3.4.3 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát
Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nhân tố nền tảng cho các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát, cụ thể như sau:
- Thiết kế cơ cấu tổ chức hiệu quả
Doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tổ chức là nhằm tạo môi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân làm việc với tinh thần trách nhiệm và hiệu quả cao. Hiện tại, ở các doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tổ chức chủ yếu là tập quyền. Cơ cấu này giúp kiểm soát tốt các hoạt động. Tuy nhiên, vì quyền lực tập trung nên có thể không sử dụng hết quyền lực. Theo đề xuất, với quy mô vừa và nhỏ, doanh nghiệp nên thiết kế cơ cấu tổ chức theo dạng chức năng với hai (2) hoặc ba (3) cấp quản lý dựa trên sự phân tích đầy đủ toàn bộ các mục tiêu bộ phận của doanh nghiệp, nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng, trình độ, năng lực của nhân viên. Cơ cấu quản lý với ít cấp như thế sẽ giúp cho việc truyền đạt thông tin
và giá sát các hoạt động được tốt hơn. Định kỳ phải xem xét, đánh giá lại các quy trình nghiệp vụ và mục tiêu kiểm soát để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Lập bảng mô tả công việc rõ ràng và đảm bảo được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng
Bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức giúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Như thế có thể tránh được các lỗi vô ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
- Xây dựng các chính sách nguồn nhân lực hợp lý
Muốn có được đội ngũ lao động đủ số lượng và có chất lượng tốt thì doanh nghiệp phải có các chính sách đảm bảo và khuyến khích người lao động để tạo sự gắn bó của họ với doanh nghiệp như chính sách tuyển dụng công khai, công bằng; chính sách đào tạo, huấn luyện nâng cao năng lực chuyên môn; chính sách về tiền lương, thưởng hợp lý; chính sách đề bạt cụ thể, rõ ràng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chính sách về lương, thưởng, đề bạt càng phải được quan tâm nhiều hơn vì việc thay đổi nhân sự ở các doanh nghiệp này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến các hoạt động.
3.4.4 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động đánh giá rủi ro
COSO đã khuyến cáo, cho dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì nhân tố đánh giá rủi ro đều phải được thiết lập nghiêm túc. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động đánh giá rủi ro như sau:
- Xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể và phổ biến rộng rãi trong doanh nghiệp.
Kết quả khảo sát cho thấy sự trao đổi về các mục tiêu tài chính, kinh doanh và các mục tiêu hoạt động khác ít được thực hiện, chủ yếu là quyết định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp nhận thực thi trong toàn doanh nghiệp. Mục tiêu nên được xây dựng từ các cuộc họp và là ý kiến đóng góp của nhiều cấp quản lý. Đồng thời, doanh nghiệp rất cần thiết phải nêu ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết cụ thể cho từng bộ phận để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
- Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng và phân tích rủi ro của doanh nghiệp
Rủi ro trong doanh nghiệp có thể tác động đến doanh nghiệp ở nhiều phạm vi và nhiều mức độ khác nhau nên để nhận dạng rủi ro, nhà quản lý doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như phân tích các dữ liệu quá khứ, đánh giá rủi ro với dữ liệu hiện tại, dự báo tương lai. Các nhà quản lý nên luôn luôn thu thập thông tin từ các nhân viên trong doanh nghiệp hoặc từ bên ngoài thông qua việc tiếp xúc trực tiếp với họ, để đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn được. Điều này nghĩa là họ có thể nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro ở mức tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được.
3.4.5 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chính là các hoạt động giúp kiểm soát các rủi ro mà doanh nghiệp đang hoặc có thể sẽ gặp phải. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát như sau:
Doanh nghiệp cần chú ý phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ đầy đủ, tách biệt giữa các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản, để các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau. Nếu có sai phạm sẽ có thể được phát hiện nhanh chóng, ngăn ngừa tốt các gian lận và sai sót. Doanh nghiệp cũng phải ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề chính nào đó.
- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ và sổ sách
Doanh nghiệp cần thiết phải lưu giữ các chứng từ dưới dạng văn bản; tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra. Đánh số liên tục trên chứng từ, quy định cụ thể về thời gian lập chứng từ, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận có trách nhiệm liên quan, lưu trữ dữ liệu để đề phòng các rủi ro.
- Kiểm soát xâm nhập về mặt vật lý, bảo vệ phần cứng và phần mềm Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kiểm soát này thông qua các biện pháp chủ yếu sau:
+ Hạn chế tiếp cận tài sản + Mã hoá dữ liệu
+ Kiểm kê tài sản định kì - Kiểm soát truy cập hệ thống
Doanh nghiệp giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người sử dụng. Mỗi người chỉ được truy cập vào phần dữ liệu, hệ thống liên quan đến chức năng và nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng. Cụ thể như sau:
+ Sử dụng mật khẩu và thay đổi mật khẩu trong một thời gian nhất định
+ Phân quyền truy cập: Xem, Thêm, Sửa, Xoá theo từng chức năng riêng biệt của mỗi cá nhân
- Báo cáo dấu vết kiểm toán
Doanh nghiệp có thể tạo ra các dấu vết kiểm toán thông qua các biện pháp thực hiện như:
+ Hạn chế việc chỉnh sửa số liệu trực tiếp, các số liệu đã chuyển sổ cái hay các số liệu nhạy cảm…
+ Tự động ghi nhận và báo cáo tổng kết về việc các thành viên truy nhập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xoá dữ liệu trên một tập tin riêng và được bảo mật tối đa. Chỉ có người quản lý cấp cao trực tiếp mới được quyền xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán từ nội dung dữ liệu của tập tin này.
3.4.6 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của thông tin và truyền thông (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu để kiểm soát trong doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân tố này cũng rất cần thiết được quan tâm. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của thông tin và truyền thông như sau:
- Tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu
Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp phải đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định. Các kênh truyền thông ở doanh nghiệp vừa và nhỏ thường được thực hiện thông qua các cuộc gặp gỡ hội họp giữa các nhà quản lý cấp cao và nhân viên, khách hàng, các nhà cung cấp.
- Thực hiện bảo vệ an toàn thông tin
Doanh nghiệp cần bảo vệ thông tin của mình qua việc lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có
thẩm quyền và xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống sự cố mất thông tin của doanh nghiệp.
3.4.7 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động giám sát
Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo luôn được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động giám sát như sau:
- Thực hiện giám sát thường xuyên, tiếp nhận thông tin phản hồi từ bên trong và ngoài doanh nghiệp
Doanh nghiệp luôn luôn phải quan tâm đến việc tiếp nhận các ý kiến phản hồi, góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… điều chỉnh đúng lúc, để giữ uy tín doanh nghiệp. Các nhà quản lý cấp cao có thể trực tiếp kiểm tra phân xưởng sản xuất, dây chuyền công nghệ, nhà kho, so sánh số liệu tồn kho kiểm kê được với số liệu trên sổ sách, để đánh giá và kiểm soát các vấn đề của doanh nghiệp mình.
- Thực hiện giám sát định kỳ các hoạt động
Doanh nghiệp có quy mô vừa cũng nên xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ, và định kì, mời kiểm toán độc lập về làm việc. Như thế, các trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành sẽ được phát hiện kịp thời để xử lý thông qua việc báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo doanh nghiệp.
3.5 Lợi ích đạt được từ các giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
Các điểm hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gây tổn thất và ngăn cản doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra trong hoạt động. Các giải pháp nêu trên nhằm bổ sung những điểm còn hạn chế, khiếm khuyết và nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam thông qua việc nâng cao hiệu quả ở từng nhân tố cấu thành.
Trong một môi trường kinh tế phát triển nhanh như Việt Nam. Đối với hầu hết doanh nghiệp, để đáp ứng xu hướng tăng trưởng nhanh, đồng thời để triển khai các kế hoạch kinh doanh chiến lược, các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất cần thiết phải đầu tư nguồn lực nhiều hơn nữa nhằm xây dựng và quản lý các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Một doanh nghiệp hoạt động trong môi trường phát triển liên tục thì các rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải cũng sẽ không ngừng thay đổi. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là một phần thiết yếu của công tác quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Hệ thống sẽ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình và ngăn chặn các hoạt động bất hợp lệ, gian lận và sai sót.
3.5.2 Lợi ích cho xã hội
Các giải pháp trên nhằm nâng cao tính hiệu quả của từng nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp hoàn thiện hệ thống này hơn ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam.
Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam có thể có hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu thì các rủi ro trong hoạt động sẽ giảm hẳn và các doanh nghiệp sẽ tồn tại với vị thế tốt hơn.
Với xu hướng hợp tác hóa như ngày nay thì nếu doanh nghiệp vừa và nhỏ càng mạnh, sẽ càng giúp hỗ trợ các doanh nghiệp lớn trong các gói thầu kinh doanh và giúp cho quá trình phân công lao động xã hội tốt hơn.
Hệ thống kiểm soát nội bộ chủ yếu thực hiện bởi con người. Khi hệ thống này vững mạnh, nghĩa là sẽ giảm thiểu gian lận và sai sót ở mức thấp nhất. Theo thói quen làm việc, đạo đức con người trong xã hội cũng sẽ thay đổi theo hướng tốt hơn như: cẩn trọng, trung thực, có trách nhiệm hơn…
Ngoài ra, với hai giải pháp về quy định vĩ mô, một lý luận về kiểm soát nội bộ rõ ràng hơn, dễ vận dụng hơn và một hành lang pháp lý ổn định, rõ ràng và bình đẳng sẽ giúp ích rất nhiều cho môi trường kinh tế hội nhập quốc tế và phát triển nhanh của toàn xã hội như hiện nay.
KẾT LUẬN
Hiện nay, trong xu thế kinh tế đất nước ngày càng phát triển và thay đổi nhanh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải chủ động, tích cực tự hoàn thiện để khẳng định mình đang tồn tại và đang phát triển. Điều này càng đúng hơn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Qua 3 chương của Luận văn, với toàn bộ nội dung nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ từ hệ thống lý luận hiện đại và hoàn thiện về kiểm soát nội bộ, luận văn đã đạt được những kết quả nghiên cứu nhất định. Mục đích cuối cùng của luận văn là khảo sát thực trạng về kiểm soát nội bộ tại một số doanh nghiệp điển hình trên địa bàn Tỉnh Lâm Đồng và đề xuất được các kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp.
Mong rằng những giải pháp đề xuất trong luận văn là những đóng góp nhất định trong việc nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong tương lai.
Do khả năng có hạn, những sai sót trong luận văn là khó tránh khỏi. Em kính mong có được sự chỉ bảo và đóng góp của các Thầy Cô để hoàn thiện hơn nghiên cứu của mình.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Anh
1. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, September 1992 -
2. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Commission, Internal control – Intergrated Framework, Evaluation Tools, September 1992 -
3. Internal control for Small bussiness of CPA, Australia, 2008
Tiếng Việt
4. Bộ tài chính, Hệ thống các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan đến kế toán, kiểm toán, kiểm soát nội bộ và thuế
5. Bộ tài chính, 2000, Kiểm toán nội bộ hiện đại”, Nhà xuất bản tài chính. 6. Nguyễn Hữu Thông, 2002, Biện pháp nhằm phát triển doanh nghiệp
vừa và nhỏ tại TP.HCM từ nay đến 2010.
7. Phan Trung Kiên, 2006, Kiểm toán – Lý thuyết và thực hành, Nhà xuất bản tài chính.
8. Trường Đại học kinh tế TP. HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, 2007
Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản thống kê.
9. Trường Đại học kinh tế TP. HCM, 2007, Kiểm toán, Nhà xuất bản Lao động xã hội.
10.Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy, 1999, Kiểm toán nội bộ - Khái niệm và Quy trình, Nhà xuất bản thống kê.