II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ
2. Đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su
2.2. Về quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao
Công tác lập kế hoạch năm cho Công ty cao su Sao vàng được tiến hành theo các bước sau:
2.2.1. Nghiên cứu và dự báo
Nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài Công ty:
• Về thị trường vật tư: Nhìn chung, trong 3 năm trở lại đây, thị trường vật tư của Công ty cao su Sao vàng nói riêng và thị trường vật tư trong cả nước nói chung có nhiều biến động
Trước hết, giá nhiên liệu trên toàn thế giới tăng mạnh. Hiện nay, công ty sử dụng chủ yếu các máy móc thiết bị sử dụng dầu và xăng làm nhiên liệu chính. việc giá xăng, dầu trên thế giới và ở Việt nam tăng mạnh trong những năm gần đây đã làm tăng chi phí đáng kể cho công ty cao su sao vàng. Công ty luôn phải hoạt động trong sự phập phồng lo sợ vì không biết lúc nào thì Chính Phủ sẽ áp dụng giá xăng dầu trên thị trường Thế giới cho thị trường trong nước. Do đó, việc nghiên cứu và dự báo giá xăng dầu trên Thế giới cũng như ở Việt nam là điều kiện cần thiết để Công ty có thể có sự chuNn bị
trước. Công ty đã đưa ra phương án phòng ngừa là nếu giá xăng dầu tiếp tục tăng, Công ty sẽ sử dụng than để thay thế dầu nhằm giảm chi phí sản xuất. Tuy nhiên, việc sử dụng than thay thế không thể thuận tiện bằng dầu và có thể gây nên ô nhiễm môi trường.
Bên cạnh đó, giá cao su trong những năm gần đây cũng tăng lên nhanh chóng. Đây là một trong những nguyên vật liệu chính và rất quan trọng đối với Công ty. Nếu thiếu cao su, hoạt động sản xuất của Công ty coi như chấm dứt. Việc giá cao su tăng cao làm công ty gặp rất nhiều khó khăn. Theo thống kê của Bộ Công nghiệp Việt nam, chỉ tính từ năm 2003 đến nay, giá cao su trong nước đã tăng từ 15.000đ/kg lên đến 23.000đ/kg, tức là tăng 153%. Giá các loại vật tư khác cũng tăng nhưng ở mức nhẹ hơn (18,58%)(9). Theo sự nghiên cứu và đánh giá của Công ty cao su Sao vàng, thì trong những năm tới giá vật tư của Công ty sẽ tiếp tục tăng.
Nghiên cứu và dự báo được giá của Vật tư giúp Công ty có những biện pháp dự phòng trong khi lập kế hoạch như dự phòng thêm chi phí, sử dụng vật tư rẻ hơn để thay thế...
• Ngoài ra, nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài còn có công tác nghiên cứu và dự báo nhà cung cấp vật tư. Hàng năm, Có rất nhiều nhà cung ứng muốn cung cấp vật tư cho công ty cao su Sao vàng, do đó, công ty phải nghiên cứu và dự báo về chất lượng, giá cả của các loại vật tư để có thể lựa chọn được nhà cung ứng vật tư tốt nhất.
Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong doanh nghiệp
Năm 2005, Công ty cao su Sao vàng chuNn bị cho công tác cổ phần hoá. Do đó, mọi nguồn lực về tài chính,nhân lực, vật lực đều được tập trung cho công ty để công ty có thể tiến hành cổ phần hoá một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Năm 2006 này, Công việc cổ phần hoá của Công ty cao su Sao vàng đã tương đối ổn định, và dự kiến giữa năm 2006, Công ty sẽ hoạt động theo mô
hình của Công ty cổ phần. Tuy nhiên, sau quá trình cổ phần hoá, công ty tiến hành tinh giảm biên chế, số lượng công nhân viên của Công ty giảm 1/3 so với trước. Do đó, năng lực sản xuất của Công ty có thể sẽ giảm theo. Và theo kế hoạch sản xuất của năm 2006, số lượng các sản phNm mà công ty sản xuất ra sẽ giảm hơn so với các năm trước. Do đó, khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty cần nghiên cứu kĩ năng lực sản xuất của mình trong năm đó để có thể lập nên được 1 kế hoạch năm cho vật tư được chính xác.
2.2.2. Xác định mục tiêu
Mục tiêu của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư là một kết quả dự kiến cho hoạt động mua sắm vật tư trong năm và dự trữ vật tư vào cuối năm.
Mục tiêu của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng là lập được một bản kế hoạch cho các loại vật tư thật chính xác. Đó chính là việc xác định 3 nội dung của kế hoạch như đã trình bày phần trên cho từng loại vật tư. Đây là một công việc khó khăn vì số lượng vật tư của Công ty tương đối nhiều.
Mục tiêu được lượng hoá thật cụ thể và được biểu hiện bằng một bản kế hoạch vật tư.
Bảng 5: Bản kế hoạch năm 2006 cho một số loại vật tư chính của Công ty cao su Sao vàng
(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)
STT Tên vật tư ĐVT Nhu cầu vật tư cho sản xuất Kế hoạch mua sắm Kế hoạch dự trữ
1 Cao su thiên nhiên các loại Tấn 8100 8050 810
2 Vải mành Tấn 165 163 16
3 CaCO3 Tấn 2850 2760 285
Bảng là một phần của kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng năm 2006. Trong bảng kế hoạch này, mục tiêu mua sắm, dự trữ vật tư của các loại vật tư được thể hiện khá chi tiết, rõ ràng.
2.2.3. Xác định các biện pháp và công cụđểđạt được mục tiêu:
Để thực hiện được kế hoạch đã đề ra, phải có các công cụ để đạt được mục tiêu đó.
Trước hết, để có được vật tư cho công ty, Công ty tiến hành lựa chọn một số nhà cung ứng vật tư. Những nhà cung ứng quen thuộc với công ty như công ty chế biến cao su Đà Nẵng, Công ty dệt vải công nghiệp Hà nội, Công ty thương mại và dịch vụ Đức đài là những nhà cung ứng được doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn bởi đây là những nhà cung ứng đã công tác với Công ty trong nhiều năm nay và đã tạo lập được uy tín với Công ty.
Lựa chọn các công cụ để đạt được mục tiêu:
- Nguồn nhân lực: Để đạt được mục tiêu của Kế hoạch năm cho vật tư đã đề ra, Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng người. Bao gồm:
+ Cán bộ lập kế hoạch.
+ Cán bộ làm công tác cung ứng vật tư.
+ Cán bộ phụ trách chứng từ, sổ sách liên quan đến vật tư.
Công ty có sự bố trí sắp xếp nhân lực theo đúng khả năng và trình độ chuyên môn của từng người để có thể đạt được hiệu quả một cách tốt nhất.
- Các phương tiện vận chuyển: Sử dụng phương tiện vận chuyển hợp lý sẽ tiết kiệm được một phần chi phí vận chuyển, đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình vận chuyển. Các phương tiện vận chuyển mà công ty có thể sử dụng là ô tô, xe máy, xích lô, xe thồ... Việc sử dụng phương tiện vận chuyển như thế nào là tuỳ thuộc vào số lượng địa điểm của vật tư. Ví dụ, Công ty sẽ sử dụng ô tô để chuyên chở những vật tư số lượng lớn, nặng, cồng kềnh hoặc những vật tư phải vận chuyển đi xa. Hoặc sử dụng các phương tiện vận chuyển đặc biệt để vận chuyển và bảo quản các loại hoá chất, xăng dầu...
- Tài chính: Để có thể xác định được mức chi cho vật tư một cách hợp lý nhất, trước khi lập kế hoạch vật tư , Công ty căn cứ vào kế hoạch tài chính của mình trong năm đó. Kế hoạch tài chính của Công ty có ảnh hưởng đến việc triển khai các phương án kế hoạch và ảnh hưởng đến việc lựa chọn các phương án, các công cụ để có thể đạt được mục tiêu của kế hoạch năm cho vật tư đã đề ra. Nếu khả năng tài chính cho vật tư của Công ty hạn hẹp hơn các năm trước hoặc nhỏ hơn so với nhu cầu, Công ty phải tiến hành các biện pháp điều chỉnh, cắt giảm các nguồn lực khác trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư. Ngược lại, nếu khả năng về tài chính cho vật tư lớn hơn nhu cầu, Công ty có thể đầu tư thêm cho nguồn lực.