- Sổ cái TK 152, 153
2.2.4.Thủ tục nhập, xuất vật liệu:
2.2.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu
Khi nhận đợc dự án, hợp đồng thi công xây lắp giữa công ty và Tổng công ty; căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lợng vật t tiêu hao. Sau đó chuyển cho phòng vật t.
Căn cứ vào đó, phòng vật t lên kế hoạch mua sắm vật t phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp.
Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật t trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật t có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thờng áp dụng với các loại vật t có khối lợng không lớn nh các loại phụ tùng thay thế.
Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thớc, mẫu mã, số lợng, phơng thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các
điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của ngời bán tới nơi giao NVL . Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật t do đội tự mua bán với khối lợng lớn nh cát, đá, sỏi, thép...
Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lợng, số lợng, chủng loại, quy cách. Kết quả kiểm tra đợc ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật t.
Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t, khi vật t đã đủ các tiêu chuẩn nh: đúng chủng loại, số lợng, chất lợng, kích cỡ thì phòng vật t mới tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: + Liên 1: Lu ở phòng vật t
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
+ Liên 3: Giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Trong trờng hợp vật t nhập tại chân các công trình thì liên sau (liên 2) đ- ợc chuyển cho cho kế toán vật t vì công ty không ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại các công trình.
Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật t nhập tại kho công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đối với phần vật t do các đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng vật t còn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên nhà cung cấp và đại diện các đội thi công để làm thủ tục nhập kho.
Hoá đơn của ngời bán và phiếu XK đợc gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Nhu cầu sản xuất
Phòng kỹ thuật dựa vào bản thiết kế kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao
Phòng vật tư tổ chức thu mua nguyên vật liệu
Đại diện phòng kỹ thuật, phòng vật tư và thủ kho kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư
Phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho Liên 1: lưu ở phòng vật tư Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho Liên 3: giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi Địa chỉ: 22 Ngõ Kiến Thiết – Khâm Thiên - ĐĐ - Hà Nội
Số tài khoản: 710B.12264 ( Ngân hàng công thơng Đống Đa) MST : 01 0159112
Họ tên ngời mua hàng: Trần Minh Hoà
Tên đơn vị: Công ty xây dựng số 9 Thăng Long Địa chỉ : Xuân Đỉnh-Từ Liêm-Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM/CK MS : 01 001 05905 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Thép φ 10 Kg 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép φ 13 Kg 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép φ 25 Kg 7 027 7 820 54 951 140 Thép φ 28 Kg 4 747 7 820 37 121 540 Cộng tiền hàng 319 510 010
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 15 975 500
Tổng cộng tiền thanh toán: 335 485 510
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba năm triệu, bốn trăm tám năm nghìn, năm trăm mời đồng
Hoá đơn
giá trị gia tăng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GM/ 2004B 0048804 Ngời mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Ngời bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Thủ trởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên )
Sau khi nhận đợc hoá đơn của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long, vật liệu đợc chuyên chở về kho của công ty. Trớc khi nhập vật t Công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật t, sau khi kiểm tra vật t đúng chất lợng, đủ số lợng, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật t mới làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho.
Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 21 tháng 12 năm 2004
Căn cứ vào hoá đơn số 0048804 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi ban kiểm nghiệm của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long gồm:
1.Ông Ngô Ngọc Thắng : Đại diện phòng vật t- Trởng ban 2.Ông Nguyễn Viết Sơn : Đại diện phòng kỹ thuật - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Hằng : Thủ kho-Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm số vật t nhập kho do bà Hoà mua về.
Số thứ Tên nh nã hiệu,quy Mã số Phơng thức kiểm Đơn vị Số lợng
theo Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách, phẩm chất Số lợng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép φ 10 Kg 15 643 15 643 0 đủ 2 Thép φ 13 Kg 13 141 13 141 0 đủ 3 Thép φ 25 Kg 7 027 7 027 0 đủ 4 Thép φ 28 4 747 4 747 0 đủ
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Bà Hoà mua về số thép φ10 là 15 643 kg ; φ13 là 13 141 kg ; φ25 là 7 027 kg, φ28 là 4 747 kg do Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt. Biên bản đợc lập thành hai bản. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban kiểm nghiệm ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t và hoá đơn mua hàng phòng vật t làm thủ tục nhập sau:
Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Ngày 21 tháng 12 năm 2004 TheoQĐ:1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính
Nợ TK152 Số:15 Có TK 331
Họ,tên ngời giao hàng : Nguyễn Tiến Ngọc – Phòng vật t
Theo HĐ số 0048804 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi
Nhập tại kho: Công ty Số
thứ Tên, nhãn hiệu, phẩm Mã số Đơn vị Số lợng theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép φ 10 Kg 15 643 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép φ 13 Kg 13 141 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép φ 25 Kg 7 027 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép φ 28 4 747 4 747 7 820 37 121 540 Cộng 319 510 010
Cộng thành tiền ( bằng chữ): Ba trăm mời chín triệu năm trăm mời nghìn, không trăm mời đồng.
Nhập ngày 21/12/2004 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
2.2.4.2. Thủ tục xuất kho .
Khi có nhu cầu về NVL cho thi công, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật t và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật t lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên.
- Liên 1: lu ở phòng vật t.
- Liên 2: thủ kho nhận rồi chuyển lên phòng kế toán. - Liên 3:Do đội nhận vật t giữ
Đội trởng nhận phiếu xuất kho từ phòng vật t đem xuống kho để lĩnh NVL cho thi công.
Thủ tục xuất kho đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 9 : Thủ tục xuất kho Nhu cầu sản xuất
Phòng vật tư lập phiếu xuất kho
Liên 1: Phòng vật tư giữ để theo dõi Liên 2: Phòng kế toán giữ để hạch toán Liên 3: Đội nhận vật tư giữ Đề nghị của đội trởng
Phiếu đề nghị xuất kho Họ tên ngời đề nghị: ông Sáu
Địa chỉ (bộ phận) : Đội trởng đội XD 902 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đề nghị xuất vật t là thép các loại để thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá TT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 33 1 Thép φ 10 kg 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép φ 113 kg 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép φ 25 kg 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép φ 28 kg 4 747 7 820 37 121 540 Ngày 30/12/2004 Giám đốc Phòng vật t Ngời đề nghị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Từ phiếu đề nghị xuất kho, phòng vật t viết phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình.
Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Ngày 29 tháng 12 năm 2004 QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ :136 Số:22 Có :152 Họ,tên ngời nhận hàng: Anh Sáu
Địa chỉ(Bộ phận):Đội XD 902 Xuất tại kho: Công ty
Số
thứ Tên, nhãn hiệu,phẩm Mã số Đơn vị Số lợng theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép φ 10 kg 15 643 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép φ 13 kg 13 141 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép φ 25 kg 7 027 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép φ 28 kg 4 747 4 747 7 820 37 121 540 Cộng 319 510 010
Cộng thành tiền ( bằng chữ): Ba trăm mời chín triệu năm trăm mời ngàn không trăm mời đồng chẵn.
Xuất ngày 29/12/2004
2.2.5 Kế toán chi tiết vật liệu tại công ty.
Để đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại, từng thứ NVL về số lợng, chất lợng, quy cách và giá trị; Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi sổ số d. Trình tự hạch toán chi tiết NVL đợc tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 10 : Trình tự ghi sổ theo phơng pháp sổ số d tại Công ty
Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty đợc tiến hành tuân theo quy trình sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.
Thẻ kho Thẻ chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn Sổ số d Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập NVL xuất NVLBảng kê Bảng tổng hợp nhập NVL Bảng tổng hợp xuất NVL (1) (1) (2) (2) (3) (4) (4) (4) (5) (6) (5) (3) (3)
Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép, đợc mở cho từng loại, từng thứ NVL ở kho công ty, còn ở các kho đội không sử dụng thẻ kho.
Hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập – xuất NVL phát sinh, thủ kho ghi số l- ợng thực tế vào các phiếu nhập – xuất rồi căn cứ vào đó ghi thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lợng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Mẫu thẻ kho (biểu 6)
- ở phòng kế toán: Định kỳ, kế toán NVL xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận phiếu nhập – xuất kho về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, kế toán NVl kiểm tra và hoàn chỉnh việc phân loại phiếu nhập – xuất kho theo cách phân loại NVL. Rồi căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết NL-VL theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị.
Mẫu Thẻ chi tiết NVL (biểu 7)
Cuối tháng, kế toán thống kê các chứng từ nhập – xuất trong tháng để ghi vào bảng kê nhập – xuất NVL,bảng tổng hợp nhập – xuất NVL theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời, căn cứ vào dòng tổng cộng cuối tháng trên thẻ chi tiết từng loại NVL, kế toán ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.
Sau đó, căn cứ vào dòng tổng cộng thành tiền trên Bảng tổng hợp nhập vật t, Bảng tổng hợp xuất vật t để ghi vào Sổ số d. Sổ này không đợc theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn của từng loại NVL. Số liệu dòng tổng cộng: số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số d cuối tháng trên sổ đợc đối chiếu tơng ứng với số liệu trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vào cuối tháng (theo chỉ tiêu thành tiền) Nh vậy, phòng kế toán chỉ sử dụng Thẻ chi tiết, Bảng kê nhập-xuất vật t, Sổ số d, Bảng tổng hợp nhập xuất NVL, sổ chi tiết NVL và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn chứ không sử dụng Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất NVL. Hơn nữa, Sổ số d không đợc mở cho từng loại NVL và chỉ có kế toán ghi chép, do đó gây khó khăn cho công việc kiểm tra số liệu ghi chép ở kho.
Thẻ kho Mẫu số 06-VT Ngày lập thẻ kho : 01/12/2004 Tờ số : 12 Ban hành theo QĐ Số 1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính
Danh điểm vật t: THEGAO25 Tên vật t: Thép gai phi 25 Đơn vị tính: Kg
T NT
nhập Chứng từSố N Diễn giải Nhập Số lợngXuất Tồn KT
Tồn đầu tháng 4 648,2
1 21/12 PN 15 Ông Nguyễn Tiến Ngọc nhập 7 027 11 675,2 2 29/12 PX 22 Xuất cho Đội 902 thi công
cầu Cửa Đạt 7 027 4 648,2
3 31/12 PN 43 Bà Nguyễn Thị Hằng nhập 17 025 21 673,2 4 31/12 PX 50 Xuất cho Đội 902 thi công (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cầu Cửa Đạt 4 414 17 259,2
...
Cộng tháng 12/2004 29 457 34 105,2 - Thẻ chi tiết NVL
2.2.5.2 Phơng pháp ghi chép ở các đội công trình.
Tại các đội công trình thực hiện hạch toán đơn, không có TK đối ứng mà chỉ ghi chép để theo dõi sự biến động cuả NVL.
Khi nhận vật liệu giao từ kho công ty, ngời nhận kiểm tra số lợng, chất lợng, ký tên vào phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Kế toán đội xây dựng tập hợp các phiếu xuất này ghi vào Bảng nhập vật t trong tháng.
Trong trờng hợp các đội tự mua vật t thì đội trởng hay đội phó ký nhận thay thủ kho. Các chứng từ liên quan nh hoá đơn bán hàng, các hoá đơn cớc phí vận chuyển đợc nộp lên cho phòng kế toán.
Khi xuất vật liệu cho công trình , kế toán đội ghi vào Bảng kê xuất vật t cho công trình mình đảm nhiệm.
Cuối tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ, Bảng kê nhập, Bảng kê xuất và căn cứ vào các bảng kê đó để lập bảng kê nhập – xuất – tồn. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để hạch toán bù trừ nợ các đội.
Chẳng hạn: Trong tháng 12/2004 phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất NVL đối với Đội 902 để thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá. Kế toán đội ghi chép nh sau:
2.2.6 Kế toán tổng hợp NVL ở Công ty XD số 9 Thăng Long.
NVL mà Công ty xây dựng số 9 Thăng Long sử dụng rất đa dạng, phong phú. Bởi vậy, để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập, từng lần xuất cho từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể; và để theo dõi, phản ánh tình hình biến động của NLV một cách thờng xuyên, Công ty đã áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng TK và sổ kế toán sau: