- Họ tên ngời vận chuyển: Hợp đồng số: Phơng tiện vận chuyển:
b/ Tại phòng kế toán:
4.3.1 Trờng hợp nguyên vật liệu mua ngoài:
Sản phẩm của công ty càng nhiều thì nhu cầu vật liệu càng lớn và với nền kinh tế thị trờng nh hiện nay thì việc tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu không phải là khó khăn, do đó việc mua bán và cung ứng thờng diễn ra nhanh chóng nên không có trờng hợp hàng về nhng cha có hoá đơn, còn trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về ít khi xảy ra. Vì vậy, kế toán không sử dụng TK151 - Hàng đang đi đờng.
Phơng thức thanh toán của công ty gồm: trả chậm, trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trớc... Song dù theo phơng thức nào thì kế toán vật liệu vẫn phản ánh trên TK 331, nghĩa là trong trờng hợp trả tiền ngay, kế toán vẫn hạch toán nh trờng hợp trả chậm.
* Nguyên vật liệu trong nớc:
Sau khi kiểm nghiệm hàng cho nhập kho và làm các thủ tục cần thiết, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.. Có TK 331: Tổng giá thanh toán.
Việc thanh toán cho ngời bán đợc kế toán thanh toán theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Đối với những ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thờng xuyên thì theo dõi qua nhân viên tiếp liệu của công ty.
Ví dụ: Với nghiệp vụ nhập Tetraxyclin của Công ty TNHH TM Dợc phẩm VCD, căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 051221 ngày 10/1/2003, Phiếu nhập kho số 02VT/1 ngày 13/01/2003 ( Biểu 2.3, Biểu 2.6), kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK1561 (kho Ngà): 553 350 000 Nợ TK1331: 27 667 500 Có TK331: 581 017 500
Từ đó, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán nh sau:
Biểu 2.18
Tùy theo các chứng từ mua hàng (phiếu nhập kho, hoá đơn của ngời bán), kế toán vốn bằng tiền kiểm tra, đối chiếu, lập các chứng từ thanh toán (phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, tiền gửi) và ghi sổ:
Nợ TK331: Phải trả ngời bán.
Có TK111: Nếu thanh toán bằng tiền mặt. Có TK112: Nếu thanh toán bằng tiền gửi.
Có TK311: Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn.
+ Đối với trờng hợp xuất trả nợ ngời bán bằng nguyên vật liệu sẽ đợc trình bày tại phần xuất vật liệu sau.
Công ty Dợc liệu TWI Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Phòng kế toán Từ ngày 01/01/2003 Đến ngày 31/01/2003 Tên ngời bán: Công ty TNHH Dợc phẩm VCD
Tài khoản :331 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số Phát sinh Số d SH NT Nợ Có Nợ Có Số d đầu tháng 27 642 000 05122 1 10/01 NhậpTetraxyclin(Ngà) 156 581 017 500 1054 15/01 Thanh toán cho NB 111 27 642 000
Số d cuối tháng 581 017 500
+ Nếu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng, khi nhân viên tiếp liệu tạm ứng mua vật liệu đợc theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, mỗi nhân viên tiếp liệu đợc mở một trang sổ. Trên cơ sở kế hoạch- sản xuất công ty đa ra, nhân viên tiếp liệu viết đơn xin tạm ứng, sau đó chuyển sang phòng kế toán. Kế toán trởng kí duyệt, chuyển cho kế toán tiền mặt viết phiếu chi để thủ qũy xuất tiền. Mỗi khi vật liệu mua về nhập kho, nhân viên tiếp liệu lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của ngời bán để làm các thủ tục cần thiết (lập giấy thanh toán tạm ứng). Mỗi lần mua vật liệu kế toán trừ dần vào số tiền đợc tạm ứng của nhân viên tiếp liệu. Khi hết số tiền tạm ứng, nhân viên tiếp liệu sẽ đợc tạm ứng số tiền mua vật liệu mới.
i/ Khi tạm ứng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK141( Tạm ứng) - chi tiết theo nhân viên tiếp liệu Số tiền đề nghị Có TK111(Tiền mặt)- chi tiết theo nhân viên tiếp liệu tạm ứng.
ii/ Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 1561 ( chi tiết theo kho): giá nguyên vật liệu nhập kho cha có thuế Nợ TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ..
Có TK 331- chi tiết theo nhân viên tiếp liệu: Tổng giá thanh toán. iii/ Khi thanh toán tiền tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK331( chi tiết theo nhân viên tiếp liệu) Số tiền mua vật Có TK141(chi tiết theo nhân viên tiếp liệu) liệu.
* Nguyên vật liệu nhập khẩu:
Khi nhập khẩu vật liệu, hình thức thanh toán chủ yếu là trả chậm, công ty tiến hành mở L/C(letter of credit) để thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán định khoản sau:
Nợ TK 1561( chi tiết theo kho): Giá vật liệu nhập khẩu. (TGHT) Có TK 331( chi tiết ngời bán): Phải trả ngời bán.
Khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 133( 13331): Thuế GTGT đợc khấu trừ hàng nhập khẩu. (TGTT) Có TK 3331( 33312): Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu.
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 04NL/01/03 ngày 03 tháng 01 năm 2003 về việc nhập nguyên liệu Dextrose Monohydrate M của RHODIA- Pháp (Biểu 2.8), kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK1561 (Kho Ngà): 137 209 875 (TGHT). Có TK331: 137 209 875
Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng nhập khẩu đợc phản ánh nh sau: Nợ TK133( 13331) : 6 799 817 (TGTT).
Có TK3331(33312): 6 799 817
Nh vậy, giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trên TK1561 phải ghi theo TGTT nhng công ty lại ghi theo TGHT và điều này đã làm cho giá trị nguyên vật liệu vô hình bị phản ánh sai lệch.
* Trong trờng hợp nguyên vật liệu thừa, thiếu so với hoá đơn (ít khi xảy ra), kế toán ghi vào phiếu nhập kho số thực nhập, còn số thừa (hoặc thiếu) sau khi tìm nguyên nhân sẽ xử lý sau. Nếu thiếu do ngời bán thì công ty chỉ thanh toán theo số thực nhập hoặc buộc ngời bán mang tiếp số thiếu đến mới thanh toán. Nếu thừa do ngời bán nhầm lẫn công ty tiến hành hoàn trả.
* Chi phí thu mua nguyên vật liệu:
Hầu hết các vật liệu khi mua đều thông qua hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp, do vậy hàng đều đợc giao tại kho công ty nên có thể nói, chi phí thu mua vật liệu đều đã đợc tính vào giá bán vật liệu. Do đó, chi phí thu mua vật liệu thờng là các chi phí vận chuyển, bốc dỡ... của các vật liệu tự do trên thị trờng hoặc của các vật liệu nhập khẩu ( vận chuyển từ cửa khẩu về đến công ty). Các chi phí thu mua đều đợc thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi, trừ vào tạm ứng...kế toán hạch toán:
Nợ TK 1562 : Chi phí thu mua vật liệu.
Có TK 111, 112, 141...: Thanh toán chi phí thu mua.
Số liệu từ sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi NKCT số 5. Sổ này đợc sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với ngời bán, đợc lập vào cuối tháng, mỗi ngời bán đợc ghi một dòng trên nhật ký. Định kỳ, số liệu từ NKCT số 5 đợc tổng hợp để lên Sổ kê công nợ tổng hợp và các báo cáo kế toán khác.
Biểu 2.19
Công ty Dợc liệu TWI Nhật ký chung
Phòng Kế toán ( 3310000- Phải trả ngời bán)
Từ ngày 01/01/2003 Đến ngày 31/01/2003.
M
ã Tên đơn vị, ngời bán. SD đầu tháng Có TK331, Nợ TK Nợ TK331, Có TK SD cuối tháng Nợ Có 156 ... 111 ... Nợ Có ... CtyTNHH DP VCD ... ... 27 642 000 ... ... 581 017 500 ... ... 27 642 000 ... ... 581 017 500 ... Cộng 13 482 751213 15 750 281752 Ký duyệt Ngời lập
Đồng thời, hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập và hoá đơn đến hạn thanh toán, kế toán vốn bằng tiền tiến hành vào NKCT số 1, 2, 4.
Biểu 2.20