chữa kịp thời, không để ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch vật tư của kì sau.
Định mức tiêu hao vật tư là một yếu tố quan trọng để xây dựng và lập kế hoạch năm cho vật tư một cách chính xác nhất. Do đó, làm tốt công tác thực hiện định mức tiêu hao vật tưở các xưởng, các xí nghiệp sản xuất là tiền
đề quan trọng để có thể hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng.
3.2. Xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ:
Công tác lập kế hoạch vật tư phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin của Công ty. Do số lượng vật tư tương đối lớn, lại thường xuyên có sự thay
đổi như tình hình nhập, xuất kho, cung ứng cho các xưởng, các xí nghiệp sản xuất. Ngoài ra, Công tác lập kế hoạch vật tư còn chịu ảnh hưởng nhiều của thông tin từ bên ngoài thị trường. Để công tác lập kế hoạch được tốt, Công ty
phải thường xuyên theo dõi tình hình biến động của vật tư trên thị trường cũng như trong doanh nghiệp để có các biện pháp xử lý kịp thời. Mặt khác, Công ty có thểđề ra các phương hướng phòng ngừa khi các sự cố xảy ra.
Trong giai đoạn hiện nay, máy tính được sử dụng rộng rãi trong việc kiểm soát vật tư. Uu điểm của máy tính là có thể lưu trữ nhiều thông tin, công việc tìm kiếm thông tin trên máy tính cũng rất nhanh chóng và dễ dàng. Do
đó, máy tính rất thích hợp trong việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệp. Công ty nên xây dựng hệ thống máy tính không chỉ ở văn phòng mà còn ở các kho chứa, và các xưởng sản xuất. Nhờ đó, những người có công việc liên quan đến vật tư có thể cập nhật thông tin kịp thời. Đồng thời, hệ thống máy tính của Công ty nên kết nối mạng nội bộ, để những người trên văn phòng công ty cũng có thể dùng máy tính để theo dõi tình hình vật tư của công ty mà không cần phải xuống trực tiếp dưới các kho.
Thông tin thu được từ hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường của Công ty và thông tin về thị trường vật tư cũng rất quan trọng trong công tác lập kế hoạch vật tư. Do đó, để thông tin có thể cập nhật thường xuyên và kịp thời đến những cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư, Công ty nên đầu tư
hơn nữa cho hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường để từ đó có thể dự
báo được chính xác những biến động của môi trường, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp phòng ngừa kịp thời ngay trong khi lập kế hoạch.
3.3. Tăng cường việc sử dụng các công cụ, các mô hình để phục vụ công tác lập kế hoạch: tác lập kế hoạch:
Hiện nay, việc lập kế hoạch năm cho vật tư của công ty chủ yếu dựa và kinh nghiệm của các cán bộ. Công ty nên sử dụng máy tính và các phần mềm quản lý để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Việc phân tích và xử lý thông tin trên máy tính cũng chính xác hơn là sử dụng các công cụ truyền thống. Sổ sách vật tư cũng nên được lưu trữ trên máy tính
nhiều, giảm được hệ thống sổ sách cồng kềnh, việc tìm kiếm sẽ trở nên nhanh chóng hơn.
Trong quá trình lập kế hoạch vật tư, Công ty nên sử dụng các mô hình, các công thức toán học như JIT, mô hình quản trị hàng dự trữđể các chỉ tiêu của kế hoạch vật tưđề ra được chính xác hơn.
Vào cuối mỗi năm, Công ty nên đánh giá lại tình hình sử dụng, tình hình cung ứng vật tư của các năm trước để làm cơ sở cho công tác lập kế
hoạch năm cho vật tưở các năm sau:
• Đánh giá tình hình cung ứng vật tư:
Một trong những điều kiện để hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công ty là việc cung cấp vật tư phải được tổ chức một cách hợp lý. Nếu vật tư được cung cấp với số lượng quá lớn, sẽ gây ứđọng vốn cho Công ty. Ngược lại, nếu cung cấp không đủ vật tư sẽ làm ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
Để có thể đánh giá được tình hình cung ứng vật tư cho sản xuất, cần tính tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch cho từng loại vật tư theo công thức sau:
Số lượng vật tư nhập trong kì Tỉ lệ hoàn thành kế
hoạch cung ứng vật tư i = Số lượng vật tư cần mua trong kì x 100
• Đánh giá chất lượng vật tư:
Việc cung cấp vật tư cho quá trình sản xuất không chỉ cần đảm bảo đủ
số lượng mà còn phải đảm bảo đầy đủ về chất lượng. Chất lượng vật tư của công ty không cần tốt nhất mà cần đáp ứng được yêu cầu kĩ thuật đặt ra đối với vật tư.
• Đánh giá tình hình dự trữ vật tư:
Để phân tích tình hình dự trữ vật tư, cần so sánh số lượng vật tư đang dự trữ với số lượng vật tư cần dự trữ. Mục tiêu của Công ty là luôn kết hợp hài hoà giữa việc đảm bảo sản xuất kinh doanh được đều đặn với việc sử dụng tiết
kiệm vốn. Do đó, Công ty nên phân tích xem tình hình dự trữ vật tư có đảm bảo cho sản xuất hay không.
Ta sử dụng công thức sau: lượng vật tư i dự trữđầu kì + Lượng vật tư i nhập trong kì Hệ sốđảm bảo vật tư i = Số lượng vật tư i cần dùng trong kì Nếu các hệ sốđảm bảo vật tư này lớn hơn 1 tức là vật tư của Công ty
đã đủđểđáp ứng nhu cầu sản xuất của Công ty khi cần và đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục.
• Phân tích tình hình sử dụng vật tư:
Giá vật tư liên quan trực tiếp đến giá thành sản phNm của Công ty. Giá vật tư có thấp thì Công ty mới có thể hạ được giá thành sản phNm, như vậy các sản phNm của Công ty sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn.
Do đó, sử dụng tiết kiệm vật tư là một trong những mục tiêu cơ bản để
giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phNm cho Công ty. Do đó, Công ty nên tiến hành phân tích tình hình sử dụng vật tư thường xuyên, định kỳ.
Để phân tích, Công ty có thể sử dụng hệ số sử dụng nguyên vật liệu: Trọng lượng tịnh của sản phNm Hệ số sử dụng vật tư =
Trọng lượng vật tưđưa vào sử dụng Hệ số sử dụng vật tư cho biết hiệu suất sử dụng vật tư. Hệ số này càng gần 1 thể hiện mức độ tiết kiệm nguyên vật liệu trong Công ty càng cao.
Tóm lại, Công ty nên sử dụng các mô hình, công thức toán học đểđánh giá, phân tích tình hình vật tư của doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch vật tư. Như vậy, công tác lập kế hoạch năm cho vật tư vừa trở nên đơn giản, vừa trở nên chính xác hơn trước đây rất nhiều.