II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ
2. Đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su
2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch
Để có thể thực hiện tốt kế hoạch năm cho vật tư, Công ty xác định các công cụ, các phương tiện để đạt được mục tiêu ngay từ khi lập nên kế hoạch. Sau đó, Công ty phân công công việc cho từng người, từng bộ phận để có thể tổ chức thực hiện kế hoạch một cách nhanh chóng, kịp thời.
Để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư cho từng loại vật tư, ta sử dụng công thức sau:
Số lượng vật tư i thực tế mua sắm (dự trữ) trong kì
% hoàn thành
kế hoạch = Số lượng vật tư i cần mua sắm (dự trữ) theo kế hoạch
x 100
Nhìn chung, việc tổ chức thực hiện kế hoạch tại Công ty cao su Sao vàng được thực hiện tương đối chặt chẽ. Hầu như việc thực hiện mua sắm, dự trữ hàng năm được thực hiện đúng như kế hoạch. Nếu có sai lệch thì cũng không đáng kể.
Năm 2004 Năm 2005 Tên vật tư KH Thực hiện % so với KH KH Thực hiện % so với KH Cao su thiên nhiên các loại 8600 8700 101,16% 7600 7300 96,71% CaCO3 2700 2950 109,26% 2000 1850 92,5% Vải mành 6-840D/1 180 197 109,44% 140 120 85,71% Bảng 6: Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm của một số loại vật tư chủ yếu trong 2 năm vừa qua
(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)
Ta thấy, năm 2004, việc thực hiện mua sắm vật tư nhiều hơn so với kế hoạch đề ra. Nguyên nhân của việc này là do, trong kì sản xuất, nhu cầu về sản phNm của Công ty tăng lên, Công ty phải sản xuất thêm săm lốp để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Do đó, kế hoạch vật tư trong năm 2004 được điều chỉnh để phù hợp với điều kiện sản xuất.
Năm 2005, do Công ty tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp, các nguồn lực của Công ty được tập trung chủ yếu cho công tác cổ phần hoá đặc biệt là nguồn tài chính. Do đó, kế hoạch mua sắm vật tư trong năm 2005 không thực hiện được như kế hoạch đã đề ra.
Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch năm cho vật tư, Công ty thường xuyên theo dõi tình hình. Cuối kì, Công ty tập hợp các kết quả đã thực hiện được rồi so với kế hoạch đặt ra để xem có sai lệch gì không. Nếu có, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân gây ra những sai lệch đó để rút kinh nghiệm cho năm sau, và tìm các biện pháp khắc phục.
2.4. Việc sử dụng các công cụ phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư.
Trong giai đoạn phát triển của công nghệ thông tin, nhận thức được vai trò của hệ thống máy tính, Công ty cao su Sao vàng đầu tư nâng cấp và mua
mới một số máy tính tại các phòng ban trong công ty như phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán... nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư và quản lý theo dõi tình hình vật tư của Công ty.
Bên cạnh đó, Công ty đã nối mạng Internet cho các phòng ban, đặc biệt là phòng kế hoạch vật tư để họ có thể thu thập thông tin từ thị trường, từ phía các nhà cung ứng một cách nhanh nhất. Vì mạng Internet là nơi cung cấp thông tin một cách nhanh chóng nhất, cập nhật nhất.
Tuy nhiên, hệ thống máy tính chỉ được thiết lập ở khối văn phòng mà chưa có ở các kho, hay các xí nghiệp, các xưởng sản xuất. Trên thực tế, công việc theo dõi và quản lý vật tư chủ yếu diễn ra ở các kho, tình hình sử dụng định mức tiêu hao nguyên vật liệu diễn ra ở các xí nghiệp, các xưởng sản xuất. Đây là những nơi cần cập nhật thông tin về vật tư thường xuyên và kịp thời. Nếu chỉ sử dụng những cách lưu trữ thông tin truyền thống, tức là ghi chép sổ sách đơn thuần thì hệ thống sổ sách của Công ty sẽ trở nên cồng kềnh, không tiện cho việc tìm kiếm thông tin. Mỗi khi muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật tư nào đó, Công ty phải tiến hành tra cứu sổ sách, mất rất nhiều công sức và thời gian.
CHƯƠNG III:
MỘT SỐ KIẾN NGHN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU
SAO VÀNG.