Để kiểm soát tốt chi phí thi công trong xây dựng ở công ty CP đầu tư và thương mại 407, tôi mạnh dạn đề ra một số giải pháp như sau:
Dự toán sản phẩm xây lắp phải được lập có độ tin cậy cao. Để đảm bảo được việc này, lập dự toán phải được phân công cho bộ phận kỹ thuật vật tư và có sự giúp đỡ của bộ phận kế toán. Và cán bộ được phân công phải có kinh nghiệm và năng lực chuyên môn trong việc lập dự toán. Từ đó đảm bảo được khối lượng tiêu hao vật liệu cũng như đơn giá tiền công, máy thi công… lập ra hợp lý, đúng đắn.
Kiểm soát chi phí thi công là quá trình kiểm soát đồng thời định mức tiêu hao và đơn giá của vật liệu, nhân công, máy thi công, sản xuất chung.
Để kiểm soát tốt chi phí thi công, công ty nên xây dựng các biểu mẫu theo dõi thống nhất. Mẫu Đ01, Đ02, Đ03 sử dụng các đội thi công, các mẫu CT-01, CT-02 sử dụng ở phòng kế toán.
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, vấn đề khó khăn nhất vẫn là kiểm soát lượng tiêu hao thực tế. Vì thực tế rằng các sản phẩm xây lắp hiện nay thì lượng tiêu hao vật tư thường thừa hoặc thiếu nhiều so với dự toán lập ra. Nếu thừa thì khi cơ quan thuế, các đơn vị kiểm toán tới kiểm tra thì doanh nghiệp thường phải xuất toán phần giá trị vượt đó, nếu thiếu thì điều đáng lo ngại là chất lượng của sản phẩm xây lắp.
• Do đó, để kiểm soát tốt mức tiêu hao này, tránh tình trạng thừa cũng như thiếu thì công ty phải giao trách nhiệm theo dõi mức tiêu hao nguyên vật liệu cho đội thi công (theo mẫu Đ01). Theo dõi mức tiêu hao phải theo dõi theo từng hạng mục công trình để thuận tiện so sánh, đối chiếu với dự toán lập ra. Mức tiêu hao không được vượt định mức trong dự toán. Để làm tốt điều này, định kỳ đội thi công nên đối chiếu với phòng kế toán.
• Phòng kế toán có trách nhiệm giám sát từng hạng mục về tính hợp lý, về số lượng, đơn giá vật tư so với khối lượng được giao của các đội trong toàn doanh nghiệp thông qua mẫu CT-01 để đối chiếu báo cáo định kỳ. Bảng theo dõi các đội gửi về phải phù hợp với tiến độ thi công các hạng mục, ngày cuối cùng của tháng các đội phải gửi về văn phòng công ty (Nếu ở xa cho phép chậm không quá 10 ngày).
• Về mua nguyên vật liệu thuộc trách nhiệm của bộ phận vật tư của công ty. Để tiết kiệm chi phí, bộ phận phải chọn giá cả hợp lý nhất, địa điểm vận chuyển gần nhất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng nguyên nhiên vật liệu. Bộ phận công ty nên tận dụng các nhà cung cấp quen thuộc để được chiết khấu. Đơn giá vật tư không được vượt quá dự toán trừ trường hợp có sự biến động giá.
Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Giao khoán tối đa 100% mức chi trong dự toán chi công chi phí này dùng để trả lương cho toàn bộ CBCVN trong đơn vị sản xuất. Đội thi công phải theo dõi chi tiết từng hạng mục công việc (Mẫu Đ02). Khi hạng mục công việc hoàn thành, đội thi công phải yêu cầu công ty xuất hóa đơn trước ngày hạng mục công trình được nghiệm thu với số tiền nằm trong phạm vi tổng chi phí nhân công theo dự toán mà doanh nghiệp đã lập (trường hợp thuê khoán bên ngoài), hoặc hoàn thiện chứng từ nhân công kèm theo bảng theo dõi chi tiết (trường hợp không thuê ngoài).
Kiểm soát chi phí máy thi công
Giao khoán 100% chi phí máy móc, thiết bị phương tiện thi công cần thiết phục vụ thi công mà công ty không đáp ứng được yêu cầu công trình (trừ chi phí nhiên liệu). Đội thi công phải theo dõi chi tiết từng hạng mục công việc (Mẫu Đ03). Khi hạng mục công trình được nghiệm thu với số tiền nằm trong phạm vi tổng chi phí máy thi công theo dự toán mà doanh nghiệp đã lập (trường hợp thuê ngoài), hoặc chứng từ theo dõi ca máy kèm theo bảng chi tiết (trường hợp đội tự thực hiện).
Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Kiểm soát chi phí sản xuất chung có thể sử dụng phương pháp khoán cho đội thi công. Hàng tháng, đội thi công phải theo dõi và tập hợp chứng từ gửi về phòng kế toán công ty (nếu ở xa thì không quá 10 ngày kể từ ngày cuối cùng của tháng trước).
Để kiểm soát tốt chi phí thi công thì các bảng theo dõi cũng cần phải có sự thống nhất trong công ty để đảm bảo tốt yêu cầu quản lý. Các mẫu Đ01, Đ02, Đ03 sử dụng ở đội thi công; các mẫu CT-01, CT-02 sử dụng ở phòng kế toán.
Mẫu Đ01 – Biểu tổng hợp theo dõi nguyên vật liệu, nhiên liệu ở các đội Tên đội thi công:
Tên hạng mục công việc:
Loại NVL, NL Tiêu hao Ngày tháng xuất
Lần Số lượng
1. Cát Lần 1
Lần 2
… … …
Mẫu Đ02 – Biểu mẫu tổng hợp theo dõi nhân công Tên đội thi công:
Tên hạng mục công việc:
Loại công Số công Đơn giá Thành tiền Bảng số chấm công Ngày tháng chấm công 1. Bậc 3/7 …. Cộng
Mẫu Đ03 – Biểu mẫu tổng hợp theo dõi máy thi công Tên đội thi công:
Tên hạng mục công việc:
Loại máy Số ca Đơn giá Thành tiền Lịch trình máy số Ngày tháng ghi lịch trình 1. Máy trộn 2. Máy ủi 3. Máy đào … Cộng
Mẫu CT-01 – Mẫu phân tích chi phí thi công theo từng hạng mục công viêc trúng thầu Tên hạng mục công trình: STT Mã hiệu Thành phần Đơn
vị Thực Khối lượng Đơn giá Đơn giá Chi phí Chi phí Chênh lệch Ghi chú tế
Định mức
A B C D 1 2 3 4 5=1x3 6=2x4 7=5-6
1 AF.001 Bê tông móng Vật liệu Cát Xi măng Nhân công … Máy thi công … Sản xuất chung … 2. Cộng
Mẫu CT-02: Bảng dự toán chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp
STT Loại chi phí Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
a. Xi măng Tấn
….
2. Chi phí nhân công trực tiếp 3. Chi phí máy thi công
a. Máy trộn bê tông Ca ….
4. Chi phí chung ….