II. TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY VÀ THỰC TIỄN KÝ
1.1. Tình hình nhập khẩu hàng hoá của công ty
a. Nghiên cứu thị trường
Đây là một nghiệp vụ cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đòi hỏi người hoạt động kinh doanh phải có những kiến thức cần thiết và độ nhanh nhậy để nắm bắt được những thay đổi của thị trường và thị yếu của người tiêu dùng. Và cung cấp những thông tin chính xác, đầy đủ tới người có thẩm quyền để đưa ra những quyết định quan trọng, chính xác. Chính vì vậy mà nghiên cứu thị trường ngày càng được công ty quan tâm hơn nữa giúp các nhà kinh doanh đạt được hiệu quả trong hoạt động nhập khẩu. Hoạt động nghiên cứu thị trường gồm: nhận biết hàng hoá nhập khẩu, nắm vững thị trường và lựa chọn khách hàng.
b. Nhận biết hàng hoá
Hàng hoá nhập khẩu phải được tìm hiểu kỹ về giá trị, công dụng, nắm được những đặc tính của nó và những yêu cầu của thị trường về hàng hoá đó như: qui cách phẩm chất, cách lựa chọn phân loại, các tiêu chuẩn… Để nghiên cứu nhận biết về hàng valve thiết bị công nghiệp thì ta phải tìm hiểu về các qui cách phẩm chất: chất liệu của sản phẩm, kích thước valve, các thông số kỹ thuật (áp suất, nhiệt độ, lưu chất đi qua valve…).
Nắm vững thị trường nhập khẩu: Đối với các đơn vị kinh doanh ngoài việc nghiên cứu thị trường trong nước thì nghiên cứu thị trường nước ngoài có một ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Trong việc nghiên cứu đó, những nội dung cần quan tâm đến: điều kiện chính trị, thương mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán, điều kiện tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và tình
hình giá cước. Công ty nhập khẩu thiết bị từ các thị trường như: Trung Quốc (pans), Mỹ (crane), Italy (valvotubi), Japan (hisaka)…Trong đó Trung Quốc và Italy là hai thị trường nhập khẩu chính của công ty. Sở dĩ công ty chọn hai thị trường trên làm thị trường nhập khẩu chính bởi vì mặt hàng của hai thị trường trên đa dạng, phong phú về chủng loại, hình thức dễ nhìn, giá cả rất cạnh tranh và có các điều kiện thuận lợi đặc biệt về vận tải so với các thị trường khác.
Lựa chọn khách hàng: Trong môi trường, điều kiện khác nhau việc giao dịch với các khách hàng là không giống nhau, với khách hàng này thì phải như thế này với khách hàng khác thì phải như thế kia. Công ty lựa chọn khách hàng tiềm năng của mình là những khách hàng bình dân, vì có một thị trường tiêu thụ rộng lớn khắp các tỉnh, và những mặt hàng của công ty cũng phù hợp với thị trường khách hàng này. Và công ty lựa chọn những khách hàng có khả năng tài chính, lĩnh vựa kinh doanh và uy tín của họ trong kinh doanh.
c. Khách hàng
Một số bạn hàng có quan hệ thường xuyên với công ty:
+ Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN
+ Công ty nhiệt điện lạnh Bách Khoa (POLYCO) + Công ty THHH hoá chất PTN
+ Công ty cổ phần xây dựng số 07-VINACONEX N07 + Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật bơm năm sao
+ Công ty TNHH liên doanh NCX Hà Nội + Công ty kiến trúc và môi trường
+ Tổng Công ty LILAMA + LILAMA 10
+ LILAMA 693 + LILAMA Hà Nội + LILAMA 3 + COMA 15 + ……….. d. Đàm phán ký kết hợp đồng
Đàm phán thương mại là quá trình trao đổi ý kiến của các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống nhất cách nhận định, thống nhất quan niệm, thống nhất cách xử lý những vấn đề nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai hoặc nhiều bên. Nội dung của cuộc đàm phán:
+ Tên hàng (các loại valve, bơm, nguyên phụ liệu ngành may mặc ) + Số lượng (tuy theo yêu cầu của khách hàng)
+ Phẩm chất (tiêu chuẩn IP20, JISG, MNK, 08YV, 08KT, CT3; Q235, Q245; ASTM…)
+ Bao bì đóng gói (thành các kiện nhỏ bằng gỗ)
+ Giao hàng (bằng các phương tiện vận tải chuyên dụng) + Giá cả (tùy theo các mặt hàng)
+ Hình thức thanh toán (thanh toán một lần, thanh toán nhiều lần; thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc bằng séc, hối phiếu…)
+ Bảo hiểm (hàng hoá…) + Bảo hành (từ 1-3 năm)
+ Khiếu nại (lên trung tâm trọng tài thương mại)
+ Phạt và bồi thường thiệt hại (bồi thường một phần hoặc toàn bộ thiệt hại)
+ Trọng tài (do hai bên quyết định)
+ Trường hợp bất khả kháng (trong trường hợp bất khả kháng công ty có thể huỷ bỏ hợp đồng mà không phải bồi thường)
Các hình thức đàm phán:
+ Đàm phán giao dịch qua thư tín + Đàm phán giao dịch qua điện thoại
+ Giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp
Khi khách hàng có nhu cầu đối với mặt hàng nào đó của công ty với một khối lượng nhất định. Công ty sẽ gửi cho quí khách hàng một bản báo giá về chủng loại, khối lượng mặt hàng, đơn giá của mặt hàng và công ty sẽ có tư vấn cho khách hàng của mình về từng loại mặt hàng khác nhau để quí khách hàng vừa chọn được chủng loại hàng mà mình cần vừa tiết kiệm được tài chính. Và sau khi xem bản báo giá của công ty và đàm phán về các điều khoản, nếu thấy phù hợp hai bên có thể đi tới việc ký kết hợp đồng mua bán.
e. Tổ chức thực hiện hợp đồng:
Sau khi ký hợp đồng mua bán, hai bên có thể đi tới thực hiện hợp đồng và sẽ phát sinh các quyền và nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng. Thông thường sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, bước đầu tiên là xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên, đối với mặt hàng valve và các loại máy bơm thì tất cả các doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu đều có thể nhập khẩu mặt hàng này mà không cần phải xin giấy phép. Bước đầu tiên cần làm là mở L/C (Nếu hợp động qui định phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ).
* Mở L/C
Phương thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh chủ yếu mà Công ty thường dùng để thanh toán các hợp đồng nhập khẩu.
Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận, trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (Người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này
ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với quy định đề ra trong thư tín dụng.
Thư tín dụng: Là một chứng thư (điện hoặc ấn chỉ), trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình được một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C.
Thư tín dụng có tính chất quan trọng, nó hình thành trên cơ sở hợp đồng mua bán, nhưng sau khi được thiết lập thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng mua bán.
Sau khi có hợp đồng nhập khẩu, nếu hợp đồng qui định thanh toán bằng L/C, thì Công ty phải tiến hành mở L/C theo yêu cầu của hợp đồng. Nhân viên làm chứng từ phải chú ý tới thời hạn mở L/C để mở L/C đúng thời hạn qui định. Nếu hợp đồng không qui định ngày mở L/C, mà có qui định ngày giao hàng chậm nhất thì công ty phải mở L/C trước ngày giao hàng chậm nhất khoảng một tháng (Nếu hợp đồng không quy định ngày giao hàng chậm nhất thì Công ty căn cứ vào ngày mở L/C để quy định ngày giao hàng chậm nhất trong L/C). Để mở L/C, Công ty phải lập một bộ chứng từ mở L/C gửi đến Ngân hàng mở L/C. Hiện nay, Công ty đang tiến hành thanh toán các hợp đồng nhập khẩu thông qua hai ngân hàng thương mại là: Ngân hàng Thương Mại Cổ phần Kỹ Thương Việt nam (Techcombank); Ngân hàng Thương Mại Cổ phần quốc tế Việt nam (VIB); Ngân hàng Đông Á (VNBC). Các chứng từ mở L/C (theo mẫu của Ngân hàng) bao gồm:
+ Đơn đề nghị mở L/C:
+ Đơn mua ngoại tệ ký quỹ: Công ty phải dùng tiền gửi của mình tại Ngân hàng (bằng tiền VND) để mua ngoại tệ tương ứng khoản tiền ký quỹ.
+ Đề nghị vay mở L/C bằng vốn vay (Nếu công ty vay vốn ngân hàng để thanh toán cho hợp đồng nhập khẩu)
+ Cam kết thanh toán: Kèm theo đề nghị vay vốn là một cam kết thanh toán bằng vốn tự có. Công ty dùng bản cam kết này để cam kết sẽ thanh toán toàn bộ số tiền vay đó khi hết hạn vay và trả lãi hàng tháng.
+ Phương án kinh doanh: Để được Ngân hàng chấp nhận đề nghị mở L/C bằng vốn vay, công ty phải lập một phương án kinh doanh cho khối lượng hàng nhập khẩu theo L/C xin mở tại Ngân hàng.
+ Đơn mua bảo hiểm: Nếu hợp đồng nhập khẩu qui định các điều kiện cơ sở giao hàng mà người nhập khẩu phải mua bảo hiểm (như điều kiện CIF, CFR), thì công ty phải có thêm một đơn bảo hiểm (Là hợp đồng bảo hiểm công ty bảo hiểm cho số hàng hoá nhập khẩu).
+ Một bản sao hợp đồng nhập khẩu + Một bản sao hợp đồng nội (nếu có). * Thuê tàu lưu cước:
Việc vận chuyển hàng hoá trong mua bán quốc tế phần lớn là bằng đường biển. Việc thuê tàu đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, chủ hàng xuất nhập khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu lưu cước cho công ty hàng hải như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải, công ty đại lý tàu biển. Tuỳ vào điều kiện cơ sở giao hàng mà quyền và nghĩa vụ thuê tàu thuộc về người xuất khẩu (CIF, CFR) hay người nhập khẩu (FOB). Do một số điều kiện khách quan và chủ quan mà Công ty thường ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc CFR nên công ty không phải thực hiện công việc này.
* Mua bảo hiểm:.
Công ty thường nhập khẩu valve và máy bơm theo điều kiện CIF hoặc CFR cảng Hải Phòng hoặc cảng Thành phố Hồ Chí Minh. Vì vậy, Công ty phải mua bảo hiểm hàng hải cho những rủi ro có thể xảy ra đối với hàng hoá
của mình. Mặt khác, theo các quy định của Ngân hàng VIB và Techcombank, Công ty bắt buộc phải mua bảo hiểm thì mới được mở L/C tại Ngân hàng.
Khi nhận được thông báo giao hàng (Shipping Advice) của nhà xuất khẩu thông báo đã giao hàng, kèm theo các chi tiết về hàng hoá được giao, công ty tiến hành việc sửa đổi bổ sung bảo hiểm. Trong giấy yêu cầu sửa đổi bổ sung bảo hiểm, các mục “To be advice” trong yêu cầu bảo hiểm sẽ được bổ sung các thông tin cụ thể và có thể thay đổi một số mục nếu việc giao hàng có sai lệch về con số tuyệt đối so với hợp đồng như: trọng lượng, giá trị hàng hoá. Nếu hàng được giao làm nhiều lần, Công ty phải tiến hành sửa đổi bảo hiểm nhiều lần, tương ứng với số lần giao hàng. Công ty bảo hiểm sẽ làm một sửa đổi bảo hiểm dựa theo nội dung của yêu cầu sửa đổi bổ sung bảo hiểm này. Sửa đổi bảo hiểm sẽ được coi là một phần không tách rời với Đơn bảo hiểm giữa Công ty và công ty bảo hiểm PIJICO.
* Làm thủ tục hải quan:
Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 chủ yếu sau:
Bước 1: Khai báo hải quan:
Công ty khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Các giấy tờ dùng để khai báo hải quan bao gồm: + Tờ khai hải quan - 1 bộ gốc (gồm 2 bản):
+ Phụ lục tờ khai hải quan (1 bộ gốc):
+ Tờ khai trị giá tính thuế (1bộ gốc gồm 2 bản).
Công ty tự tính toán và khai vào đó các khoản thuế phải nộp cho cơ quan Thuế như: Thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt...
+ Đơn đề nghị nợ chứng từ giám định:
+ Đơn xin kiểm tra hàng hoá trên phương tiện vận tải: + Giấy giới thiệu (gồm 3 bản):
Là một giấy chứng nhận Công ty đã uỷ quyền làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại Cảng cho một người nào đó (thường là một thành viên của công ty chuyên làm công tác hải quan).
+ Các chứng từ hàng hoá và vận tải cần thiết phải xuất trình để làm thủ tục hải quan:
Bước 2: Xuất trình hàng hoá
Bước 3: Thực hiện các quyết định của hải quan
* Nhận hàng nhập khẩu:
Công ty uỷ quyền cho Chi cục Hải quan tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu của Công ty trên phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi.
* Kiểm tra hàng hoá
* Làm thủ tục thanh toán
* Khiếu nại (nếu có) về hàng hoá bị thiếu hụt hoặc tổn thất.