II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ
2. Đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su
2.1. Về tổ chức bộ máy lập kế hoạch
Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty Cao su Sao vàng giao cho phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm.
Phòng kế hoạch vật tư được tổ chức làm 3 bộ phận phục vụ cho công tác quản lý vật tư đó là bộ phận lập kế hoạch vật tư, bộ phận cung ứng vật tư và bộ phận thống kê. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, bộ phận lập kế hoạch đóng vai trò chủ đạo. Các bộ phận khác hỗ trợ và giúp cho những người lập kế hoạch vật tư được nhanh chóng, chính xác hơn.
- Bộ phận lập kế hoạch vật tư: Lập nên các kế hoạch năm cho vật tư, lập kế hoạch vật tư cho từng quý hay tháng thật cụ thể. Hiện nay, bộ phận lập kế hoạch vật tư cho Công ty gồm 2 người.
- Bộ phận cung ứng vật tư: chịu trách nhiệm mua sắm vật tư cho Công ty. Những vật tư chính của công ty và những vật tư số lượng lớn, Công ty đã tiến hành lựa chọn nhà cung cấp vật tư. Bộ phận mua sắm vật tư chủ yếu chịu trách nhiệm mua sắm các vật tư nhỏ, số lượng ít. Bộ phận này gồm 2 người.
- Bộ phận thống kê: Tập hợp các sổ sách, chứng từ về vật tư.
Hoạt động của các bộ phận phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động và bổ xung cho nhau. Các hoạt động này
thuộc sự quản lý chung của ban lãnh đạo công ty bao gồm Giám đốc Công ty và các Phó Giám đốc công ty.
Sơđồ 6: Tổ chức bộ máy lập kế hoạch vật tư
Rõ ràng, dù trong thời đại nào, dù khoa học kĩ thuật có hiện đại đến đâu thì con người vẫn đóng một vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Trong công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng cũng vậy. Việc tổ chức bộ máy là một công việc quan trọng. Có tổ chức bộ máy được tốt, hợp lý thì công tác lập kế hoạch năm cho vật tư mới được nhanh chóng và chính xác.
Phòng kế hoạch vật tư đã đảm nhiệm làm công tác lập kế hoạch vật tư cho công ty từ nhiều năm nay. Cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư là những người có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm làm công tác lập kế hoạch tương đối nhiều năm và luôn cố gắng nỗ lực hết mình vì sự phát triển của Công ty. Với bề dày kinh nghiệm của các cán bộ lập kế hoạch, kế hoạch
Giám đốc công ty Các Phó giám đốc Phòng kế hoạch vật tư Bộ phận lập kế hoạch Bộ phận cung ứng vật tư Bộ phận thống kê
vật tư của Công ty thường rất sát với thực tế, ít khi xảy ra sai sót dẫn đến thừa hay thiếu vật tư quá nhiều, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty hay làm tăng chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, dự trữ của Công ty cao su Sao vàng.
Tuy nhiên, việc lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng hiện nay chỉ do rất ít người đảm nhiệm. Điều này dẫn đến việc trách nhiệm dồn lên một số ít người. Hiện nay, Trưởng phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su Sao vàng là người bao quát toàn bộ hoạt động quản lý vật tư, hoạt động của phòng kế hoạch vật tư. Bên cạnh đó, Trưởng phòng kế hoạch vật tư còn là người chịu trách nhiệm lập các kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch vật tư…. Tuy rằng việc giao công việc cho một số người có kinh nghiệm đảm nhiệm thì việc lập kế hoạch sẽ được chính xác hơn, ít có sai sót xảy ra hơn. Tuy nhiên, điều này dẫn đến sự quá tải công việc đối với những người đó.