VĂN HĨA Mục Tiêu/ Giá
2.2.2 Giới thiệu các chính sách của cơng ty ảnh hưởng đến động viên 1 Chương trình đào tạo và phát triển / chuyển đổi cơng tác
Mỗi năm nhân viên sẽ làm việc với người quản lý trực tiếp để xem xét và đánh giá thành quả cơng việc của họ trong năm qua và lên kế hoạch cơng việc cũng như kế hoạch huấn luyện và đào tạo nhằm đáp ứng được những yêu cầu của cơng việc được giao cho những năm tới. Việc huấn luyện khơng chỉ cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để nhân viên tự tin thực hiện cơng việc được giao mà cịn cả những kỹ năng cần thiết để làm việc với người khác, giúp họ dễ hịa nhập vào cơng ty, tự chủ trong cơng việc và tự hồn thiện mình. Cĩ 2 dạng huấn luyện: cung cấp những lý thuyết trên lớp hay thực hành.
Các mơn cung cấp về kỹ năng hay kiến thức cĩ thể được chia làm 3 dạng:
• Dạng về chuyên mơn nhân viên đang làm. Các bộ phận đều cĩ những mơn học từ tổng quan đến chuyên sâu nhằm nâng cao kỹ năng chuyên mơn cho nhân viên trong bộ phận
• Dạng về kỹ năng chung mà nhân viên cần cĩ, giúp nhân viên làm việc với người khác hay trong nhĩm một cách hiệu quả.
• Dạng về kỹ năng quản lý thường dành cho các nhà quản lý hoặc nhân viên cĩ tiềm năng
Nĩi chung các bộ phận phải liệt kê các hình thức cơng việc trong bộ phận mình, những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần cĩ để thực hiện cơng việc đĩ. So sánh những yêu cầu này với tình trạng hiện cĩ của nhân viên trong bộ phận để định hướng huấn luyện và đào tạo cho các nhân viên trong bộ phận. Cĩ 4 bậc để đánh giá mức độ thực hiện một cơng việc nào đĩ của nhân viên:
• Bậc 1: chỉ xem hoặc hỗ trợ nhân viên lành nghề làm
• Bậc 2: được phép thực hiện cơng việc đĩ với sự giám sát của nhân viên lành nghề
• Bậc 3: được phép thực hiện cơng việc đĩ mà khơng cần sự giám sát
• Bậc 4: đủ tư cách huấn luyện và ký cơng nhận những người mình huấn luyện đạt được bậc 3 đối với cơng việc mà mình lành nghề
Các nhân viên khơng chỉ làm việc chuyên mơn của mình mà họ cần phải tham gia một nhĩm hoạt động nào đĩ. Các nhĩm nhỏ này cĩ nhiệm vụ cung cấp kiến thức, kỹ năng và cơng cụ cho các phịng ban nhằm tăng hiệu quả cơng việc của họ. Riêng với khối cung ứng sản phẩm (Product Supply) cĩ tất cả 8 nhĩm, bao gồm:
• Nhĩm Tổ Chức hỗ trợ các bộ phận đánh giá tổ chức của chính mình. Chỉ ra những điểm mạnh cần duy trì, những điểm yếu cần khắc phục, tạo mơi trường thuận lợi cho nhân viên làm việc.
• Nhĩm Quản Lý Chất Lượng hỗ trợ các bộ phận hiểu và tuân thủ theo những qui định của QA. Đưa ra những cơng cụ để ngăn chặn xảy ra những sự cố về chất lượng sản phẩm, cách thức giải quyết khi cĩ sự cố chất lượng xảy ra.
• Nhĩm Bảo Trì chủ yếu dành cho khối sản xuất (các phân xưởng). Đưa ra những cách thức nhằm kéo dài thời gian sử dụng và làm tăng độ tin cậy của thiết bị nhằm giảm chi phí sản xuất, tăng độ tin cậy về đáp ứng cung hàng cho thị trường.
• Nhĩm Quản Lý Dự Án đưa ra những cơng cụ nhằm đưa một dự án được triển khai đúng tiến độ; giảm thiểu sai sĩt khi thiết kế, thi cơng, nghiệm thu dự án từ đĩ giảm chi phí đầu tư.
• Nhĩm Quản Lý Cải Tiến đưa ra những cơng cụ dùng đánh giá và đưa ra những định hướng cần tập trung giải quyết những sự cố chính yếu của hệ thống hoặc một quá trình hiện tại nhưng giúp hệ thống hay quá trình cải thiện chất lượng cơng việc một cách đáng kể.
• Nhĩm Quản Lý Huấn Luyện & Đào Tạo sắp xếp, tổ chức các lớp học theo yêu cầu các bộ phận; đưa ra những cơng cụ để giúp bộ phận lên kế hoạch, theo dõi tiến độ và kết quả đào tạo của các nhân viên trong bộ phận mình.
• Nhĩm Quản Lý An Tồn giúp các bộ phận hiểu và tuân thủ các chính sách an tồn của cơng ty; đưa ra các cơng cụ giúp bộ phận phân tích các tình huống rủi ro nhằm đưa ra các biện pháp ngăn chận.
• Nhĩm Hỗ Trợ Quản Lý Hồ Sơ giúp các bộ phận quản lý hệ thống, hồ sơ, tài liệu … một cách cĩ hệ thống và thống nhất.
Trong quá trình hỗ trợ cho các bộ phận khác thơng qua hoạt động của nhĩm hỗ trợ, các nhân viên cũng cĩ cơ hội để học hỏi cơng việc của các bộ phận khác. Sự hiểu biết cơng việc của nhau này rất thuận lợi cho cho sự hợp tác làm việc giữa các phịng ban cũng như là cơ hội cho nhân viên xem xét và tìm kiếm những cơng việc gây hứng thú và phù hợp với khả năng của mình. Các nhĩm này sẽ được đánh giá hoạt động hàng năm. Điểm của nhĩm sẽ ảnh hưởng khoảng 20% trong tổng số điểm đánh giá đĩng gĩp của nhân viên trong năm tài chính qua.
Chương trình chuyển đổi cơng tác
Mục đích của chương trình là tạo điều kiện cho mọi nhân viên cĩ cơ hội được học hỏi, được thỏa mãm đam mê cải thiện kỹ năng của mình trong cơng việc. Về phía cơng ty thì cơng ty cĩ thể cĩ những đội ngũ nhân viên linh động và đa nghành nghề, cĩ hiểu biết rộng để giải quyết nhiều vấn đề cĩ liên quan đến nhiều bộ phận, đồng thời tạo cơ hội cĩ thể gọi là cơng bằng cho mọi nhân viên được thử sức ở những vị trí mới.
Việc chuyển đổi cơng tác cĩ thể xảy ra khơng chỉ bên trong một bộ phận mà cịn cĩ thể qua một bộ phận khác, và chỉ nên chuyển sang những bộ phận mới cĩ ít sự khác biệt để nhân viên khơng cảm giác mất phương hướng khi cơng tác bộ phận mới.
Ví dụ: thơng qua chương trình huấn luyện và đào tạo, trưởng bộ phận cĩ thể lên kế hoạch huấn luyện và đào tạo người thay thế, đồng thời lên kế hoạch trang bị những kiến thức cần thiết cơ bản của bộ phận mới mà nhân viên cĩ thể sẽ qua cơng tác sau này theo nguyện vọng.
Thơng thường khoảng 3–5 năm thì nhân viên cĩ cảm giác nhàm chán việc cũ và mong được học hỏi điều mới. Do vậy chu kỳ chuyển đổi cũng sẽ khoảng từ 3-5 năm tùy theo nhu cầu cơng việc, trừ những vị trí quan trọng cần duy trì mức độ chuyên mơn cao để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của cơng ty. Việc chuyển đổi cơng tác là khơng cĩ tính bắt buộc. Sự thuyên chuyển cơng tác cĩ được khi xuất phát từ yêu cầu hoạt động kinh doanh, sự thoả thuận của nhân viên, trưởng bộ phận cũ và trưởng bộ phận mới để khơng ảnh hưởng đến hoạt động của từng bộ phận. Tất nhiên nhân viên muốn ra đi thường phải cĩ trách nhiệm hướng dẫn chính cho người thay thế cĩ đủ khả năng thực hiện cơng việc sau khi họ chuyển cơng tác.
Nhận xét chung chương trình đào tạo và chuyển đổi cơng tác Thuận lợi
• Ngồi việc được dự chính thức trên lớp, các nhân viên đều cĩ thể tìm những mơn học cần thiết để bổ sung kỹ năng của mình qua thư viện của cơng ty, trên thư mục chung trên mạng, hoặc trên mạng nội bộ tồn cầu của cơng ty (mạng intranet): một cách để động viên nhân viên trong cơng ty khi cĩ cơ hội được học hỏi, được hồn thiện kỹ năng kỹ năng của mình: nhu cầu Tự Hồn Thiện.
• Nhiều mơn học được viết phần mềm theo cách giúp nhân viên tự đào tạo mình sau khi cài vào vi tính (học theo dạng CBT – Computer Based Training) hoặc sẽ học trực tiếp trên mạng intranet nhằm thỏa mãn nhu cầu Tự Hồn Thiện
• Cĩ đội ngũ giảng viên cũng chính là người cơng ty: vừa thỏa mãn nhu cầu Được Tơn Trọng và giúp cơng ty giảm chi phí đào tạo từ sự hỗ trợ bên ngồi.
• Một phần đánh giá quá trình cơng tác của nhân viên sẽ thơng qua việc họ đã xây dựng tổ chức, đào tạo cho những người xung quanh như thế nào. Do vậy khi một nhân viên được cử đi học thì khi về họ sẽ là người hướng dẫn mơn học đĩ và là nguồn tư vấn cho những người khác khi cần: Thỏa mãn nhu cầu Được Tơn Trọng và Tự Hồn Thiện
• Việc nhân viên được đào tạo hay tự đào tạo sẽ là phần đánh giá quá trình cơng tác và nâng bậc. Do vậy đây sẽ là động lực giúp họ luơn phấn đấu học hỏi thêm kiến thức và kỹ năng: Tạo mơi trường để nhân viên cĩ điều kiện thỏa mãn nhu cầu Được Tơn Trọng và Tự Hồn Thiện.
• Nhân viên được trang bị nhiều kiến thức và kỹ năng sẽ tự tin hơn khi giải quyết cơng việc của chính mình và cởi mở hơn khi hợp tác với người khác, bộ phận khác để giải quyết những cơng việc chung vì mục tiêu chung của cơng ty, giúp họ dễ hịa nhập với các bộ phận khác trong cơng ty: Thỏa mãn nhu cầu An Tồn (tự tin hơn trong cơng việc), nhu cầu Xã Hội (biết cách hợp tác với các thành viên trong nhĩm và khác nhĩm).
• Sự chuyển đổi cơng tác giúp nhân viên cĩ cơ hội học hỏi và được đương dầu với những thách thức mới: nhu cầu Tự Hồn Thiện.
Khĩ khăn
• Khơng phải nhân viên nào cũng cĩ vi tính riêng để cĩ thể thuận lợi hơn khi tự học.
• Việc chuyển đổi cơng tác sẽ làm tăng chi phí đào tạo và giảm hiệu quả cơng việc trong giai đoạn chuyển đổi.
• Nhân viên tự đào tạo là điều rất tốt. Những nếu nhân viên tốn nhiều thời gian ngồi trước máy vi tính để học hỏi kiến thức thì điều đĩ cĩ nghĩa là số thời gian nhân viên làm việc để tạo ra lợi nhuận cho cơng ty giảm.
• Đào tạo nhưng khơng đúng người, đúng thời điểm, do yêu cầu cơng việc kinh doanh là một lãng phí rất lớn.
• Đào tạo nhưng khơng bố trí cơng việc tương ứng với những gì họ được đào tạo sẽ dễ phát sinh suy nghĩ ra đi do cảm thấy khơng hài lịng với vị trí hiện tại.
• Khơng phải nhân viên nào cũng mong muốn được đào tạo, chuyển đổi cơng tác do một số hạn chế (nhất là lao động tay chân) như trình độ cĩ giới hạn, ngại thay đổi, ngại học thêm…
Tuy nhiên trong 2 năm qua cơng ty hầu như đã khơng tổ chức đủ những khĩa huấn luyện cần thiết, nhất là những mơn liên quan đến kỹ năng chung và kỹ năng quản lý cho nhân viên. Và do vậy chính sách chuyển đổi cơng tác cũng khơng được quan tâm đúng mức. Một số nhân viên cũ ra đi, cơng việc kinh doanh mở rộng, nhân viên cĩ kỹ năng ít dần, lớp kế thừa chưa đủ vững, điều đĩ làm ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng trong cơng việc kinh doanh của cơng ty.