- Quy trình nhập liệu.
2.2.6.1. Kế toán chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp trong kỳ.
Chi phí bán hàng của Chi nhánh trong kỳ thờng bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên bán hàng: gồm các khoản tiền lơng, các khoản trích theo l- ơng (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn), phụ cấp... của nhân viên bán hàng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao của các TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, cụ thể là tại hệ thống các cửa hàng có kho hàng, các quầy hàng, ph- ơng tiện vận tải, các thiết bị khác.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng (vật liệu bao gói, vật liệu lao động cho nhận viên, vật liệu sửa chữa cửa hàng.)
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: các dụng cụ cân, đo, đong, đếm hàng hoá.
- Các chi phí bàng tiền khác phát sinh trong kỳ liên quan đến tiêu thụ hàng hoá: nh tiếp khách, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, hội nghị khách hàng..
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng. Chi nhánh sử dụng các tài khoản chi tiết của tài khoản 641 nh sau:
- Tài khoản 6411- Chi phí nhân viên - Tài khoản 6412- Chi phí bao bì- vật liệu - Tài khoản 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Tài khoản 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Tài khoản 6418- Chi phí khác
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn, chứng từ (bảng phân bổ tiền lơng, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, phiếu chi, hoá đơn ) nhập dữ liệu vào máy tính để lên sổ “nhật… ký chung”, vào các sổ chi tiết tài khoản 641. Cuối tháng, chơng trình tự động vào sổ cái TK 641.
Ta sẽ xét một nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 1 năm 2009 có liên quan đến chi phí bán hàng để thấy đợc chi tiết quy trình hạch toán kế toán của chi nhánh.
Nghiệp vụ tạm ứng để mua đồ dùng, dụng cụ cho bộ phận bán hàng: Trớc hết ngời đợc giao nhiệm vụ mua đồ dùng nhận mẫu chứng từ đề nghị tạm ứng từ bộ phận kế toán, điền đầy đủ thông tin sau đó nộp cho kế toán trởng xem xét.
Sau khi đề nghị tạm ứng của nhân viên đợc xem xét và chấp nhận, thủ quỹ sẽ giao cho ngời đề nghị tạm ứng số tiền nh trong đề nghị tạm ứng, cũng là lúc kế toán ghi nhận việc chi tiền mặt, khi đó có thêm chứng từ gốc nữa: Phiếu chi tiền.
Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
Địa chỉ: 136- Phạm Văn Đồng- Cầu Giấy- Hà Nội
Bộ phận:… Mẫu số 03-TT
Số:02 Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 09 tháng 01 năm 2010
Kính gửi: Ông Phạm Văn Cờng - Kế toán trởng Tên tôi là: Nguyễn Văn Bình
Địa chỉ: bộ phận bán hàng
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 3.000.000 đ (ba triệu đồng) Lý do tạm ứng: tạm ứng mua đồ dùng văn phòng phẩm Thời hạn thanh toán: 10/01/2009
Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị tạm ứng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Phiếu chi tiền đợc lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đầy đủ chữ ký của ngời lập phiếu, kế toán trởng và giám đốc thì thủ quỹ mới đợc xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền ngời nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1: lu ở nơi lập phiếu
Liên 2: thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Liên 3: giao cho ngời nhận tiền
Phiếu Chi Ngày 09 tháng 01 năm 2009 Mã số 01-TT Quyển số: 01 Số: 13 Nợ: 141 Có: 1111 Họ tên ngời nhận: Nguyễn Văn Bình
Địa chỉ: Phòng bán hàng
Lý do chi: Chi mua văn phòng phẩm
Số tiền chi: 3.000.000 đ (Viết bằng chữ): ba triệu đồng. Kèm theo: ………….01……… chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu đồng.
Ngày 09 tháng 01 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời nhận tiền (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi:
Từ phiếu chi số 13 trên, kế toán viên thực hiện quy trình nhập liệu chứng từ này vào máy nh sau: Vào phân hệ “Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng” chọn, sau đó chọn “Phiếu chi tiền mặt” –> màn hình nhập liệu:
Kế toán nhập các thông tin sau: - Chọn loại phiếu chi: 4
- Mã khách: Có thể lấy từ danh mục mã khách hàng bằng cách nhấn enter. Máy sẽ tự động hiện tên khách hàng, địa chỉ .…
- Lý do chi: chi tạm ứng
- Tài khoản có: 1111. Kế toán có thể tìm trong danh mục tài khoản. - Ngày hạch toán: 09/01/2009
- Số PC: 09
- Tài khoản nợ: 141(có thể lấy từ danh mục tài khoản). Máy sẽ tự động hiển thị tên tài khoản.
Sau khi mua hàng hóa đồ dùng văn phòng, ngời nhận tiền tạm ứng tiến hành thanh toán tạm ứng:
Mẫu số: 04-TT Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày 10 tháng 01 năm 2009
Số: 02 Nợ: TK 641, 1111
Có: TK 141 Họ và tên ngời thanh toán: Nguyễn Văn Bình
Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
Số tiền tạm ứng và thanh toán theo bảng dới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
1. Số tiền tạm ứng
Số tạm ứng kỳ trớc cha chi hết 0
Số tạm ứng kỳ này 3.000.000
Phiếu chi số 13 ngày 09/01/2009 3.000.000
2.Số tiền đã chi 2.575.000 Chứng từ HĐ 012114 ngày 10/01/2009 2.575.000 3.Chênh lệch 425.000 Số tạm ứng chi không hết 425.000 Chi quá số tạm ứng 0 Ngày 10 tháng 01 năm 2009
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Từ giấy thanh toán tạm ứng trên cùng với yêu cầu hoàn tạm ứng kế toán viên tiến hành lập phiếu thu tiền mặt
Phiếu Thu Ngày 10 tháng 01 năm 2009 Mã số 02-TT Quyển số: 01 Số: 09 Nợ: 1111 Có: 141
Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Văn Bình Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
Lý do nộp: Hoàn nộp tạm ứng
Số tiền: 425.000 đ ( Viết bằng chữ) : Bốn trăm hai năm ngàn đồng. Kèm theo 1 chứng từ gốc GTTTƯ số 02
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) : Bốn trăm hai năm ngàn đồng
Ngày 10 tháng 01 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời nộp tiền (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Từ phiếu thu số 09 trên kế toán viên tiến hành nhập dữ liệu chứng từ này vào máy, ta có màn hình nhập liệu:
Từ hóa đơn mua hàng số 012114 cùng giấy thanh toán tạm ứng số 02 trên, kế toán viên thực hiện nhập liệu chứng từ này vào máy nh sau: vào phân hệ Kế toán tổng hợp –> chọn “Phiếu kế toán”, nhập ngày tháng, diễn giải, số hiệu tài khoản, số tiền tơng ứng, ta có màn hình nhập liệu sau:
Sau khi nhấn nút lu, số liệu sẽ đợc tự động chuyển vào nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 641.
Biểu 2.13: Sổ cái tài khoản 641
Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
(Trích ) Sổ cái tài khoản 641
Từ 01/01/2009 đến 31/01/2009
Đơn vị: đồng
Số CT Ngày Diễn giải TK
ĐƯ PS Nợ PS Có
D đầu kỳ - -
PC02 02-01-09 Chi tiền mua xăng xe cho việc vận chuyển hàng bán
1111
1.112.000 PC15 05-01-09 Chi tiền ăn ca
trong tháng1 cho nhân viên bán hàng 1111 4.500.000 GTT TƯ02 10-01-09 Tạm ứng mua văn phòng phẩm 141 2.575.000 PC21 10-01-09 Chi tiếp khách khác 1111 1.000.000 ……. ……….. ………. ….. ……….. ……….
PC27 26-01-09 Trả tiền điện thoại cho công ty Điện Lực 1111 1.200.000 ….. ….. ….. …. …… …… PKT1 3 31-01-09 Tạm tính tiền lơng bộ phận bán hàng 3341 81.242.000 PKT 14 31-01-09 Trích BHXH,BHYT,KP CĐ 338 15.435.980 ……. BTK Q 31-01-09 KC CP BH 911 126.342.140 Tổng phát sinh 126.342.140 126.342.140 D cuối kỳ - -
Ngời lập biểu Kế toán trởng