Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác các đơn vị trực thuộc Trung tâm

V LĐBQ :Số vốnlưuđộng bìnhquân sửdụng trong kỳ.

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINHDOANH CỦA TRUNG TÂM DATAPOST THUỘC BƯU ĐIỆN HÀ NỘ

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác các đơn vị trực thuộc Trung tâm

Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Datapost

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác các đơn vị trực thuộc Trung tâm tâm

2.1.2.a Giám đốc trung tâm

Chỉ đạo và điều hành chung hoạt động của trung tâm Datapost Trực tiếp chỉ đạo các công tác:

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, công tác đào tạo - Công tác quản lý nguồn vốn

- Công tác kế hoạch kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản - Công tác giá cước, tiếp thị, chăm sóc khách hàng

- Công tác định mức kinh tế, kỹ thuật - Công tác kế toán, thống kê, tài chính

- Công tác quản lý nghiệp vụ các dịch vụ bưu chính

- Công tác quản lý khoa học công nghệ, nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật, triển khai và phát triển dịch vụ mới

Phụ trách chung hoạt động của các đơn vị trực thuộc trung tâm

- Trực tiếp chỉ đạo hoạt động của các đơn vị trực thuộc trung tâm

- Trưởng ban, chủ tịch, phó chủ tịch các hội đồng trong lĩnh vực trực tiếp chỉ đạo

2.1.2.b Phó Giám đốc trung tâm

Giúp Giám đốc chỉ đạo công tác:

- Công tác điều hành, tổ chức sản xuất

- Công tác nội chính, tổng hợp hành chính, văn thư lưu trữ, thi đua khen thưởng - Công tác phòng chống lụt bão, giảm nhẹ thiên tai

- Công tác đảm bảo an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ

- Công tác quân sự, quốc phòng, dự bị động viên

- Chỉ đạo hoạt động văn hóa văn nghệ, thể thao của trung tâm

Làm trưởng ban, chủ tịch, phó tịch các hội động trong lĩnh vực trực tiếp chỉ đạo

- Giúp Giám đốc theo dõi, chỉ đạo hoạt động của Xưởng in lồng gấp và Xưởng sản xuất phong bì trung tâm

- Ngoài ra cùng Giám đốc chỉ đạo các hoạt động chung của đơn vị trực thuộc trung tâm

Mối quan hệ công tác giữa Giám đốc và Phó Giám đốc

- Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước Bưu điện thành phố Hà Nội và trước Pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của trung tâm

- Giám đốc trung tâm điều hành toàn bộ hoạt động của trung tâm, trực tiếp điều hành một số lĩnh vực và phân công cho Phó giám đốc điều hành một số lĩnh vực khác. Ngoài những nhiệm vụ thường xuyên theo phân công trên, Giám đốc còn phân công Phó giám đốc phụ trách các chương trình, nhiệm vụ công tác theo từng nhiệm vụ, thời gian cụ thể.

- Phó Giám đốc giúp Giám đốc chỉ đạo, điều hành công tác theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công.

- Trong các lĩnh vực được phân công trực tiếp phụ trách, Giám đốc và Phó Giám đốc có trách nhiệm: theo dõi, chỉ đạo liên tục trong quá trình giải quyết, đảm bảo việc tuân thủ các quy định của Nhà nước, Tổng Công ty, Bưu điện thành phố Hà Nội và của Trung tâm, chịu trách nhiệm về tiến độm khối lượng, chất lượng công việc.

- Trong giải quyết công việc, Phó Giám đốc chủ động tham khảo ý kiến của Giám đốc, báo cáo Giám đốc về các quyết định của mình. Ngoài lĩnh vực được phân công, Phó Giám đốc có trách nhiệm nắm tình hình hoạt động, điều hành chung của Trung tâm để có thể thay mặt Giám đốc khi được phân công.

- Trong trường hợp vắng mặt, Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc thay mặt thực hiện các công việc thường xuyên của Giám đốc hoặc các công việc cụ thể được ghi trong văn bản ủy quyền. Nếu Phó Giám đốc đi vắng thì phải chủ động báo cáo các công việc cho Giám đốc để Giám đốc giải quyết.

- Hàng tuần trong Ban giám đốc sẽ phân công một đồng chí trực lãnh đạo để chỉ đạo, giải quyết công việc phát sinh, theo dõi đôn đốc chương trình công tác tuần của Trung tâm.

2.1.2.c Phòng tổng hợp

 Chức năng

Phòng tổng hợp là đơn vị quản lý chuyên môn, nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đóc trung tâm trong quản lý, điều hành các lĩnh vực:

- Tổ chức cán bộ - LĐTL – BHXH. - Kế hoạch – đầu tư.

- Giá cước – tiếp thị - bán hàng.

- Quản lý nghiệp vụ và chất lượng dịch vụ. - Tổng hợp – thi đua.

- Hành chính – quản trị.

• Công tác tổ chức cán bộ - LĐTL- BHXH.

- Đề xuất các phương án cải tiến tổ chức bộ máy và tổ chức sản xuất, phương án bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ, phạm vi được phân cấp và thực tiễn của trung tâm. - Căn cứ kế hoạch SXKD và định hướng phát triển của trung tâm, lập kế hoạch lao dộng, tiền lương, kế hoạch, bảo hộ lao đông và tổ chức thực hiện theo phân cấp.

- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên. Tham mưu, trình giám đốc trung tâm ký các văn bản lien quan đến việc bỏ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển CBCNV trong trung tâm.

- Quản lý hồ sơ nhân sự của cán bộ, công nhân viên toàn trung tâm, bổ sung hồ sơ của CBCNV theo quy định.

- Tổ chức nghiên cứu , xây dựng trình giám đốc ký ban hành các định mức lao động nội bộ. Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng lao động của các đơn vị trong trung tâm và tổ chức thực hiện.

- Trình giám đốc trung tâm ký lệnh đình chỉ công tác, quyết định khen thưởng , kỷ luật cán bộ, công nhân viên theo phân cấp của Bưu điện Thành phố Hà Nội và theo quy định của pháp luật lao dộng.

- Thực hiện việc tiếp nhận, tuyển dụng lao động theo phân cấp của Bưu điện thành phố Hà Nội.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho CBCNV theo phân cấp.

- Quản lý sự biến động về lương của cán bộ, công nhân viên, tổ chức thực hiên việc thi nâng ngạch, nâng bặc lương hàng năm theo phân cấp của bưu điện Thành phố Hà Nội và theo quy định của pháp luật lao động.

- Tổ chức quản lý quỹ tiền lương, trình giám đốc duyệt phương án phân phối quỹ tiền lương hàng tháng, tổng hợp ngày công, tính lương hàng tháng theo quy định.

- Quản lý thực hiện chế độ nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng và nghỉ việc vì lý do khác của CBCNV.

- Tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, ché độ phụ cấp và chế độ xã hội khác theo phân cấp của Bưu điện Thành phố Hà Nội và thwo quy định của pháp luật.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện công tác quân sự tự vệ, phòng chống cháy nổ, vệ sinh công nghiệp theo quy định.

- Tham mưu cho BGĐ về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội. • Công tác kế hoạch – đầu tư.

- Tổ chức xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của trung tam theo phân cấp của BĐHN. Phân kỳ kế hoạch sản xuất kinh doanh.

- Định kỳ hàng quý tổng hơp, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch phù hợp với từng giai đoạn nhằm hoàn thành nhiệm vụ SXKD được giao.

- Lập kế hoạch cung ứng vật tư, nguyên nhiên, vật liệu phù hợp với kế hoạch SXKD và tìm kiếm các nhà cung cấp. Lập và trình ký các hợp đồng kinh tế, theo dõi đôn đóc tiến độ thực hiện hợp đồng, đáp ứng kịp thời kế hoạch SXKD của trung tâm.

- Nghiệm thu sản phẩm, phế phẩm, thanh lý nguyên phụ liệu, phế phẩm… sau khi có quyết định thanh lý.

- Quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật của BĐHN áp dụng tại đơn vị. tổ chức xây dựng hệ thống định mức KTKT nội bộ báo cáo giám đốc trung tâm trình BĐHN phê duyệt. Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện các quy định về lĩnh vực định mức kinh tế kỹ thuật.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch bảo dưỡng thiết bị.

- Thẩm tra danh mục vật tư, thiết bị cần mua sắm theo đề nghị của các đơn vị mua sắm. Đôn đốc, tập hợp chứng từ và thục hiện các thủ thục thanh toán.

- Lập kế hoạch đầu tư, XDCB của trung tâm trình Bưu điện Tp Hà Nội và tổ chức thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, của Bưu điện Tp Hà Nội.

- Tham mưu cho giám đốc trung tâm về các quy định quản lý nhà nước trong lĩnh vực kế hoạch – đầu tư.

• Công tác giá cước – tiếp thị - bán hàng.

- Xây dựng kế hoạch hàng năm, quý, tháng về tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng và tỏ chức thực hiện kế hoạch được phê duyệt nhằm phát triển sản xuất kinh doanh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao.

- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất phương án điều chỉnh giá, cước phù hợp với tình hình thị trường và chiến lược phát triển của trung tâm.

- Tổ chức nghiên cứu , phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh, dự báo xu hướng của thị trường và, đề xuất điều chỉnh kế hoạch và các biện pháp kinh doanh hiệu quả.

- Tổng hợp sản lượng, doanh thu làm cơ sở cho việc thanh toán cước dịch vụ.

- Tiếp nhận nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của khách hàng, xây dựng phương án giá cước trình giám đốc trung tâm. Lập báo giá gửi khách hàng sau khi được duyệt. Lập, trình giám đốc trung tâm ký các hợp đồng cung cấp sàn phẩm, dịch vụ.

- Lập điều tác sản xuât, cuang cấp dịch vụ gửi các đơn vị liên quan. • Công tác quản lý nghiệp vụ và chất lượng dịch vụ.

- Nghiên cứu xây dựn, tổ chức thực hiện quy trình quản lý nghiệp vụ phù hợp với đặc thù sản xuất, cung cấp dịch vụ của trung tâm.

- Phổ biến, hướng dẫn các quy tình nghiệp vụ cho các cá nhân, bộ phận lien quan. Tổ chức kiểm tra, kiểm soát đột xuất, định kỳ để đảm bảo thực hiện đúng thể lệ, thủ tục nghiệp vụ của các đơn vị trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ.

- Nghiên cứu đề xuất bổ sung, sửa đổi các loại biểu mẫu thống kê, báo cáo và các loại sổ sách ấn phẩm nghiệp vụ phù hợp với thực tế .

- Tiếp nhận các khiếu nại của khách hàng, phối hợp với các bộ phận lien quan trong trung tâm và các đơn vị lien quan để điều tra nguyên nhân. Đề xuất hướng xử lý, lien hệ với khách hàng để giải quyết khiếu nại, đảm bảo uy tiến, chất lượng dịch vụ.

- Đề xuất với ban giám đốc trung tâm phương án giải quyết các vấn đề về nghiệp vụ.

- Đề xuất trang bị, cấp phát và quản lý các loại dấu nghiệp vụ, máy in cước, cân điện tử..theo quy định.

- Thực hiện chế độ báo cáo nhanh, báo cáo định kì về tem máy và các dịch vụ Bưu chính – viễn thông, dịch vụ datapost…

• Công tác tổng hợp – thi đua.

- Tổng hợp, lập báo cáo tình hình SXKD của Trung tâm hàng tuần, tháng, quý, năm hoặc theo chỉ đạo của ban giám đốc.

- Chuẩn bị tài liệu, làm thư ký phục vụ giao ban tuần, tháng và các cuộc họp ban giám đốc trung tâm. Truyền đạt các văn bản ý chí chỉ đạo của ban giám đốc đến các bộ phận lien quan.

- Tổ chức thực hiện công văn thư lưu trữ theo quy định.

- Xây dựng kế hoạch tổ chức các phong trào thi đua trong toàn trung tâm. Phối hợp với công đoàn trung tâm tổ chức phát động và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện.

- Tổng hợp đề xuất các hình thức khen thưởng định kì, đột xuất cho các cá nhân, đơn vị có thành tích trong công tác.

- Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực thi đua khen thưởng. • Công tác Hành chính - quản trị.

- Tổ chức đón tiếp khách lễ tân,khánh tiết phục vụ các cuộc họp , hội nghị của trung tâm. - Tổng hợp nhu cầu về văn phòng phẩm phục vụ công tác quản lý và sản xuất kinh doanh trình giám đốc. Thực hiện các thủ tục mua sắm văn phòng phẩm và cấp phát cho các đơn vị.

- Quản lý hội trường phòng họp và các thiết bị được lắp đặt tỏng hội trường phòng họp. - Quản lý việc sử dụng bố trí đề xuất việc cải tạo, sửa chữa nhà làm việc, xưởng sản xuất các công cụ dụng cụ làm cho quản lý và sản xuất theo quy định.

- Quản lý, điều hành ô tô phục vụ công tác quản lý và điều hành sản xuất của trung tâm. - Quản lý hệ thống điện, nước và hệ thống trang thiết bị vệ sinh chung trong trung tâm. - Tham mưu cho ban giám đốc về công tác hành chính của trung tâm.

 Quyền hạn, mối quan hệ công tác:

• Phòng tổng hợp có quyền:

- Trưởng phòng tổng hợp được thừa lệnh ban giám đốc trung tâm trong lĩnh vực:

 Kí xác nhận bản tổng hợp và chi tiết công lao động; thực hiện các thủ tục nhận nhân than đối với cán bộ, công nhân viên theo quy định.  Duyệt cấp giấy nghỉ phép năm cho cán bộ, công nhân viên trung tâm (

trừ trưởng phó đơn vị)

 Duyệt số lượng, mẫu thiết kế các sản phẩm datapost và các sản phẩm mua ngoài; ký báo giá gửi khách hàng trên cơ sở phương án được duyệt.

 Lập điều tác sản xuất cung cấp dịch vụ.  Điều động tạm thời lao động trong trung tâm.

 Ban hành một số văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phòng quản lý.

- Đề xuất giám đốc trung tâm xem xét, sửa đổi và điều chỉnh những quy định, cơ chế có liên quan tới công tác quản lý cán bộ, lao động tiền lương, kế hoạch kinh doanh, đầu tư XDCB, giá cước tiếp thị bán hàng, nghiệp vụ bưu chính và chất lượng dịch vụ, tổng hợp thi đua, hành chính quản trị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Mối quan hệ công tác.

- Phòng tổng hợp được thừa lệnh và theo ủy quyền của giám đốc trung tâm quan hệ công tác trong lĩnh vực tổ chức cán bộ - LĐTL – BHXH, kế hoạch- đầu tư, Gíá cước- Tiếp thị- Bán hàng, quản lý nghiệp vụ và chất lượng dịch vụ, Tổng hợp – Thi đua, Hành chính – Quản trị với các đơn vị, đối tác bên ngoài để đảm bảo hoàn thành có chất lượng công tác được giao.

- Phòng tổng hợp phối hợp với các đơn vị khác thực hiện:

 Kiểm kê tài sản định kỳ , thanh lý tài sản và công cụ dụng cụ.  Thu nợ khách hàng.

 Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa các hệ thống thiết bị datapost.

 Tổ chức bộ máy.

- Phòng tổng hợp do trưởng phòng phụ trách có thể có phó phòng giúp việc quản lý và điều hành, có các viên chức giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ.

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm về kết quả thực hiện các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác đã được quy định.

- Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng, được trưởng phòng phân công phụ trách một hay một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và giám đốc trung tâm về lĩnh vực được phân công.

- Các viên chức chuyên môn nghiệp vụ làm việc trực tiếp với trưởng phòng, phó phòng về những nhiệm vụ được giao.

2.1.2.d Phòng kế toán.