II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ
1. Đánh giá kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng
1.1 Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư:
Kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng bao gồm 2 bộ phận là kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch sản xuất của Công ty. Kế hoạch dự trữ vật tư là để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành liên tục. Trước khi lập được kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư, Công ty phải xác định được nhu cầu vật tư cần cho sản xuất của Công ty trong năm kế hoạch.
1.1.1. Xác định lượng vật tư cần dùng cho sản xuất:
Là lượng vật tư cần dùng cho các xưởng sản xuất để thực hiện kế hoạch sản xuất của năm đó. Để xác định được lượng vật tư được chính xác, Công ty phải căn cứ vào các yếu tố sau:
Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phNm:
Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phNm của Công ty cao su Sao vàng được xác định theo phương pháp tính toán phân tích kết hợp với phương pháp thử nghiệm. Do đó, định mức tiêu hao vật tư tương đối chính xác. Việc xác định định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phNm của Công ty được phòng kế hoạch vật tư kết hợp với phòng kĩ thuật cao su xác định cho một thời gian tương đối dài, thường là một vài năm. Định mức này
chỉ thay đổi khi Công ty thay đổi các điều kiện sản xuất như thay đổi công nghệ sản xuất, thay đổi máy móc thiết bị hiện đại hơn..., hay thay đổi chất lượng sản phNm. Ngày nay, khi công nghệ được cải tiến liên tục, đồng thời người tiêu dùng luôn đòi hỏi cao hơn nữa về chất lượng sản phNm nên Công ty luôn chú ý đến vấn đề này. Công ty luôn cố gắng nâng cao chất lượng sản phNm bằng cách nhập những máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại, nghiên cứu sử dụng những nguyên vật liệu thay thế để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phNm. Điều này làm thay đổi định mức tiêu hao vật tư đối với từng đơn vị sản phNm.
Tuy nhiên, việc thay đổi định mức vật tư là một việc làm đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, tiền của và công sức. Để đầu tư máy móc thiết bị tiên tiến, hiện đại, Công ty phải bỏ ra chi phí rất lớn. Để nâng cao chất lượng sản phNm, Công ty cũng phải đầu tư cho việc nghiên cứu, mất rất nhiều thời gian. Do vậy định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phNm được Công ty sử dụng trong một thời gian khá dài.
Thực chất của việc xác định định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phNm trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư là việc rà soát lại định mức tiêu hao vật tư. Việc rà soát này nhằm bổ xung các thay đổi trong định mức tiêu hao đối với từng đơn vị sản phNm.
Định mức tiêu hao vật tư cho một chiếc lốp xe đạp 37-584(650) đỏ+đỏ SV136 được thể hiện trong bảng sau: (Trang bên)
Bảng 3: Định mức tiêu hao vật tư cho một chiếc lốp xe đạp 37-584(650) đỏ+đỏ SV136
(Nguồn: Số liệu phòng kế hoạch vật tư)
Tên nguyên liệu Định mức tiêu thụ (kg)
Nguyên liệu chính Axit Stearic 0,005065 Cao su SBR - 1712 0,040995 Cao su NRE/SVR 20 0,231603 Cao su NRD SVR 10 0,008021 CaCO3 0,336243 Dầu CPC 0,018276 Lưu huỳnh 0,006782 Màu vàng G313 0,001449 Màu đỏ Seika 8040 0,000264 Santogard PVI/CTP 0,000145
Hoá dẻo A86/PEP 96 0,000574
Nhựa Cumaron 0,001449 Kẽm hoạt tính 0,011032 Oxit Sắt 0,005376 Phòng lão SP 0,002595 Paraphin 0,003520 Xúc tiến M 0,000587 Xúc tiến DM 0,002294 Xúc tiến D 0,000176 Vải mành nilon 6-840D/1 Mức độ 20 0,031729 Vải phin 0,099417 Dây thép tanh f 1,83mm 2,018000 Nguyên liệu phụ CaCO3 0,002000 Dâu nylon bó lốp 0,000130 Màng bọc PE 2M 130 vàng 0,005500 Mác kiện lốp xe đạp 0,100000 Silicon BR 790 RTU 0,000670
Bảng 3 là một ví dụ về định mức tiêu hao vật tư cho 1 chiếc lốp xe đạp mang kí hiệu 37-584(650) đỏ+đỏ SV 136. Lốp xe đạp là một sản phNm chủ đạo của Công ty cao su Sao vàng trong những năm vừa qua. Chưa tính đến các loại săm xe đạp, săm lốp xe máy, ô tô, chỉ tính riêng lốp xe đạp cũng có tới hơn chục loại lốp có kích cỡ, màu sắc khác nhau. Tuy chỉ khác nhau về một chi tiết nhỏ nào đó giữa các loại sản phNm nhưng định mức tiêu hao vật tư của các loại sản phNm này lại hoàn toàn khác nhau. Do đó, khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty phải xác định chính xác định mức tiêu hao vật tư cho từng chủng loại sản phNm. Mỗi chủng loại sản phNm lại có một bảng định mức tiêu hao vật tư tương tự như đối với sản phNm lốp xe đạp 37-584(650)
đỏ+đỏ SV 136. Định mức tiêu hao vật tư quyết định đến chất lượng của từng chiếc săm, lốp mà công ty sản xuất ra. Đây là những căn cứ quan trọng nhất đối với công tác lập kế hoạch vật tư cho Công ty cao su Sao vàng.
Bảng định mức tiêu hao vật tư là căn cứ đầu tiên để Công ty lập nên kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp trong năm kế hoạch. Căn cứ thứ 2 cũng không kém phần quan trọng là bảng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm kế hoạch đó. Kế hoạch sản xuất kinh doanh ty của Công đã bao gồm lượng phế phNm cho phép trong quá trình sản xuất. Do đó, khi tính tổng nhu cầu vật tư cho năm kế hoạch, ta không phải tính đến vật tư không sử dụng được trong các phế phNm hoặc vật tư thu hồi để tái sử dụng. Do đó, công việc tính toán trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Lấy ví dụ về cách tính nhu cầu vật tư cho vải mành 6-840D/1
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty, vào định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phNm, ta có bảng số liệu sau:
Vải mành 840 D/1 STT Tên sản ph$m Kế hoạch sản xuất ( chiếc) (1) Định mức tiêu hao(kg) (2) Nhu cầu (kg) (3)=(1)x(2) 1 37584(650) đỏ đỏ 1.800.000 0,031729 57.112,2 2 37584(650) đen vàng 100.000 0,031729 3.172,9 3 37584(650) đen trắng 1.000 0,031729 31,729 4 37584(650) đen 400.000 0,031729 12.691,6 5 37590(660) đen 1.000.000 0,028783 28.783 6 37590(660) Đen vàng + đen trắng 90.000 0,028783 2.590,47 7 37630 đen 20.000 0,030430 608,6 8 32622 đen 35.000 0,029693 1.039,255 9 32622(680) đen vàng 70.000 0,029693 2.078,51 10 40406 đỏ 15.000 0,025175 377,625 11 40406 đen trắng 5.000 0,025175 125,875 12 40406 đen 2.000 0,025175 50,35 13 37540(540) đen 400.000 0,025700 10.280 14 37540 đen trắng 1.800.000 0,025700 46.260 Bảng 4: Kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vải mành của các sản ph$m có sử dụng vải mành năm 2006
(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)
Nhu cầu vật tư dùng cho các xưởng sản xuất năm 2006 được tính theo công thức sau: V Q Dij n j j i ∑ = = 1
Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i
Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phNm j Qj là số lượng sản phNm j theo kế hoạch sản xuất
Từ công thức trên, ta có thể tính ra được tổng nhu cầu vải mành năm 2006 : Vvải mành 840D/1 = Q Dij j j ∑ = 14 1 Vvải mành 840D/1 = 165.202,114 (kg)
Lượng vật tư cần dùng cho sản xuất trong kì kế hoạch được tính tương đối chính xác. Tuy nhiên có một hạn chế là hệ thống định mức mà Công ty sử dụng để tính toán là định mức dự toán. Trên thực tế, định mức dự toán khác với định mức sử dụng vì trong quá trình sử dụng vật tư, có rất nhiều vật tư bị hao hụt. Hơn nữa, định mức này được tính toán trong điều kiện đạt tiêu chuNn, mà trên thực tế, hoạt động sản xuất đôi khi không đạt được tiêu chuNn mà doanh nghiệp đề ra. Do đó, định mức sử dụng sẽ lớn hơn định mức dự toán một chút. Tuy nhiên, số lượng này không đáng kể nên doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng định mức tiêu hao vật tư theo dự toán để làm tiêu chuNn tính toán.
1.1.2. Lập kế hoạch dự trữ vật tư:
Theo tình hình thị trường và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2006, tình hình thị trường nguyên vật liệu nước ta có xu hướng ngày càng tăng giá. Đặc biệt, trong năm 2006 nước ta sẽ gia nhập WTO, do vậy, việc trợ giá cho xăng dầu không còn nữa. Nước ta sẽ áp dụng giá dầu quốc tế cho thị trường trong nước. Do đó, trong năm 2007, dự kiến giá dầu sẽ tăng cao, kéo theo đó là giá các nguyên vật liệu đầu vào sẽ tăng cao. Thị trường vật tư của Công ty cao su Sao vàng có thể sẽ trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, lượng dự trữ vật tư của Công ty không bị ảnh hưởng lớn. Vì ngay từ đầu năm, Công ty đã kí hợp đồng với các nhà cung ứng vật tư. Cho dù trong năm thị trường vật tư có trở nên khan hiếm thì các nhà cung ứng vẫn phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ vật tư cho Công ty.
Lượng dự trữ cuối kì của các loại vật tư được xác định dựa trên tình hình dự trữ và dựa trên kinh nghiệm của các nhà lập kế hoạch. Thông thường,
Công ty lập kế hoạch dự trữ vật tư vào cuối năm là 10% nhu cầu vật tư cho sản xuất của năm đó.
1.1.3. Lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Kế hoạch mua sắm vật tư xác định lượng vật tư cần cung ứng thêm vào các kho trong năm kế hoạch, chưa kể lượng dự trữ vật tư của kì trước.
Trong công thức trên, tồn đầu kì chính là lượng vật tư còn lại của doanh nghiệp vào cuối năm trước.
Trở lại ví dụ trên với vật tư là vải mành.
Tồn đầu kì của năm 2006 chính là lượng vải mành tồn được thống kê vào cuối năm 2005. Lượng vải mành tồn đầu năm 2006 là 18 tấn, và theo kế hoạch Công ty dự trữ vải mành là 16,5 tấn.
Theo công thức trên, ta có thể tính được kế hoạch mua sắm vải mành trong năm 2006:
KH mua sắm vải mành = 165,202 - 18 +16,5 = 163,702 tấn.
Tóm lại: Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng là một phần quan trọng trong quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty. Kế hoạch năm vật tư là một mảng quan trọng trong hệ thống kế hoạch tác nghiệp của Công ty.