. T/M CBCN
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG
6.5. Soạn thảo Diễn văn hội nghị
*Khái niệm về diễn văn
Diễn văn không phải là văn bản quản lý Nhà nước. Diễn văn là bài phát biểu mang tính nghi thức, do cấp trên hay thủ trưởng cơ quan đọc (hoặc nói).
Diễn văn biểu thị ý tưởng của nười nói, tác giả chuyển đến người nghe (đối tượng) tình cảm, tư tưởng, nhận định, đánh giá hoạt động của đơn vị, phong trào, giai đoạn… và vạch hướng chỉ đạo.
*Vai trò của Diễn văn
Như đã nói ở trên, diễn văn về mặt chính thức không phải là Chỉ thị, không phải văn bản quản lý của cấp trên đối với cấp dưới. Song thực tế diễn văn lại có vai trò, trong một số trường hợp nào đó, như là một sự chỉ đạo, một Chỉ thị, một tháo gỡ cho cấp dưới.
*Yêu cầu đối với diễn văn
Xuất phát từ thực tiễn, một nhà quản lý phải nắm được “thuật diễn thuyết”. Quản lý về bản chất mà nói là làm việc với con người và thông qua con người mà đạt được mục tiêu quản lý của mình. Nói một cách ngắn gọn là : Quản lý, thực ra là bảo người khác làm theo ý mình. Mà đọc diễn văn và thông qua diễn văn, nàh quản lý truyền đạt ý tưởng, thu hút lôi cuốn đối tượng nhận thức được ý tưởng và hành động để đạt mục tiêu quản lý.
Nhà lãnh đạo, với vị trí của mình, trước hết là người đứng đầu hệ thống, người đại diện cao nhất cho mọi lợi ích của hệ thống, và như vậy trong hoạt động quản lý, người lãnh đạo phải thể hiện mình không chỉ là một nhà chính trị, nhà chuyên môn mà còn phải là một nhà giáo dục, nhà tâm lý, luôn là trung tâm thu hút mọi người. Một trong những điều kiện để đánh giá thể hiện sự thu hút là thông qua các bài phát biểu, thông qua những cuộc diễn thuyết trong tình huống cụ thể.
Để làm được công tác tư tưởng, nhà quản lý pahỉ am hiểu tâm lý con người, trong công việc không cứng nhắc, khô khan bởi nhà quản lý muốn dẫn
dụ con người đến với cái hay, cái đẹp, cái đúng, cái chân, cái thiện, phải cảm hóa, làm cho họ tâm đắc mà hướng theo.
Khi phát biểu (diễn thuyết), điều trước tiên phải thu hút được người nghe.
Thu hút bằng cách nào?
-Hãy qua giọng nói mà thu hút người nghe.
Giọng nói là “tiếng vọng” của tâm hồn. Hãy nói say sưa, tự tâm. Lúc cần, giọng sẽ phải lên bổng, xuống trầm, lúc gay gắt, lúc đầy vẻ thông cảm lắng đọng thiết tha.
-Hãy đừng ngần ngại sử dụng các động tác, các cử chỉ như: ánh mắt, vung tay, lắc mình. Nét mặt biến thái theo tình tiết lời nói… sẽ giúp người “diễn thuyết” thu hút được khán giả theo ý mình Hãy qua nét mặt mà người nghe nhận thấy buồn –vui- lên án.
-Hãy cho họ thật qua các ví dụ sống động.
Sự thật không cần nói nhiều, chỉ cần nêu và đánh giá
-Hãy làm cho người nghe phải cười, thậm chí những tràng cười kèm theo tiếng vỗ tay.
Hãy tìm cách diễn đạt thật dí dỏm: đơn giản cũng được dí dỏm hóa, phức tạp cũng phải được dí dỏm hóa.
-Hãy đừng diễn đạt đơn điệu
Kho từ ngữ rất phong phú đa dạng vì vậy đừng ngại điểm thơ ca, nên chịu khó dùng thành ngữ. Nếu tất cả các ý của bài phát biểu đều được xuất phát băng thành ngữ thì còn gì bằng.
-Hãy đừng nói dài
Người ta phê rằng: Nói dài là nói dai và sẽ nói dại. Cố gắng diễn đạt thật có trọng tâm, chọn vài vấn đề, tránh lan man dàn trải.
-Hãy để cho người nghe soi thấy bóng mình trong bài phát biểu.
Điều này là cần thiết, bởi lẽ thành tích của đơn vị không chỉ do lãnh đạo, không chỉ do những nhân tố tích cự tạo ra mà do tất cả mọi thành viên
của tập thể tạo thành. Nói đến lợi ích hãy đề cập đến cả ba loại lợi ích: Cá nhân, tập thể và Nhà nước
-Hãy đừng “chê” quá gay gắt.
Có “phê”, bởi “phê” để tìm ra bài học. Song hãy cố gắng tạo ra không khí động viên, phấn khích vì khung cảnh ở đây là hội nghị.
Thực tế soạn và đọc diễn văn là công việc không dễ dàng chút nào. Khó khăn ở chỗ người quản lý phải:
-Có trình độ ngôn ngữ, văn học nhất định -Nắm tâm lý đối tượng cụ thể
-Có năng khiếu về “ăn nói” ở mức độ nào đó
Và như vậy, để “diễn thuyểt” thành công, nhà quản lý cần phải tậo trung vào những khía cạnh sau:
-Xác định được đối tượng (đối tượng thuộc lứa tuổi, nghề nghiệp, trình độ, chuyên môn, giới, địa vị xã hội…)
-Đánh giá được mức độ trang trọng của hội nghị (nhiều quan chức tới dự, hội nghị đông người, phòng họp được bài trí trang trọng…)
-Xác định thời lượng đọc diễn văn (nắm được điều này để chọn lượng thông tin, cách trình bày phù hợp)
-Xác định trọng tâm của vấn đề mà hội nghị đề cập. *Bố cục của bài diễn văn
-Phần mở đầu: Nêu ý nghĩa, vai trò của vấn đề sẽ đề cập: tỏ lời chào mứng.
-Phần nội dung: Nêu quá trình thực hiện, quá trình phát triển, kết quả, thành tích nổi bật của đơn vị. Biểu tượng khen ngợi những vấn đề, nhân tố mới. Nêu khó khăn, tồn tại cần khắc phục.
-Phần kết thúc: Biển hiện sợ động viên, bày tỏ sự cảm ơn và kêu gọi sự hợp tác.