: Theo tổ chức hành chính của Công ty Theo hệ thống quản lý chất lợng
b. Thủ tục xuất kho vật liệu:
Vật liệu của công ty chủ yếu đợc sử dụng để sản xuất sản phẩm, các loại vật liệu này khi xuất kho phải đợc kiểm tra cẩn thận về số lợng, chất lợng và phải đầy đủ chứng từ cần thiết. Khi có nhu cầu về xuất vật t (trừ vật liệu là giấy) các phân xởng lập giấy xin lĩnh vật t (biểu 6) đa lên phó giám đốc phụ trách sản xuất để duyệt. Nếu xét thấy loại vật liệu đó phù hợp với yêu cầu sản xuất của phân xởng thì phó giám đốc ký duyệt đồng ý cho lĩnh.
Phòng vật t sẽ lập phiếu xuất vật t căn cứ vào phiếu xin lĩnh của các phân xởng, phòng ban ghi yêu cầu về vật liệu vào phiếu, căn cứ vào số lợng vật liệu đợc duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất đủ vật liệu.
Khi xuất kho, thủ kho và ngời lĩnh ký xác nhận vào sổ thực phát trên phiếu lĩnh vật t này.
Tất cả các loại vật t (trừ giấy) khi lập phiếu xuất, xin lĩnh vật t phòng vật t lập thành 1 liên:
- 1 liên lu tại phòng vật t .
- 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t đem xuống thủ kho để lĩnh.
Sau khi hai bên ký nhận số thực xuất, thực lĩnh, thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển phiếu lĩnh vật t (biểu 7) lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
Đối với vật liệu là giấy, căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký, căn cứ vào tiến độ sản xuất của từng phân xởng và máy in. Phòng sản xuất lập kế hoạch cho in từng ấn phẩm theo máy in. Sau khi bố trí đợc công việc phòng sản xuất lập phiếu xuất (biểu 8) theo số lợng ấn phẩm cần sản xuất, phiếu lập thành hai liên:
- 1 liên lu tại phòng sản xuất.
- 1 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho.
Sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
Ngoài ra, đối với giấy của khách hàng giao cho, công ty chỉ theo dõi về mặt số lợng. Khi bắt đầu sản xuất, phòng sản xuất viết phiếu xuất giấy theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Phiếu xuất giấy cũng đợc lập thành 2 liên:
- 1 liên lu tại phòng sản xuất. - 1 liên giao cho thủ kho
mỹ thuật việt Ngày 23 tháng 3 năm 2005 Số phiếu: 468
Tài khoản ghi Nợ:
Đơn vị lĩnh: Phân xởng in
Lý do lĩnh: In giấy ô ly Hải Tiến Khổ: 65,7 x 84. Trang: 467.280 tờ Cơ quan:
Theo hợp đồng số: 29. ấn phẩm số: 173. (Giá đơn vị) ..…
Chủng loại Đơn vị Số lợng xin lĩnh Số lợng thực phát Ký nhận Giá tiền In chính Bù hao máy Bù hao sách Lu chiểu Cộng Bãi Bằng 70g/m1 65,7x84 Tờ 472.000 467.280 4.720 472.000
T/L Giám đốc Cung tiêu Thủ kho Ngời lĩnh Ngời lập phiếu
2.2.Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ: a. Hệ thống chứng từ, sổ sách:
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty đợc tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán. Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà công ty sử dụng là phơng pháp ghi thẻ song song, tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu. Phơng pháp ghi thẻ song song đợc tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Từ đó lập thẻ kho cũng nh các sổ chi tiết vật liệu.
Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty in Thống Nhất đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Phiếu Phiếu
nhập kho xuất kho
Thẻ kho nhập, xuất giấy hoặc sổ chi tiết vật liệu
Sổ tổng hợp
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra